Debiteuren

Debiteuren zijn jouw klanten in de omgeving.



Introductie


De debiteuren of verkooprelaties worden gebruikt binnen alle administraties van de omgeving. Het toevoegen van een nieuwe klant kan zowel in InSite als in Profit, waarbij de voorkeur uitgaat naar InSite, omdat je daar via het profiel meer standaard kunt instellen.


Voordelen:

  • Eenmalige vastlegging van de debiteur, waarna deze gebruikt kan worden in alle administraties.
  • Door een profiel te gebruiken kun je een minimaal aantal velden tonen of laten invullen in InSite.
  • Door de koppeling met company.info neem je direct de juiste gegevens over.


Contact toevoegen



Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stop staat.

  1. Type verkooprelaties
    Bepaal welke type verkooprelaties je hebt. Voorbeeld: cliënten, zorgverzekeraars, overige debiteuren. 
  2. Autonummering
    Bepaal een reeks binnen de autonummering die niet door de nummering van de externe pakketten kruist. 
  3. Controleren gegevens
    Bepaal of je huidige contactpersonen, afdelingen of afleveradressen actueel zijn en of je deze mee wilt converteren. 
  4. Betaling
    Bepaal of de betaalwijze en betaalvoorwaarden aanwezig zijn, of voeg ze toe.

Tip van de consultant


Een debiteur of verkooprelatie is een klant en geen nummer. Het nummer is dus onbelangrijk en kan via de autonummering tot stand komen. Uiteraard zijn hier wel uitzonderingen op te bedenken, bijvoorbeeld als je koppelt met meerdere pakketten en het nummer gelijk moet zijn, dan is het nummer juist wel belangrijk.

Indien je autonummering van Profit gaat gebruiken, zorg er dan voor dat je ergens de combinatie tussen het oude nummer en het nieuwe nummer opslaat in een extra veld aanmaakt in Profit: "Oud debiteurnummer" Dit is nodig voor het inlezen van de openstaande posten beginbalans.

Indien je debiteur ook crediteur is, zorg er dan voor dat je dezelfde organisatie koppelt. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Profiel InSite



Voor het aanmaken van een verkooprelatie of debiteur via Insite richt je een profiel in waarbij je de velden die je niet gebruikt op niet zichtbaar zet.

Daarnaast kun je velden van een voorkeurswaarde voorzien en eventueel verbergen. 

Optioneel kun je aan het profiel de workflow verkooprelatie koppelen om het aanmaken van een verkooprelatie via de workflow te laten lopen, zodat deze eerst beoordeeld kan worden. 

Lees hier meer.

2. Workflow verkooprelatie


(optioneel)

Een nieuwe verkooprelatie/debiteur (incl. een nieuwe contactpersoon en forecast) kun je aanmaken via de workflow. Pas na akkoord is de nieuwe debiteur aangemaakt in Profit.

De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Verkooprelatie (Profit). 

Het profiel en de workflow voor het aanmaken hiervan op InSite moet je inrichten.


3. Company.info



Zorg ervoor dat je het communicatieprofiel voor bedrijfs- en adresinformatie hebt gedeblokkeerd en dan heb je de mogelijkheid om na het invoeren van de naam van de organisatie te kiezen voor zoeken , waarbij de zoekresultaten worden gevuld met gegevens van company.info.

Indien je de juiste organisatie kiest, worden de gegevens overgenomen op de betreffende velden.


Let op:

Standaard beschikbaar voor Nederlandse AFAS Online klanten.

Lees hier meer.


4. Betaalvoorwaarde



Op de facturen staat een vervaldatum. Deze wordt berekend aan de hand van de betaalvoorwaarde.

Zorg er dus voor dat de standaard betaalvoorwaarde die gebruikt wordt in je organisatie aanwezig is en als voorkeursinstelling op het veld staat of als voorkeur in het profiel staat op het moment dat je de debiteuren via InSite opvoert.

Lees hier meer.

7. Standaard

inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

5. Verrijken van bedrijfsgegevens


(optioneel)

De bedrijfsgegevens zijn nog verder te verrijken met de gegevens van company info, via de plug-in. Je kunt deze plug-in gebruiken als je een Company.info abonnement hebt.


Let op:

Alleen voor Nederlandse AFAS Online klanten beschikbaar.

Lees hier meer.

6. Automatisch incasseren


(optioneel)

Om de klanten werk uit handen te nemen kun je de verstrekte facturen ook incasseren. Hierdoor hoeft de klant geen betaling meer te doen.



Branche specifieke inrichting


Voor de onderstaande branche is er extra inrichting aanwezig/noodzakelijk.

Branche Bouw


1. Activering



Door de activering “Prijzen inclusief btw” aan te zetten wordt het mogelijk om de termijnschema’s inclusief btw vast te leggen.

Voor de particuliere klanten wordt het mogelijk om prijzen inclusief btw te gebruiken.Dit is van toepassing op  het termijnschema en de eventuele meerwerken aanbiedingen.

Lees hier meer.

2. Verkooprelatieprofiel



Voor de particuliere klanten voeg je een apart verkooprelatieprofiel toe. In dit verkooprelatieprofiel kan je vervolgens andere lay-outs voor de factuur en berichtsjablonen voor de uitgaande e-mails vastleggen.

Op deze manier kan je een onderscheid maken tussen factuursjablonen voor prijzen inclusief btw en bouwnummer informatie, en facturen voor een zakelijke opdrachtgever. 

Lees hier meer.

3. InSite profiel particulier


Om een particuliere klant toe te voegen kan je gebruik maken van een aparte profiel voor het toevoegen van een verkooprelatie (persoon). In dit profiel neem je minimaal de voorkeurwaarden op voor de instelling van prijzen inclusief btw en het verkooprelatieprofiel. Zodoende zorg je dat een particuliere klant altijd op de juiste wijze toegevoegd wordt, en voorkom je verassingen nadat je de factuur verstuurd hebt.

Door deze pagina beschikbaar te maken voor kopers-begeleiders zorg je dat de gegevens bij de bron worden vastgelegd. Optioneel kan je dit soort verkooprelaties nog laten controleren door de debiteurenadministratie via de workflow beoordelen verkooprelatie.

Lees hier meer.


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Betaalvoorwaarde

Om de vervaldatum te berekenen heb je de betaalvoorwaarde nodig. 

Zorg dat je je standaard betaalvoorwaarde als voorkeur instelt op het profiel of als voorkeurswaarde op het veld instelt.

2. Debiteur

Om de verkoopfacturen te kunnen maken heb je debiteuren nodig. 

Door de grote aantallen is het aanmaken van de debiteuren vaak een import.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?