Het feestje is gevierd, jullie zijn live! Jullie komen in de laatste fase van het project… De nazorgfase.
De nazorgfase is bedoeld om de beheerorganisatie te ondersteunen bij vragen die vanuit de gebruikers komen. Samen met AFAS handelen jullie de eventuele restpunten af. Een ingericht wijzigingsproces voor feedback vanuit de eindgebruikers verzorgt een directe en continue verbetering van de inrichting.
Onder nazorg vallen verschillende taken, bijvoorbeeld het beantwoorden van gebruikersvragen die binnen komen via de helpdesk, instructie en trainingen geven, helpdesk optimaliseren, het oplossen van kleine issues (bugfixes) en natuurlijk de evaluatie van het project zelf. Daarnaast valt ook het 'in beheer nemen' van jullie eigen omgeving onder deze fase.
Welke controles doe je dagelijks, maandelijks en/of jaarlijks? Hoe ga je om met foutmeldingen? Welke autorisatiecontroles voer je uit en hoe houd je grip op de foutmeldingen die vanuit het systeem komen? Hieronder vind je alle belangrijkste controles die je als beheerder uitvoert en handige informatie over het in behandeling nemen van foutmeldingen.
Het is aan te raden om een controle te doen op de autorisatie (dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks). Hieronder zetten we uiteen welke checks wij aanraden om uit te voeren. Je kan hier ook het dashboard Autorisatie voor gebruiken!
.
Tellingen & Nummeringen: Lopen de tellingen van nieuwe medewerkers nog goed door?
Voor een overzicht van nieuwe functionaliteit in een nieuwe Profit-versie raadpleeg je de 'Nieuw in'-pagina's op de AFAS klantportal. Deze vind je onder het menu-item 'Product'.
Op de 'Nieuw in'-pagina's vind je ook de belangrijke wijzigingen voor de overstap naar de nieuwe versie en kun je direct navigeren naar de releasenotes. In de releasenotes vind je allle wijzigingen en verbeteringen naar aanleiding van de door jou ingestuurde incidenten.
Naast de product-releasenotes zijn er ook cao-releasenotes voor de Profit CAO's. Met de cao-releasenotes stelt AFAS je op de hoogte van alle belangrijke wijzigingen en aanpassingen in de cao.
BWanneer je tegen fouten in de software aanloopt kun je een incident insturen bij Support. Voor vragen en het opzoeken van de meest voorkomende foutmeldingen kun je gebruik maken van help.afas.nl en bij wensen voor nieuwe of gewijzigde functionaliteiten kun je terecht op idee.afas.nl. Meer weten? Hier vind je de werkwijze van Support.
Op de klantportal kan je jouw eigen incidenten bekijken. Ben je een beheerder op de portal dan kan je alle incidenten van de organisatie inzien.
AFAS doet haar uiterste best om deze functionaliteit te ontwikkelen voor de genoemde data. Het is echter mogelijk dat afgeweken wordt van deze roadmap. Dit kan betekenen dat er méér ontwikkeld kan worden, maar soms ook dat een bepaalde functionaliteit wordt uitgesteld. De genoemde functionaliteit en uitleverdata zijn daarom onder voorbehoud.
Een workflow bestaat uit verschillende taken en acties van één of meer deelprocessen. De taken worden door medewerkers of afdelingen uitgevoerd. Op deze taken kun je verschillende acties uitvoeren zoals Afhandelen, Afkeuren, Meer informatie, Delegeren of Overdragen. Na livegang kan het voorkomen dat het proces toch niet loopt als aan de voorkant is bedacht en geaccepteerd. Ga eerst terug naar de bron en wat de keuze is geweest. Blijf kritisch op de ingerichte processen en voorkom direct ad-hoc aanpassingen van de workflow!
Blog
AFAS-implementaties: ‘Met de kennis van nu’
‘Met de kennis van nu’. Zo heet de videoserie die AFAS introduceert. In een talkshow-setting bespreek ik de ervaringen van klanten uit verschillende branches. Wat ging goed? Wat zou je nu écht anders doen als je dat toen geweten had? Iedere klant heeft zijn eigen verhaal.
De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te optimaliseren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt. Een goede beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie!
Maak een weergave van medewerkers uit dienst met de velden omtrent verstrekking loonstrook. Als medewerkers (per ongeluk of om een bepaalde reden) uit dienst gemeld worden in Profit worden die instellingen vaak vergeten en zal de medewerker dus geen loonstrook ontvangen.
Check regelmatig de wachtrij voor eventuele fouten tijdens bijvoorbeeld journaliseren of aanmaken facturen.
Na het inrichten van een proces, wordt het altijd getest voordat het live gezet wordt.
Meld je aan bij de AFAS-gebruikersgroep op LinkedIn.