Van declaratie tot selfbilling- /inkoopfactuur
Met deze nieuwe functionaliteit kun je vanaf Profit 3 volledig geïntegreerd het inkoop/selfbilling proces voor ZZP'ers etc. in AFAS onderbrengen. Op deze pagina ontdek je wat deze nieuwe functionaliteit kan betekenen voor jouw organisatie en hoe je overstapt naar het nieuwe proces.
Met deze functionaliteit leg je een inkooptarief vast op een Plaatsing, waarmee je op basis van een Declaratie óók een inkoop-/selfbilling factuur kunt genereren. Daarmee wordt het hele proces nóg makkelijker. De ZZP'er/Inhuurpartij wordt ontzorgd en jij bent in control van het proces. Wat wil je nog meer?!
Via een Inkopen prijsafspraak en -plaatsing houd je het hele inkoopproces apart van het verloningsproces. Je voegt de zzp’er/ingeleend personeel toe als Flex-medewerker en Inkooprelatie. Deze boekt vervolgens zijn/haar uren. Van die uren wordt een inkoopfactuur gegenereerd als specificatie van wat de zzp'er uitbetaald krijgt, die je vervolgens betaalt. Dit heet ook wel 'Self billing'. Dit kun je ook inzetten om de Inhuur partij te selfbillen. Kortom, het volledige proces geïntegreerd in de software!
Je kunt de selfbilling-/inkoopfactuur op diverse manieren genereren. Zo kun je de ZZP'er per opdracht een inkoopfactuur versturen, terwijl je bij de Inhuur partij een verzamelfactuur kunt maken van alle lopende opdrachten. Ook ben je flexibel in het verstrekken per week, 4-weken, maand of het niet verzamelen van de gewerkte uren/onkosten per periode.
Goedgekeurde 'verkoop' declaraties kun je al direct nemen in de omzet en de inkoopkosten vanaf nu via een nieuwe integratiesoort. Zo kun je per periode direct inzichtelijk maken wat de kosten voor ZZP/Inhuur zijn, zonder op een factuur te moeten wachten.
Deze functionaliteit schuilt achter de activering 'Inkoopdeclaraties en selfbilling'. Na het activeren en het converteren van de omgeving, kun je dit direct inrichten. Dit kost je niets extra's! Zie de veelgestelde vragen voor meer informatie.
Vanaf Profit 3 is het mogelijk deze functionaliteit in gebruik te nemen. Een uitgebreid stappenplan vind je in het Help Center. Maak je gebruik van de 'oude' werkwijze? Let dan op de onderstaande onderwerpen.
Maak je gebruik van een vrij veld om de Inkooprelatie op een Plaatsing vast te leggen? Dit veld werkt niet i.c.m. deze functionaliteit. Hiervoor wordt het nieuwe veld 'Inkooprelatie' gebruikt. Maak daarom het vrije veld onzichtbaar of niet wijzigbaar bij het Aanmaken en Aanpassen profiel van het Plaatsingscontract. Denk daarnaast ook aan de stamkaart van de Plaatsing.
Voorheen was het niet mogelijk om een btw-/KvK-nummer vast te leggen op een Persoon. Nu dit mogelijk is, adviseren we de Inkooprelaties van het type Organisatie om te zetten naar een Persoon. Dit kan via de speciale actie in Profit. Vergeet daarna niet om de Persoon welke is gekoppeld aan de Inkooprelatie samen te voegen met de Persoon welke is gekoppeld aan de Medewerker.
Bestaande Plaatsingen kun je niet gebruiken voor deze functionaliteit. De huidige plaatsingen moeten daarom worden beëindigd, met bijvoorbeeld het einde van de huidige maand. Maak daarna nieuwe Plaatsingen aan van het type Inkopen.
Maak een nieuwe versie aan van het kostprijsmodel. Door de activering is het vinkveld 'Inkopen' toegevoegd en deze moet je vullen om de functionaliteit te kunnen gebruiken. In de 'oude' werkwijze zijn de componenten met fase 'Onbekend of n.v.t.' vaak gebruikt voor ZZP/In- en doorleen. Maak een export van deze componenten en importeer deze opnieuw met het vinkveld 'Inkopen' aan.
Tijdens de inrichtingssessie ga je in je eigen omgeving aan de slag om over te stappen.
Het tarief voor deze sessie is €600,- per deelnemer.