Crediteuren zijn jouw leveranciers in de omgeving.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS-consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Voor het aanmaken van een inkooprelatie of crediteur via InSite richt je het profiel in.
Daarbij kun je de velden die je niet gebruikt verbergen of velden voorzien van een standaardwaarde en dan wel of niet zichtbaar opnemen binnen het profiel.
Leer hier meer.
(optioneel)
Een nieuwe inkooprelatie/crediteur (incl. een nieuwe contactpersoon) kun je aanmaken via de workflow. Pas na akkoord is de nieuwe crediteur aangemaakt in Profit.
De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Inkooprelatie (Profit).
Het profiel en de workflow voor het aanmaken hiervan op InSite moet je inrichten.
Bij het aanmaken van een Nederlandse organisatie kun je gegevens overnemen van de KvK, je hoeft deze dan niet handmatig in te vullen.
Bij het aanmaken van een Belgische organisatie kun je gegevens overnemen van Graydon.
De bovenstaande onderdelen hoef je niet in te richten, maar er is één uitzondering. Bij een omgeving met de activeringen Nederland (functionaliteit) en België (functionaliteit) moet je per aanmaakprofiel bepalen of je wilt zoeken bij het KvK of Graydon. Lees hier meer.
Op de facturen staat een vervaldatum. Deze wordt berekend aan de hand van de betaalvoorwaarde.
Zorg er dus voor dat de standaard betaalvoorwaarde die gebruikt wordt in je organisatie aanwezig is.
Lees hier meer.
Bij het inkooprelatieprofiel leg je de vertrekkingsformulieren vast voor de inkoop gerelateerde processen.
Daarbij is het van belang of je van elke inkooporder een verplichting wilt aanmaken en hoe je deze wil verzamelen.
Wil je soms wel en soms geen verplichting aanmaken, maak dan twee profielen en vul het profiel bij elke inkooprelatie in.
Lees hier meer.
Om de betaling van de facturen via een betaalopdracht te kunnen doen, is het van belang dat er een bankrekening bij de leverancier is opgegeven en dat het vinkje automatisch betalen is aangevinkt.
Daarnaast zet je verdichten standaard aan, want dan worden er meerdere facturen als één betaling verwerkt, indien er ook een creditfactuur is wordt dit automatisch verrekend.
Het veld betaalspecificatie zet je aan, als de leverancier graag een specificatie van jouw gedane betaling wil hebben, of er komt de vraag “welke facturen betalen jullie in dat ene bedrag?”
Hoe je je bankrekening instelt voor crediteurenbetalingen lees je hier.
Je kunt een nieuwe bankrekening bij een inkooprelatie of verkooprelatie beoordelen via de workflow. Hierdoor kun je het vierogenprincipe toepassen bij het beoordelen van een nieuwe bankrekening.
(optioneel)
De bedrijfsgegevens zijn nog verder te verrijken met de gegevens van company info, via de plug-in. Je kunt deze plug-in gebruiken als je een company.info abonnement hebt. Lees hier meer.
Belgische bedrijfsgegevens zijn verder te verrijken via Graydon. Je moet hiervoor klant zijn bij Graydon. Lees hier meer.
(optioneel)
Als bij een leverancier vaker bestellingen worden gedaan voor interne inkopen en deze beschikt over een webshop, dan zijn er diverse leveranciers die direct met Profit kunnen koppelen.
Daarnaast is er ook een standaard profiel ontwikkeld binnen Profit zodat de leverancier kan aansluiten aan de standaard van AFAS.
Lees hier meer.
(optioneel)
Met behulp van de leveranciersportal geef je de leveranciers de mogelijkheid om eigen gegevens te beheren, verplichte documenten digitaal aan te leveren, maar ook te reageren op uitstaande offertes.
(optioneel)
Als bij de “nieuwe” leverancier vaker wordt besteld kun je instellen wanneer de te bestellen artikelen mee moeten komen op het bestelvoorstel.
Je moet ten minste één besteldag hebben. Je kunt hier eenvoudig opgeven “vandaag voor 14.00 uur besteld wordt morgen geleverd."
Lees hier meer.
(optioneel)
Heb je te maken met de wet ketenaansprakelijkheid en moet je de crediteur op een G-rekening betalen, lees hier dan verder.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekening | Om de subadministratie van de crediteuren te koppelen aan het grootboek heb je minimaal één rekening nodig die het type verzamelrekening crediteur heeft. Daarnaast heb je deze nodig om de voorkeur tegenrekening te vullen, indien dat van toepassing is. | Het splitsen van binnenlandse en buitenlandse crediteuren in het grootboek is niet nodig. |
2. Betaalvoorwaarde | Voor het optimaal betalen van de crediteuren is het gewenst om verschillende betaalvoorwaarden op te nemen. De meest gangbare zijn aanwezig. | Controleer de tabel en voeg eventueel nieuwe regels toe. |
3. Crediteuren | Alle bestaande leveranciers zul je vaak via een import toevoegen aan de omgeving. De crediteuren zijn voor alle administraties te gebruiken. | Indien nodig, hernummer je de twee aanwezige crediteuren (AFAS en de Belastingdienst) naar een eigen nummer. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Crediteuren | Inrichting | Er worden standaard twee crediteuren meegeleverd, namelijk AFAS Software en de Belastingdienst. |
(optioneel)
Met behulp van de VCA registratie heb je inzicht in de VCA registratie van jouw inkooprelaties.