Nazorgfase, wat houdt het in?

Het feestje is gevierd, jullie zijn live! Jullie komen in de laatste fase van het project… De nazorgfase.

De nazorgfase is bedoeld om de beheerorganisatie te ondersteunen bij vragen die vanuit de gebruikers komen. Samen met AFAS handelen jullie de eventuele restpunten af. Een ingericht wijzigingsproces voor feedback vanuit de eindgebruikers verzorgt een directe en continue verbetering van de inrichting.

Onder nazorg vallen verschillende taken, bijvoorbeeld het beantwoorden van gebruikersvragen die binnen komen via de helpdesk, instructie en trainingen geven, helpdesk optimaliseren, het oplossen van kleine issues (bugfixes) en natuurlijk de evaluatie van het project zelf. Daarnaast valt ook het 'in beheer nemen' van jullie eigen omgeving onder deze fase.

Controles op foutmeldingen

Welke controles moeten er dagelijks, maandelijks en/of jaarlijks gedaan worden? Hoe ga ik om met foutmeldingen? Welke autorisatie controles voer ik uit en hoe houd je grip op de foutmeldingen die vanuit het systeem komen? Hieronder vind je alle belangrijkste controles die je als beheerder moet uitvoeren en handige informatie over het in behandeling nemen van foutmeldingen.

Controles op foutmeldingen:

Wie kan wat?

Het is aan te raden om een controle te doen op de autorisatie (dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks). Hieronder zetten we uiteen welke checks wij aanraden om uit te voeren.

Medewerkers

  • Welke medewerkers zijn er zonder e-mail?
  • Welke medewerkers zijn er zonder UPN?
  • Medewerkers met uit dienst datum?
  • Welke medewerkers hebben de AFAS Pocket nog niet geïnstalleerd? 

Logboek

Koppelingen

  • Wie kunnen update-/getconnectoren bewerken?
  • Zijn de koppelingen actief?
  • Komt de juiste data in Profit?
  • Worden er foutmeldingen goed afgevangen?

.

Externe gebruikers

  • Welke externe gebruikers zijn er nog actief?

Licentie & Nummering

Testomgeving

  • Hoeveel testomgevingen zijn er actief?
  • Wie heeft er rechten tot de testomgevingen?
  • Wie mogen er testomgevingen aanmaken en verwijderen?
  • Wie beheert de testomgevingen?

Toegang tot

  • Wie heeft er toegang tot:
    • Autorisatietool
    • Managementtool
    • Logboek
    • Alle medewekers
    • Omgeving verwijderen
    • Welke dossieritems
    • Welke boekingslay-outs
    • Welke rapporten/analyses
    • Het ingrijpen in workflows

Rapportage

Bekijk de video over autorisatie

'Automatiseer je autorisatie'

Updates 

Goed voorbereid een nieuwe versie tegemoet! 

 

1. Welke nieuwe functionaliteiten

De releasenotes zijn een belangrijke bron van informatie bij een nieuwe versie. De releasenotes bieden een overzicht van wijzigingen en verbeteringen naar aanleiding van de door jou ingestuurde incidenten en verbeteringen die op initiatief van AFAS zijn doorgevoerd. Naast deze releasenotes zijn er ook cao-releasenotes voor de Profit CAO's. Meer informatie over deze verschillende bronnen zijn in dit artikel te lezen. 

Voor een overzicht van nieuwe functionaliteit in een nieuwe Profit-versie raadpleeg je de 'Nieuw in'-pagina's op de AFAS klantportal welke je kan vinden onder het menu item "Product". 

2. Monitoren incidenten & wensen

Bij vragen, foutmeldingen, verzoeken en wensen stuur je een incident in bij AFAS. Incidenten worden in behandeling genomen door AFAS Support.

  1. Ga naar de AFAS klantportal.
  2. Je kunt zoeken in het AFAS Helpcenter.
  3. Als je geen oplossing of antwoord op je vraag vindt, klik je op de knop Stuur een incident in.

Op de klantportal kan je jouw eigen incidenten bekijken. Ben je een beheerder op de portal dan kan je alle incidenten van de organisatie inzien.

3. Houd de roadmap in de gaten

AFAS doet haar uiterste best om deze functionaliteit te ontwikkelen voor de genoemde data. Het is echter mogelijk dat afgeweken wordt van deze roadmap. Dit kan betekenen dat er méér ontwikkeld kan worden, maar soms ook dat een bepaalde functionaliteit wordt uitgesteld. De genoemde functionaliteit en uitleverdata zijn daarom onder voorbehoud.

Workflows

Een workflow bestaat uit verschillende taken en acties van één of meer deelprocessen. De taken worden door medewerkers of afdelingen uitgevoerd. Op deze taken kun je verschillende acties uitvoeren zoals Afhandelen, Afkeuren, Meer informatie, Delegeren of Overdragen. Na livegang kan het voorkomen dat het proces toch niet loopt als aan de voorkant is bedacht en geaccepteerd. Ga eerst terug naar de bron en wat de keuze is geweest. Blijf kritisch op de ingerichte processen en voorkom direct ad-hoc aanpassingen van de workflow!

  • Proberen controles in een workflow te plaatsen, zodat je logging hebt en pro-actief wordt geïnformeerd.
  • Support/Beheer workflows, welke rode draadmeldingen zijn er om te verbeteren?
  • Welke workflows staan al te lang open?
  • Bij wie staan de meeste workflows open?
  • Zijn er medewerkers ziek of met verlof met veel openstaande workflows zonder vervanger?
  • Zijn er medewerkers uit dienst die nog workflows open hebben staan?
  • Zijn er workflows zonder gebruikers? Weergave maken via CRM / Dossier / Inrichting / Workflowactiviteiten.
  • Maak gebruik van de workflow "Profit beheer". De aanvragen komen overzichtelijk terug in het Profit beheer portaal in InSite. Zo voorkom je een hoop losse mailtjes en belletjes. 
  • Workflowactiviteiten raadplegen (eventueel voor collectief opschonen naar verloop van tijd).

Blog

AFAS-implementaties: ‘Met de kennis van nu’

‘Met de kennis van nu’. Zo heet de videoserie die AFAS introduceert. In een talkshow-setting bespreek ik de ervaringen van klanten uit verschillende branches. Wat ging goed? Wat zou je nu écht anders doen als je dat toen geweten had? Iedere klant heeft zijn eigen verhaal.

 

 

Optimalisatie

De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te optimaliseren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt. Een goede beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie!

Interne organisatie

  • Welke nieuwe processen zijn er in de software in te richten?
  • Rondje langs de velden.
  • Welke wensen zijn er binnen gekomen vanuit de medewerkers?
  • Overleg met de key-users.
  • In te richten processen uiteen zetten via een roadmap en zet deze ook op InSite, zodat medewerkers weten wat eraan zit te komen.

AFAS updates

  • Bezoeken AFAS Open.

Inspiratienetwerk

  • Leer van elkaar! AFAS ontvangt regelmatig verzoeken van toekomstige en bestaande klanten om bij anderen een kijkje in de keuken te nemen. Hiervoor hebben we een referentenprogramma opgezet. Het doel is om onze topklanten, die optimaal gebruik maken van onze software én onze visie uitdragen, in contact te laten komen met elkaar en andere (toekomstige) klanten.

Themapagina's

  • Over verschillende thema's binnen de software van AFAS hebben we pagina's opgesteld waar je alles kunt vinden als je hier meer over wilt weten. We helpen je op weg met verwijzingen, tips en inspiratie.

Signalen activeren

  • Een signaal naar medewerkers bij openstaande taken.
  • Een signaal voor workflows zonder gebruikers.
  • Een signaal voor controle op tussenrekening.
  • Een signaal voor blokkeren medewerker.

Geplande taken activeren

Opleidingen

  • De specialisatiecursussen zijn pas echt interessant na live-gang. Hiervoor is namelijk kennis nodig om de software verder te ontwikkelen en beheren.

Optimalisatie kansen

Evenementen pagina

  • Vanaf je werkplek of thuis in je luie stoel alles te weten komen over een actueel onderwerp? Dat kan via de AFAS webinars. Daarnaast zijn er jaarlijks ook evenementen waarin wij klanten inspireren en uitnodigen. Bekijk de evenementenagenda!

Tips en trucs

Waar moet je op letten?


  • Maak gebruik van standaard dashboards voor het monitoren van processen na livegang; bijvoorbeeld het dashboard ‘Dossier – vertrouwelijke dossieritems’.
  • Maak een weergave van medewerkers uit dienst met de velden omtrent verstrekking loonstrook. Als medewerkers (per ongeluk of om een bepaalde reden) uit dienst gemeld worden in Profit worden die instellingen vaak vergeten en zal de medewerker dus geen loonstrook ontvangen.

  • Check regelmatig de wachtrij voor eventuele fouten tijdens bijvoorbeeld journaliseren of aanmaken facturen.

  • Na het inrichten van een proces, wordt het altijd getest voordat het live gezet wordt.

  • Meld je aan bij de AFAS-gebruikersgroep op LinkedIn.