Draaiboek

Workflows worden automatisch voor je klaargezet.

Introductie

 

Een draaiboek is een bundel taken (workflows). Deze taken worden automatisch gestart als dit nodig is. Je gebruikt draaiboeken voor de volgende onderdelen:

  • Cursussen (CRM)
    Taken die voor of na de datum van een cursussessie moeten worden gestart. Denk hierbij aan de schoonmaak, inzet van technische ondersteuning en middelen, lunch regelen, etc.
     
  • Periodeafsluiting (Financieel)
    Taken die voor of na de datum van een periodeafsluiting moeten worden gestart. Denk hierbij aan de btw-controle, nalopen van tussenrekeningen, controle van creditcard-rekeningen, etc.
     
  • Instroom en uitstroom (HRM)
    Taken die voor of na de datum indienst, herindienst of uitdienst moeten worden gestart. Denk hierbij aan uitreiken/inleveren laptop, welkomstpakket uitreiken, contact in nood vastleggen, etc.

Voordelen:

  • Eén keer inrichten en je Profit maakt de workflows aan wanneer dit nodig is.
  • Alle acties via workflow af te handelen.
  • Taken niet naar één persoon maar naar een gebruikersgroep.

Draaiboek

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Meerdere draaiboeken
    Heb je meer dan één draaiboek nodig voor bijvoorbeeld cursusmanagement? Als het takenpakket steeds hetzelfde is, niet. Maar als de taken van het type cursus afhankelijk zijn, denk dan na over de structuur. 
     
  2. Meegeleverde profielen
    Er worden profielen meegeleverd, dat maakt de inrichting makkelijker. Heb je genoeg aan deze profielen of wil je zelf extra profielen aanmaken? Ga naar Algemeen / In- & OutSite / Profiel en filter bij Type profiel op Draaiboek.

Tip van de consultant


Heb je te maken met evenementen die bijvoorbeeld alleen in de ochtend, middag of avond worden gehouden, maak dan in ieder geval drie draaiboeken aan die je kunt gebruiken als vertrekpunt bij je sessie. 

 

Welke functionaliteit krijg je in

Profit


  • Draaiboek

Wat richt je in.


Raadpleeg de volgende help-items:

Inrichting cursusmanagement (CRM)
Inrichting indienst / uitdienst (HRM)
Inrichting periodeafsluiting (Financieel)

 

1. Profiel


 

Voor gebruik van het draaiboek maak je eerst een profiel aan van het type beoordelen en vervolgens een profiel van het type aanmaken

Binnen het profiel koppel je de workflow waarmee je de taken wilt afhandelen.

2. Draaiboek


 

Binnen het draaiboek leg je alle activiteiten vast in regels.

  • CRM: Dit draaiboek koppel je aan een evenement.
  • HRM: Dit draaiboek koppel je aan een indienst- of uitdienstprofiel.
  • Financieel: Dit draaiboek koppel je aan een periodeafsluitingsplan.

Bij een evenement en periodeafsluitings-plan kun je een draaiboek en/of losse taken toevoegen. Bij indienst en uitdienst gebruik je de altijd taken die in het draaiboek zitten.

3. Draaiboekregel


Binnen het draaiboek leg je regels vast. Deze noemen we draaiboekregels. Bij elke regel leg je het profiel, de gebruikersgroep en de omschrijving vast.

Je kunt een vervolgtaak koppelen, dit is een extra actie die in de workflow beschikbaar komt. 

Bepaal wanneer de draaiboektaak gegenereerd moet worden. 

 

4. Workflow


 

(optioneel)

De standaard meegeleverde workflow zorgt ervoor dat de taken in je "to do" lijstje terecht komen en als je de taak uitgevoerd hebt kun je deze afhandelen.

 

5. Geplande taak


Plan altijd een de geplande taak Genereren draaiboektaken in, dan heb je er geen omkijken, De workflows worden automatisch gegenereerd o.b.v. de draaiboektaken. Voor indienst/uitdienst is deze geplande taak verplicht.

Voor periodeafsluitingen en evenementen kun je de workflows ook op ad-hoc basis genereren.

 

 

 

6. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?