Declaratie

Een medewerker kan declaraties insturen.




Introductie


Een medewerker wil gemaakte kosten declareren. Denk hierbij aan het declareren van (zakelijke) kilometers, lunchkosten, kosten van hotelovernachtingen, parkeerkosten, etc. De medewerkers boeken deze declaraties in InSite. Profit betaalt de geboekte declaraties automatisch uit met het salaris, als je dit hebt ingericht. Je beschikt hiervoor over een standaard meegeleverd type dossieritem.


Voordelen:

  • Registratie verloopt digitaal.


Dossieritems insturen

In- en OutSite

Declaraties via de workflow


Kracht van workflows



Voorbereiding


  • Controleer of de workflow Medewerker declaratie al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:




Wat richt je in.

1. Dossieritem


Je hebt het type dossieritem Medewerker declaratie in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.


2. Bestemming


Je kunt voor dit type dossieritem geen bestemming opvoeren.

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Bestemming (verplicht)
  • Bestemming (optioneel)
  • Bestemming (één van deze verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Medewerker declaratie na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie


Voor het vastleggen van dit type dossieritem gebruiken we geen Kenmerken.

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar de workflow uit de vorige stap.

Lees hier meer.


5. In & OutSite


Voor dit type dossieritem beschik je niet over het tabblad In & OutSite.

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen


Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Wij raden je aan de profielen te gebruiken die voor jouw organisatie van belang zijn. je kunt denken aan:

  • Aanmaken declaratie
  • Attenties < € 25
  • Attenties en cadeaubon > € 25
  • Beoordelen declaratie aantal
  • Beoordelen declaratie bedrag
  • Maaltijdvergoeding
  • Openbaar vervoer
  • Parkeerkosten
  • Reiskosten
  • Representatiekosten
  • Studiekosten
  • Verblijfskosten
  • Vluchtkosten
  • VOG registratie

Lees hier meer.

8. Activeren


Activeer dit type pagina Medewerker declaraties in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Na het activeren van het type pagina Medewerker declaraties moet altijd worden geautoriseerd.   

Wij raden je aan om de volgende autorisatiemogelijkheden te gebruiken:

  • Filterautorisatie
  • Autorisatierollen
  • In & OutSite gebruikers


10. Pagina's opmaken


Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site


Voor het insturen van het dossieritem in InSite  (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal


Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?