Bestelling

Losse bestelling of verzamelbestelling?



Introductie


De bestellingen uit het bestelproces kunnen stuk voor stuk als inkooporder worden doorgezet naar de inkooprelatie, maar als je over een inkoopafdeling beschikt dan kun je de goedgekeurde aanvragen ook verzamelen tot één bestelling/inkooporder.


Voordelen:

  • Direct mailen vanuit de goedgekeurde aanvraag naar de inkooprelatie 
  • Goedgekeurde aanvragen ook verzamelen tot één inkooporder
  • Volledig digitaal



OCI-Koppeling


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Centrale inkoop of rechtstreeks
    Wordt er vanuit jouw organisatie centraal ingekocht door de afdeling inkoop of bestellen medewerkers rechtstreeks bij een leverancier?
  2. Manieren van bestellen
    Op welke manieren wordt er bij een leverancier besteld? Is dit via een webshop (denk dan aan de mogelijkheden van een OCI koppeling) of is dat rechtstreeks bij de leverancier?
  3. OCI-koppeling
    Bepaal of er een OCI-koppeling bestaat voor één van de leveranciers of stap over naar een leverancier om zo vanuit de webshop van de leverancier te gaan bestellen
  4. Autorisatie
    Bepaal wie bij welke OCI-koppelingen mag bestellen en welke productgroepen mag zien.

Tip van de consultant



Bespaar veel tijd door te gaan werken met leveranciers met een OCI-koppeling, zodat het secundaire inkoopproces in control is.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Inkooprelatie




Op het tabblad Inkooprelatie  zul je bij alle artikelen en kosten uit het secundaire proces moet je een voorkeur inkoop relatie invullen. 

Bij de inkooprelatie zul je ook de verstrekking wijze van de inkooporder op E (E-mail PDF) moeten zetten en daarbij het juiste email adres voor de inkooporder vermelden.


2. Bestel - en leverkalender


(optioneel)

Maak je afspraken met de leverancier om niet dagelijks maar een aantal keer per week te bestellen en is er een verschil van leverdatum ten opzichte van de besteldatum, dan registreer je op de inkooprelatie de bestel- en leverkalender.

Lees hier meer.

3. OCI-koppeling



(optioneel)

Ingelogd op de website van de inkooprelatie plaats je een bestelling en ontstaat er een inkoopaanvraag binnen open. Je kunt uitwisselen via:

De goedkeuring doorloopt de workflow en aan het eind  wordt de bestelling automatisch naar de leverancier doorgezet.

Lees hier meer.

4. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapport layout volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Bij het opvoeren van de artikelgroepen moet je te gebruiken grootboekrekeningen voor omzet, inkoop, voorraad, te leveren artikelen en confrontatie opvoeren. In de standaard template zijn al vier artikelgroepen aanwezig met gekoppelde grootboekrekeningen. Gebruik deze eerst en vul aan indien nodig. 

Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, zodat je direct de grootboekrekeningen kunt gebruiken.

2. Artikelgroepen

Om je artikelen logisch in te delen maak je gebruik van artikelgroepen.

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Vanwege het beperkte aantal worden deze meestal handmatig opgevoerd.

3. Artikel

De producten die in je aanvragen gebruikt kunnen worden.

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Omdat dit er vaak veel zijn, verdient importeren de voorkeur.

4. Inkooprelaties

Bestellingen doe je bij een inkooprelatie en bij het artikel geef je een voorkeur leverancier op. 

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur.


5. Bestellingen

Bij de start van het jaar moet je weten wat je gaat doen met lopende bestellingen. Zorg je ervoor dat er geen lopende bestellingen zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende bestellingen handmatig invoeren.

Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende bestellingen hebt op het moment van starten.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?