In- Door- & Uitstroom

Onboarding zorgt voor betrokkenheid bij nieuwe medewerkers en dat ze snel effectief en efficiënt inzetbaar zijn.

Visie

Vanuit Werving & Selectie/Sollicitant Self Service is de sollicitant inmiddels aangenomen. Van daaruit start het instroomproces om de medewerker een zachte landing binnen de organisatie te geven. 

Na dit proces kan het voorkomen dat de medewerker door loopbaanontwikkelingen een ander pad in de organisatie gaat volgen. Daarom is het van belang de doorstroomprocessen strak te organiseren, ook als dit uiteindelijk leidt tot een uitdiensttreding. 

De visie van AFAS op bovenstaande processen is dat deze gestart worden door de leidinggevende. Deze is direct verantwoordelijk voor de medewerker en heeft de informatie die nodig is bij de invoer. Ondersteund door het gebruik van profielen wordt de leidinggevende door het systeem geleid bij de verschillende soorten mutaties. 

Uitgangspunten:

 

  • Vastlegging bij de bron: de leidinggevende voert mutaties met betrekking tot in-, door- en uitstroom door. 
  • Minimaal aantal velden invullen door gebruik te maken van profielen en het overnemen van gegevens vanuit Werving & Selectie. 
  • Verminderd mailverkeer door directe vastlegging in het systeem. 
  • Workflow gestuurd werken, dus geen losse lijstjes meer door bijvoorbeeld gebruik van het draaiboek bij in- en uitdiensttredingen. 
  • HR gaat van administreren naar regisseren. 

 

Voorbereidingsvragen workshop 


Ter voorbereiding op de workshop In-, door- en uitstroom moeten de volgende vragen beantwoord zijn: 

  1. Wordt bij instroom ook Werving & Selectie ingericht in AFAS? 
  2. Bij welke processen moet er vanuit AFAS een document gegenereerd en digitaal ondertekend worden? Met andere woorden: waar is dit juridisch nodig? 
  3. Welke secundaire/aanvullende processen moeten ingericht worden bij in en uitstroom? Bijvoorbeeld bepaalde afdelingen die op de hoogte gesteld moeten worden van de mutatie of acties die een medewerker/leidinggevende moet uitvoeren aan de hand van de mutatie? Dit ter voorbereiding op de inrichting van het draaiboek indienst en uitdienst 

Kijk daarnaast ook de volgende video's om alvast een goed beeld te krijgen van de verschillende onderdelen: Instroom, Doorstroom en Uitstroom

1. Instroom

Vanuit het proces Werving & Selectie wordt de sollicitant indienst gemeld met behulp van indienstprofielen en bijbehorende workflows. Daarnaast starten de aanpalende processen door middel van de draaiboekfunctionaliteit. Zo zorg je ervoor dat de medewerker een vliegende start heeft binnen de organisatie en alles omtrent de indiensttreding geregeld is.
 

 

2. Doorstroom

Een medewerker die indienst is, kan ervoor kiezen om een ander pad binnen de organisatie te gaan bewandelen. Het doorstromen van de medewerker wordt vanuit InSite begeleid door de leidinggevende die initiator is van de doorstroomprocessen. Het gaat dan om mutaties op salaris, contract, rooster, functie en instantie die gestart worden inclusief bijbehorende profielen, workflows en eventuele digitale ondertekening van documenten.
 

 

3. Uitstroom

Het vertrek van een medewerker is nooit leuk, maar het komt helaas toch voor. Waar de medewerker hiervoor normaal een e-mail met een ontslagbrief stuurt, kan de medewerker zelf de uitdiensttreding insturen via InSite. Vervolgens worden dezelfde aanpalende processen gestart als bij een indiensttreding, maar dan gericht op de uitdiensttreding. Daarnaast is het exitgesprek onderdeel van het uitdiensttredingsproces.
 

 

4. HR als regisseur

De AFAS-visie is dat HR minder administratieve taken op zich neemt, maar meer een regisserende rol heeft. Daarvoor levert AFAS pagina’s uit waarbij HR in één oogopslag inzicht heeft in alle ingestuurde mutaties met betrekking tot in-, door- en uitstroom. Vanuit de regisseursrol kan HR acteren op de lopende processen en expertise leveren richting leidinggevenden.
 

 

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?