Debiteuren zijn jouw klanten in de omgeving.
De debiteuren of verkooprelaties worden gebruikt binnen alle administraties van de omgeving. Het toevoegen van een nieuwe klant kan zowel in InSite als in Profit, waarbij de voorkeur uitgaat naar InSite, omdat je daar via het profiel meer standaard kunt instellen.
Voor de Btw- en betaalinstellingen is het mogelijk om te kiezen tussen de instellingen van de oorspronkelijke debiteur of de instellingen van de debiteur die bij factureren aan genoemd staat, dit kun je per verkooprelatieprofiel instellen.
Verkooprelatieprofiel |
Verkooprelatie / debiteur |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS-consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stop staat.
Een debiteur of verkooprelatie is een klant en geen nummer. Het nummer is dus onbelangrijk en kan via de autonummering tot stand komen. Uiteraard zijn hier wel uitzonderingen op te bedenken, bijvoorbeeld als je koppelt met meerdere pakketten en het nummer gelijk moet zijn, dan is het nummer juist wel belangrijk.
Indien je autonummering van Profit gaat gebruiken, zorg er dan voor dat je ergens de combinatie tussen het oude nummer en het nieuwe nummer opslaat in een extra aangemaakt veld in Profit: "Oud debiteurnummer". Dit is nodig voor het inlezen van de openstaande posten beginbalans.
Indien je debiteur ook crediteur is, zorg er dan voor dat je dezelfde organisatie koppelt.
Voor het aanmaken van een verkooprelatie of debiteur via InSite richt je een profiel in waarbij je de velden die je niet gebruikt op niet zichtbaar zet.
Daarnaast kun je velden van een voorkeurswaarde voorzien en eventueel verbergen.
Optioneel kun je aan het profiel de workflow verkooprelatie koppelen om het aanmaken van een verkooprelatie via de workflow te laten lopen, zodat deze eerst beoordeeld kan worden.
Lees hier meer.
(optioneel)
Een nieuwe verkooprelatie/debiteur (incl. een nieuwe contactpersoon en forecast) kun je aanmaken via de workflow. Pas na akkoord is de nieuwe debiteur aangemaakt in Profit.
De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Verkooprelatie (Profit).
Het profiel en de workflow voor het aanmaken op InSite moet je inrichten.
Bij het aanmaken van een Nederlandse organisatie kun je gegevens overnemen van de KvK, je hoeft deze dan niet handmatig in te vullen.
Bij het aanmaken van een Belgische organisatie kun je gegevens overnemen van Graydon.
De bovenstaande onderdelen hoef je niet in te richten, maar er is één uitzondering. Bij een omgeving met de activeringen Nederland (functionaliteit) en België (functionaliteit) moet je per aanmaakprofiel bepalen of je wilt zoeken bij het KvK of Graydon. Lees hier meer.
Op de facturen staat een vervaldatum. Deze wordt berekend aan de hand van de betaalvoorwaarde.
Zorg er dus voor dat de standaard betaalvoorwaarde die gebruikt wordt in je organisatie aanwezig is en als voorkeursinstelling op het veld staat of als voorkeur in het profiel staat op het moment dat je de debiteuren via InSite opvoert.
Lees hier meer.
(optioneel)
Nederlandse bedrijfsgegevens zijn nog verder te verrijken met de gegevens van company. info, via de plug-in. Je kunt deze plug-in gebruiken als je een Company.info abonnement hebt.
Lees hier meer.
Belgische bedrijfsgegevens zijn verder te verrijken via Graydon. Je moet hiervoor klant zijn bij Graydon. Lees hier meer.
(optioneel)
Om de klanten werk uit handen te nemen kun je de verstrekte facturen ook incasseren. Hierdoor hoeft de klant geen betaling meer te doen.
Je kunt een nieuwe bankrekening bij een inkooprelatie of verkooprelatie beoordelen via de workflow. Hierdoor kun je het vierogenprincipe toepassen bij het beoordelen van een nieuwe bankrekening.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Door de activering “Prijzen inclusief btw” aan te zetten wordt het mogelijk om de termijnschema’s inclusief btw vast te leggen.
Voor de particuliere klanten wordt het mogelijk om prijzen inclusief btw te gebruiken. Dit is van toepassing op het termijnschema en de eventuele meerwerken aanbiedingen.
Lees hier meer.
Voor de particuliere klanten voeg je een apart verkooprelatieprofiel toe. In dit verkooprelatieprofiel kan je vervolgens andere lay-outs voor de factuur en berichtsjablonen voor de uitgaande e-mails vastleggen.
Voor de Btw- en betaalinstellingen is het mogelijk om te kiezen tussen de instellingen van de oorspronkelijke debiteur of de instellingen van de debiteur die bij factureren aan genoemd staat.
Op deze manier kan je een onderscheid maken tussen factuursjablonen voor prijzen inclusief btw en bouwnummer informatie, en facturen voor een zakelijke opdrachtgever.
Lees hier meer.
Om een particuliere klant toe te voegen kan je gebruik maken van een aparte profiel voor het toevoegen van een verkooprelatie (persoon). In dit profiel neem je minimaal de voorkeurwaarden op voor de instelling van prijzen inclusief btw en het verkooprelatieprofiel. Zodoende zorg je dat een particuliere klant altijd op de juiste wijze toegevoegd wordt, en voorkom je verrassingen nadat je de factuur verstuurd hebt.
Door deze pagina beschikbaar te maken voor kopers-begeleiders zorg je dat de gegevens bij de bron worden vastgelegd. Optioneel kan je dit soort verkooprelaties nog laten controleren door de debiteurenadministratie via de workflow beoordelen verkooprelatie.
Lees hier meer.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Betaalvoorwaarde | Om de vervaldatum te berekenen heb je de betaalvoorwaarde nodig. | Zorg dat je je standaard betaalvoorwaarde als voorkeur instelt op het profiel of als voorkeurswaarde op het veld instelt. |
2. Debiteur | Om de verkoopfacturen te kunnen maken heb je debiteuren nodig. | Door de grote aantallen is het aanmaken van de debiteuren vaak een import. |