Betaling

Afronding van het proces.



Introductie


Het betalen van een inkoopfactuur vlak voor het verstrijken van de vervaldatum is de laatste stap in het proces. De beoordeling heeft plaatsgevonden en is akkoord, waardoor niets een betaling meer in de weg zal staan. In de meest ideale vorm is het proces van betaling kort weer te geven in kies een peildatum, een verwerkingsdatum, selecteer alle crediteuren en alle facturen, kies voor aanmaken bestand, signeer de opdracht in de banksoftware en indien gewenst verstrek je de specificaties van de betaling per e-mail aan de leveranciers.


Voordelen:

  • Proces van betalen is heel kort.
  • Dubbele betaling van factuur uitgesloten.
  • Digitale betaalspecificatie per mail aan leveranciers die dat wensen.


Bankkoppeling ABN/AMRO

Bankkoppeling ING

Bankkoppeling RABO

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Verwerkingsdatum
    Bepaal of je gaat werken met een afwijkende verwerkingsdatum. Is degene die de betaling moet signeren vandaag wel in de gelegenheid om dat te doen?
  2. Bankkoppeling
    Kun je met jouw bank een bankkoppeling maken zodat de crediteurbetaling direct in de bank wordt ingelezen?
  3. Creditfactuur
    Worden creditfacturen verrekend met andere inkoopfacturen? Indien je een creditfactuur wilt verrekenen bij de betaalopdracht, zorg er dan voor dat het vinkje verdichten aan staat bij de crediteur.
  4. Betaalopdrachten
    Hoe worden je leveranciers op dit moment betaald? Zijn dit nog losse betalingen via de bank of gebruik je hier batch betalingen voor

Tip van de consultant



Bedenk dat je niet iedere dag betalingen hoeft te doen. Drie keer per week op maandag, woensdag en vrijdag de betaling doen van alle facturen die vandaag plus twee dagen vervallen is een prima optie.

Komt een factuur niet mee in je betaalopdracht? Ga dan naar de checklist betaalopdracht.

Wil je automatisch betalingskorting in mindering laten brengen? Gebruik dan de functionaliteit betalingskorting.

Je kunt automatische betalingen doen op de G-rekening van de crediteur als je wet ketenaansprakelijkheid gebruikt. Lees hier wat je dan extra gaat inrichten.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Crediteur


Op de crediteur zul je moeten bepalen of de openstaande posten door de leverancier worden geïncasseerd of dat je de facturen zelf moet betalen.

Als je zelf betaald, vul dan in ieder geval een bankrekening in, zet het aantal betaaldagen in de betaalvoorwaarde en zet vinkjes bij automatisch betalen en verdichten. 


2. Dagboek


Om de betaling te verwerken heb je een dagboek nodig. Standaard leveren we dagboek Betalingen onderweg mee binnen alle meegeleverde administraties.

Lees hier meer.

3. Bankrekening


Om een betaalbestand aan te kunnen maken zal je minimaal één bankrekening moeten opvoeren waarbij het tabblad betaling of betaling buitenland ingevuld is.


4. Bankkoppeling


(optioneel)

Als je werkt met één van onderstaande banken, dan kun je de bankrekening koppelen aan Profit. Deze is, naast het verwerken van dagafschriften, te gebruiken voor betalingen en incasso. Je aangemaakte betaalbestand wordt direct zichtbaar in de banksoftware. Per bank in de inrichting anders. Klik door voor jouw bank.


5. Betaalspecificatie


(optioneel)

Als je door de leverancier gebeld wordt naar aanleiding van de betaling die je hebt gedaan, dan kun je automatisch een betaalspecificatie van de gedane betaling naar de leverancier mailen. Vink dan het veld Betaalspecificatie aan op het tabblad betaling. Uiteraard heb je ook een e-mail adres nodig van de leverancier. Het berichtsjabloon en het rapport (pdf) waarmee de e-mail verzonden wordt koppel je aan je bankrekening.

Lees hier meer.



5. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1.Inkooprelatie/crediteur

Voor de betaling aan een inkooprelatie heb je in ieder geval ook het bankrekeningnummer van de crediteur nodig. 

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke worden aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur.

2. Grootboekrekening

Bij het verwerken van de betaling wordt de openstaande post afgeboekt en naar de rekening betalingen onderweg verplaatst/geboekt.

Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, zodat je direct de grootboekrekeningen kunt gebruiken.

3. Dagboek

Verwerking van de betaling gaat  via een opgegeven dagboek, zodat de openstaande posten lijst wordt afgeboekt.

Gebruik in alle administraties hetzelfde dagboek voor de betalingen onderweg.

4. Bankrekening

Er is minimaal één bankrekening nodig waarvandaan de crediteuren betaald worden.  

Doorloop het proces in een testomgeving en zorg daarbij dat het betaalbestand wordt aangemaakt en ingelezen in de banksoftware.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?