Inkoop via Declaraties (Flex)

Van declaratie tot selfbilling- /inkoopfactuur

Introductie

Met deze nieuwe functionaliteit kun je vanaf Profit 3 volledig geïntegreerd het inkoop/selfbilling proces voor ZZP'ers etc. in AFAS onderbrengen. Op deze pagina ontdek je wat deze nieuwe functionaliteit kan betekenen voor jouw organisatie en hoe je overstapt naar het nieuwe proces.

Wat is Inkoop via Declaraties?

Met deze functionaliteit leg je een inkooptarief vast op een Plaatsing, waarmee je op basis van een Declaratie óók een inkoop-/selfbilling factuur kunt genereren. Daarmee wordt het hele proces nóg makkelijkerDe ZZP'er/Inhuurpartij wordt ontzorgd en jij bent in control van het proces. Wat wil je nog meer?!

Eén gestroomlijnd proces

Via een Inkopen prijsafspraak en -plaatsing houd je het hele inkoopproces apart van het verloningsproces. Je voegt de zzp’er/ingeleend personeel toe als Flex-medewerker en Inkooprelatie. Deze boekt vervolgens zijn/haar uren. Van die uren wordt een inkoopfactuur gegenereerd als specificatie van wat de zzp'er uitbetaald krijgt, die je vervolgens betaalt. Dit heet ook wel 'Self billing'. Dit kun je ook inzetten om de Inhuur partij te selfbillen. Kortom, het volledige proces geïntegreerd in de software!

Flexibele verzameling

Je kunt de selfbilling-/inkoopfactuur op diverse manieren genereren. Zo kun je de ZZP'er per opdracht een inkoopfactuur versturen, terwijl je bij de Inhuur partij een verzamelfactuur kunt maken van alle lopende opdrachten. Ook ben je flexibel in het verstrekken per week, 4-weken, maand of het niet verzamelen van de gewerkte uren/onkosten per periode.

Kosten direct inzichtelijk

Goedgekeurde 'verkoop' declaraties kun je al direct nemen in de omzet en de inkoopkosten vanaf nu via een nieuwe integratiesoort. Zo kun je per periode direct inzichtelijk maken wat de kosten voor ZZP/Inhuur zijn, zonder op een factuur te moeten wachten.

Kosteloze activering

Deze functionaliteit schuilt achter de activering 'Inkoopdeclaraties en selfbilling'. Na het activeren en het converteren van de omgeving, kun je dit direct inrichten. Dit kost je niets extra's! Zie de veelgestelde vragen voor meer informatie.

Video

Inkoop via declaraties

In de video hieronder vertellen Succesmanager Leonie en Senior Consultant Robert je alles over deze nieuwe functionaliteit.

 

Hoe stap je over op de nieuwe werkwijze?

Vanaf Profit 3 is het mogelijk deze functionaliteit in gebruik te nemen. Een uitgebreid stappenplan vind je in het Help Center. Maak je gebruik van de 'oude' werkwijze? Let dan op de onderstaande onderwerpen.

Vrije inrichting buiten gebruik stellen

Maak je gebruik van een vrij veld om de Inkooprelatie op een Plaatsing vast te leggen? Dit veld werkt niet i.c.m. deze functionaliteit. Hiervoor wordt het nieuwe veld 'Inkooprelatie' gebruikt. Maak daarom het vrije veld onzichtbaar of niet wijzigbaar bij het Aanmaken en Aanpassen profiel van het Plaatsingscontract. Denk daarnaast ook aan de stamkaart van de Plaatsing.

Van Organisatie naar Persoon

Voorheen was het niet mogelijk om een btw-/KvK-nummer vast te leggen op een Persoon. Nu dit mogelijk is, adviseren we de Inkooprelaties van het type Organisatie om te zetten naar een Persoon. Dit kan via de speciale actie in Profit. Vergeet daarna niet om de Persoon welke is gekoppeld aan de Inkooprelatie samen te voegen met de Persoon welke is gekoppeld aan de Medewerker. 

Plaatsingen afsluiten

Bestaande Plaatsingen kun je niet gebruiken voor deze functionaliteit. De huidige plaatsingen moeten daarom worden beëindigd, met bijvoorbeeld het einde van de huidige maand. Maak daarna nieuwe Plaatsingen aan van het type Inkopen.  

Kostprijsmodel bijwerken

Maak een nieuwe versie aan van het kostprijsmodel. Door de activering is het vinkveld 'Inkopen' toegevoegd en deze moet je vullen om de functionaliteit te kunnen gebruiken. In de 'oude' werkwijze zijn de componenten met fase 'Onbekend of n.v.t.' vaak gebruikt voor ZZP/In- en doorleen. Maak een export van deze componenten en importeer deze opnieuw met het vinkveld 'Inkopen' aan.

Veelgestelde vragen

  • Wat kost deze functionaliteit?
    De functionaliteit kost niets extra. Het is onderdeel van je licentie. Het is belangrijk om op te merken dat de zelfstandige/ingeleend personeel als Medewerker/InSite gebruiker toegevoegd moet worden. Doe je dit nu al? Dan heb je geen licentie-uitbreiding nodig. Zijn zelfstandigen/ingeleend personeel nu niet toegevoegd als Medewerker/InSite gebruiker? Dan moet je hiervoor je licentie uitbreiden.
     
  • Wat is de beste volgorde voor dit proces?
    Je maakt in dit geval eerst de zelfstandige aan via het onboardingsproces. Hierna maak je de zelfstandige aan als inkooprelatie, waarbij je bij 'persoon' kiest voor de eerder aangemaakte zelfstandige. Hiermee koppel je de 'medewerker' aan de inkooprelatie. Bij het opstellen van de plaatsing, komt deze inkooprelatie dan automatisch mee. Eventueel kun je als tussenstap een Prijsafspraak vastleggen, dit is niet verplicht.
     
  • Kun je de 'inkopen plaatsing' ook gebruiken zonder selfbilling?
    Dit kan zeker! Let er dan goed op dat je de vinkjes voor 'inkopen' uit zet bij de plaatsing. Hiermee voorkom je dat de selfbilling factuur wordt gegenereerd. 

Hulp nodig bij het overstappen? 

Heb je na het lezen van deze pagina en de artikelen in het Help Center hulp nodig? Dat kan! 

Volg de inrichtingssessie Inkoop via Declaraties (Flex)

Tijdens de inrichtingssessie ga je in je eigen omgeving aan de slag om over te stappen.
Het tarief voor deze sessie is €600,- per deelnemer. 

  • Richt, met behulp van de consultant, dit nieuwe proces zelf in!
  • Door het zelf in te richten heb je ook alle kennis om het onderhoud ook zelf te doen!
  • Jouw selfbilling- /inkoopproces helemaal op maat