Inrichting abonnementen

Wat moet je inrichten?



Introductie


Bij het abonnement moet je denken aan het stambestand waarvandaan op regelmatige basis een verkoopfactuur wordt gemaakt. Door gebruik te maken van de cyclus is het mogelijk om alleen abonnementen te factureren die op basis van de cyclus een nieuwe factuur moeten krijgen. Het beëindigen van het abonnement leg je dus ook op het stambestand vast. De vrije tabellen die in gebruik zijn, type abonnement en reden beëindiging, moet je vooraf aanmaken. Hierdoor wordt het werken met de abonnementen eenvoudiger. 


Voordelen:

  • Eénmalige inrichting.
  • Dashboard beschikbaar.
  • Zowel een factuurcyclus als een verlengcyclus beschikbaar. 


Abonnementen aanmaken en factureren

Opgebroken abonnement factureren en crediteren


 

Bereidje goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Vrije tabel
    Bepaal welke type abonnement en reden beëindiging actief zijn in je organisatie en vul de vrije tabel daarmee.

Tip van de consultant


Houd het aantal reden beëindiging beperkt, zodat er zinvolle statistische stuurinformatie in het dashboard zichtbaar wordt.

Er zijn diverse voorbeelden van de abonnementen uitgewerkt in de help. Hier staat ongetwijfeld jullie inrichting ook tussen.

Welke functionaliteit krijg je in


Profit


  • Abonnement



1. Instellingen abonnementen



Voor de facturatie en opvoer van abonnementen stel je een aantal voorkeurwaarden in.

Zo leg je de meest voorkomende factuurcyclus vast, hoe je om wilt gaan met de begindatum van het abonnement etc. 

Op het abonnement kun je van deze instellingen afwijken.  

Lees hier meer.

2. Type abonnement




Voor de indeling van je abonnementen is de vrije tabel type abonnement beschikbaar. Hierin kun je regels opnemen om je abonnementen in te delen. Denk aan huur, contributie, onderhoudscontract etc.

Lees hier meer.

3. Factuurcycli




Op het abonnement zijn twee cycli in gebruik. Eén voor de factuur en één voor het verlengen van de abonnementen. Deze hoeven niet gelijk te lopen. Een maand factuur bij een jaarlijkse verlenging is mogelijk. 

Bij het aanmaken van het abonnement geef je de factuurcyclus op.

Zorg ervoor dat je alleen de door jouw organisatie te gebruiken cycli kunt kiezen. Blokkeer de niet te gebruiken periodes. 

Lees hier meer.

4. Reden opzegging



Helaas zijn er ook abonnementen die worden beëindigd. De reden van beëindiging wordt op dat moment verplicht om in te vullen. Hiervoor is de vrije tabel reden opzegging beschikbaar. Denk aan verhuizingen, prijs/kwaliteit, ontevreden klanten of het overlijden van klanten.

Lees hier meer.

5. Boekings-layout



Bij het toevoegen van een abonnement wordt er gebruik gemaakt van een boekings-layout. Hierin leg je de instellingen vast van het abonnement zoals de verkooprelatie, type abonnement, begindatum abonnement, factuurcyclus etc. 

Via je de regels voeg je de te factureren regels (artikelen) toe. 

Lees hier meer.

6. Integratiesoort



Om de facturen en creditnota's van de abonnementen te kunnen verwerken in de boekhouding zul je de integratiesoort van de abonnementen toe moeten voegen. 

Per administratie leg je een integratiesoort met bijbehorend dagboek vast. 

Lees hier meer.



7. Abonnement incasseren



(Optioneel)

Abonnementen kun je los incasseren ten opzichte van de instellingen op de verkooprelatie. Hiermee kun je zorgen dat je periodieke facturatie incasseert en je snel over je geld beschikt. 

Hiervoor geef je instellingen mee in de boekingslay-out van het abonnement. 

Lees hier meer over de instellingen op het abonnement en kies voor onderstaande knop voor de inrichting van het incassoproces. 


8. Abonnement niet factureren



(Optioneel)


Het kan voorkomen dat je een abonnement gratis verstrekt aan een verkooprelatie. Dan heb je twee opties:

  1. Vinkje niet factureren.
  2. 100% korting verstrekken.

Beide methoden zijn goed, maar er zit één nadeel aan het vinkje niet factureren en dat komt op het moment dat je het abonnement niet langer gratis wilt verstrekken, dan moet je het gratis abonnement beëindigen en een nieuwe opvoeren. Bij methode twee pas je simpelweg het percentage aan. 

Lees hier meer.

9. Standaard inrichting




(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapport layout volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Abonnementsoort

Vrije tabel met de verschillende typen abonnement ten behoeven van onderscheid in abonnementen

Heb je maar één type abonnement, vul deze dan standaard in de tabel en stel deze als voorkeurswaarde in op het abonnement.

2. Reden beëindiging

Vrije tabel met de verschillende reden van beëindiging waarop je wilt sturen als organisatie.

Heb je te maken met abonnementen op persoon, neem dan in ieder geval als reden overlijden mee.

3. Cycli

Je kunt verschillende perioden gebruiken. Denk aan week, maand, kwartaal, halfjaar, jaar, meerdere jaren.

Blokker de waarden in de tabel, zodat je alleen de door jouw gebruikte overhoud. Komt de waarde niet voor, 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Abonnementsfactuur integratie

integratiesoort

Voor de koppeling van de journaalpost van de abonnementsfactuur is deze integratie voor de eerste tien administraties aanwezig.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?