Goede communicatie is in een veranderproces cruciaal. Het zorgt ervoor dat medewerkers de verandering makkelijker accepteren, de betrokkenheid binnen de organisatie vergroot wordt en de businesscase eerder wordt ingevuld bij het begeleiden van de verandering.
Maar hoe doe je dat? Welke middelen zet je in en met welke boodschap? Op deze pagina geven we je concrete tips, handvatten en voorbeeldsjablonen voor dit proces.
Het opstellen van een communicatieplan is één van de eerste activiteiten bij een implementatie. Je kan nog zo’n tevreden projectgroep hebben, maar als de organisatie niet op tijd is meegenomen in de verandering staan we alsnog met lege handen. De communicatie verloopt in iedere organisatie anders. Voor iedere organisatie geldt een andere cultuur en dus een andere aanpak.
Het beste kan er overlegd worden met de afdeling communicatie om samen de meest passende communicatieaanpak te bepalen. We hebben vanuit onze ervaring tal van praktijkvoorbeelden die zich bij verschillende klanten hebben bewezen. Hiermee helpen we jou en je organisatie op weg met het bepalen van de beste communicatiestrategie voor jouw organisatie.
Een communicatieplan draagt bij aan het succes van de implementatie!
Bekijk hier hoe andere klanten communiceren. Zelf een origineel idee? Maak een video en inspireer anderen!
Het opstellen van een plan is erg belangrijk als het gaat om veranderingen in een organisatie. Bekijk hier enkele voorbeelden.
Ambassadeurs zijn geen projectleden, maar een 'dwarsdoorsnede' van de eindgebruikers. Denk hierbij aan medewerkers en managers. Tijdens de implementatie wordt deze groep actief betrokken als klankbordgroep en testgroep. Na live-gang is deze groep het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van hun afdeling en een belangrijke informatiebron voor functioneel beheer.
Voorbeelden van projectnamen: In Control, Samen op weg, Stoer, De toekomst is dichter bij en Een Frisse Start. Om iedereen direct bij het project te betrekken kan er een win-actie gekoppeld worden aan de naam van de implementatie.
De kans is groot dat jullie 'gefaseerd' de verschillende mogelijkheden van AFAS beschikbaar stellen. Als dit niet goed gemanaged wordt kan dit tot scheve verwachtingen leiden. Stel daarom een roadmap samen met daarin duidelijk welke onderdelen wanneer beschikbaar komen.
4. Als projectorganisatie moet je:
A) Luisteren
Voorkom het imago van een 'centraal feestje'. Luister naar de organisatie. Ambassadeurs spelen hierin een belangrijke rol.
B) Beschikbaar zijn
Weerstand heeft vaak meer met het uitblijven van een reactie te maken dan met het daadwerkelijke probleem. Wees daarom beschikbaar en acteer snel op meldingen, ook na live-gang!
C) Zichtbaar zijn
Er zijn veel betrokkenen: bestuur, directie, management en medewerkers. De organisatie moet weten waar je mee bezig bent, waarom je er mee bezig bent en wat er aan gaat komen. Daarnaast moeten successen gedeeld worden. Door successen met hen te delen, stuur je het sentiment in de organisatie.
5. Communiceren houdt nooit op
Nadat je live bent met Profit en een geweldige kick-off en launch-trailer hebt gehad, is het natuurlijk verleidelijk te denken dat je klaar bent. Het tegenovergestelde is waar. Juist na de livegang is het belangrijk om bereikbaar te zijn voor vragen. Zorg ervoor dat medewerkers weten bij wie ze waarvoor terechtkunnen, en borg dit proces in een mooie workflow!
Zie ook onze 6 draagvlakstrategieën voor een verandertraject.
Het 4i-model helpt je op weg in vier stappen!
Start van het project
Boodschap
Wat gaat er veranderen en waarom?
Middelen
Gedurende project
Boodschap
Hoe gaat het er straks uitzien?
Middelen
Richting livegang
Boodschap
Hoe werkt het?
Middelen
Tijdens en na livegang
Boodschap
Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden en geef input!
Middelen
Dimitry Koteris
Projectleider AFAS
Een interne roadmap voor de implementatie
De i³ groep heeft de projectadministratie volledig overgezet naar AFAS. Hiervoor werkte ze met verschillende systemen. Om ervoor te zorgen dat alle collega's die uren schrijven dit vanaf het eerste moment goed doen, heeft Projectmanager Arno Burgers 3 workshops gegeven alle alle urenschrijvers. Ieder die de workshop succesvol doorliep kreeg na afloop een certificaat mee, welke Arno zelf gemaakt heeft.
In de eerste week na go-live is 98% van de urenregistratie goed verlopen (21 individuen). De 2% ligt hem bij 1 persoon die niet voldoende uren heeft geschreven.
Wanneer er binnen jouw organisatie een interne nieuwsbrief wordt verstuurd, zou hier ook een aankondiging van de nieuwe software in geplaatst kunnen worden. Door de hele organisatie goed te informeren, vergroot je de kans op een succesvolle implementatie.