Go-Live

Staan jullie op het punt om live te gaan?

Neem dan de checklists op deze pagina goed door omtrent de modules waar je live mee gaat! Hier staan per module de belangrijkste go-live acties en controles overzichtelijk weergegeven, zodat je niks noodzakelijks mist voor livegang. Voor verschillende branches zijn er ook downloadbare draaiboeken onderaan de pagina. Indien er onduidelijkheden of vragen zijn kan je terecht bij je consultant(s).

Navigeer direct naar:

Algemeen

Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module Algemeen?

Omgeving


  • Omgeving opschonen (testmedewerkers/mutaties eruit)
  • Controleer de mailserver 
  • Activeer Single Sign On (SSO) indien nodig
  • Controleer of de juite activering(en) in de omgeving aanstaan

Beheer


  • Importeer de gebruikers
  • Koppel de autorisatierollen (de handmatige varianten) aan de gebruikers
  • Activeer de geplande taken 
  • Deblokkeer de wenselijke signalen
  • Koppel het OutSite domein in de eigenschappen van de site

Communicatieservice


  • Controleer of de juiste communicatieprofielen actief zijn (zoals fiscus, pensioenleverancier, arbodienst & UWV)
  • Controleer de wijze van het binnenhalen van E-facturen 
  • Controleer of het digipoort-verzamelcertificaat van AFAS is geactiveerd voor de belastingaangifte

Gebruiker


  • PCC installatie uitrollen
  • Citrix installeren bij elke gebruiker

Inrichting


  • Controleer en pas indien nodig de autonummering aan (na conversie)
  • Controleer of de bankkoppeling(en) actief is/zijn
  • Controleer in de eigenschappen van de bankrekening of de juiste rapporten en berichtsjablonen gekoppeld zijn

Pocket


  • Controleer of de juiste functionaliteiten zijn toegevoegd
  • Controleer of de juiste berichtsjablonen zijn gekoppeld
  • Verstuur de uitnodiging om Pocket te activeren

CRM

Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module CRM?

Cursusmanagement


  • Maak alle cursussen en evenementen aan
  • Schrijf de deelnemers in op de evenementen

Organisatie/persoon


  • Controleer of alle noodzakelijke organisaties en personen in de omgeving staan
  • Controleer of de contactpersonen zijn toegevoegd aan de organisaties

HRM

Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module HRM?

Organisatie


  • Controleer de looptijd / sectorrisicogroep in de cao instellingen
  • Controleer de werkgeversinstellingen
  • Activeer de UWV koppeling in de eigenschappen van de werkgever

Werving en Selectie


  • Plaats de vacatures op OutSite

Medewerker


  • Voer het signaal met betrekking tot de overgangssituatie van verzuim uit
  • Controleer of de declaratie profielen zo zijn ingericht dat er geen declaraties ingestuurd kunnen worden met een datum voor livegang
  • Converteer de openstaande verlofsaldo’s

Payroll

Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module Payroll?

Voorbereiding eerste salarisverwerking


  • Verwijder de salarisverwerkingsplannen voorafgaand aan de livegang indien deze zijn toegevoegd bij het testen
  • Controleer de betaalinstellingen van instanties en de instellingen binnen het salarisverwerkingsplan
  • Controleer of de tussenrekening op 0 staat
  • Draai een proefverloning in de testomgeving en controleer of de loonjournaalpost, de aangiften en het betaalbestand juist gegenereerd worden
  • Controleer en vergelijk het overzicht betalingen met het te betalen loon
  • Los de openstaande meldingen van de payroll auditor op

Conversie


  • Converteer de cumulatieven zoals vakantietoeslag, pensioengrondslag en bindingstoelage
  • Bereken of converteer het jaarloon BT op de salarisregels met ingangsdatum van livegang

Looninrichting


  • Muteer de looncomponenten welke een nieuwe organisatieafhankelijke waarde krijgen, zoals WhK of IPAP
  • Vul de waarde WKR bedrag / bedrag eindeheffing in de salarisverwerkingsplan van januari of december

Financieel

Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module Financieel?

Boeken


  • Converteer de openstaande posten debiteuren en crediteuren
  • Voer de beginbalansen van de bankrekeningen op
  • Nadat de cijfers definitief zijn (jaarrekening), worden de beginsaldi van de balansrekeningen opgevoerd
  • Zet de periodetabel van de voorgaande jaren dicht om foutieve boekingen te voorkomen

Finance auditor


  • Voer de finance auditor uit

Vaste activa


  • Zet de periodetabel activa dicht tot jaar waarop de afschrijving gaat starten
  • Converteer de vaste activa
  • Controleer de eindtotalen met de beginbalans (dit is een handmatige boeking)

Grootboek


  • Controleer of alle grootboekrekeningen een juiste verbijzonderingstoewijzing hebben
  • Controleer of bij de juiste grootboekrekeningen het vinkje 'btw toestaan' aanstaat

Debiteur


  • Controleer of alle debiteuren zijn geconverteerd 
  • Controleer of de incassomachtigingen zijn toegevoegd met de status "actief (getekend)"
  • Controleer of het vinkje "aanmanen" aan staat bij de juiste debiteuren
  • Controleer het verkooprelatieprofiel: zijn de instellingen, rapporten en berichtsjablonen goed ingesteld

Crediteur


  • Controleer of alle crediteuren zijn geconverteerd 
  • Voer de openstaande verplichtingen op bij de crediteur
  • Controleer of het vinkje "automatisch betalen" aan staat bij de juiste crediteuren
  • Controleer het inkooprelatieprofiel: zijn de instellingen, rapporten en berichtsjablonen goed ingesteld

Ordermanagement
Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module Ordermanagement?

Verkoopproces


  • Converteer de definitieve verkoopprijzen
  • Converteer de openstaande verkoopoffertes 
  • Converteer de openstaande verkooporders (alleen de aantallen welke nog geleverd moeten worden)
  • Controleer of de juiste e-mailadressen t.b.v. verstrekking voor alle type orders zijn ingesteld (tabblad digitaal)

Voorraad


  • Converteer de definitieve verrekenprijzen
  • Converteer de definitieve kostprijzen 
  • Lees de voorraadstanden in
  • Bij voorraadjournalisering: De voorraad journaliseren en aansluiten met de financiële beginbalans
  • Converteer de stand van de grootboekrekening ‘nog te ontvangen inkoopfacturen’
  • Controleer de grootboekrekeningen op de artikelgroepen
  • Controleer of er aan elk voorraadhoudend artikel een voorraadprofiel is gekoppeld

Inkoopproces


  • Converteer de definitieve inkoopprijzen
  • Converteer de openstaande inkooporders (alleen de aantallen welke nog geleverd moeten worden)
  • Converteer de openstaande productieorders (alleen de aantallen welke nog geproduceerd moeten worden)

Artikelgroep


  • Controleer of alle artikelen die gekoppeld zijn aan een artikelgroep met de eigenschap ‘bevat voorraadartikelen’: hebben vinkje ‘voorraad bijhouden’ aan in de artikeleigenschappen en bevatten geen artikelen waarbij het vinkje 'voorraad bijhouden' uit staat
  • Controleer in de eigenschappen van de artikelgroepen of de juiste grootboekrekeningen gekoppeld zijn

Verbijzondering


  • Controleer of in alle boekingslay-outs de verbijzonderingsvelden toegevoegd, en eventueel verplicht zijn
  • Controleer na de eerste boekingen of alle verbijzonderingstoewijzingen kloppende boekingen geven in financieel

Projecten
Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module Projecten?

Project


  • Converteer (Lopende) projecten stamgegevens zoals projectnummers/fases
  • Converteer de openstaande voorcalculaties
  • Converteer de projectteams
  • Controleer de geldigheidscombinaties
  • Controleer na de eerste boekingen of alle verbijzonderingstoewijzingen kloppende boekingen geven

Facturatie


  • Converteer de kostenstand(nacalculatie)
  • Converteer de opbrengstenstand
  • Converteer de factuurtermijnen
  • Converteer de te factureren regels
  • Sluit de OHW posities aan met het voorgaande systeem

Item


  • Controleer of de pocket app is ingericht voor het uren boeken
  • Controleer of de urensoorten aan de juiste integratie van payroll gekoppeld zijn

Abonnementen
Welke go-live acties en controles zijn er binnen de module Abonnementen?

Abonnement


  • Converteer (lopende) abonnementen met bijbehorende abonnementsregels

Facturatie


  • Draai een eerste facturatierun in de testomgeving: maak een aansluiting op de totalen
  • Draai een Pro forma run van de eerste facturatierun: data en totalen controleren
  • Controleer na de eerste boekingen of alle verbijzonderingstoewijzingen kloppende boekingen geven.


Draaiboek downloaden

Download hier het draaiboek ter ondersteuning tijdens de go-live fase!