Integratie verlof/verzuim

Verlof- en verzuimboekingen automatisch omzetten in nacalculatieregels.



Introductie


In de nacalculatie leggen medewerkers onder andere per dag de gewerkte uren vast. De integratie van verzuim en verlof is een tweerichtingsverkeer tussen Profit HRM en Profit Projecten. Door de integratie heb je de volgende extra mogelijkheden in Profit:

  • Verzuim en verlof doorsluizen naar de nacalculatie
  • Nacalculatieregels verlof en verzuim doorsluizen naar Payroll (optioneel, advies is goedkeuring verlof via workflow)
  • Verlofrecht opbouwen op basis van de nacalculatie
  • Tijd-voor-tijd registratie


Voordelen:

  • Medewerkers hoeven verlof en verzuimboekingen niet zelf te boeken in de nacalculatie.
  • Verlofrecht bepalen op basis van feitelijk gewerkte uren.



 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Integratie
    Bepaal of er sprake is van Tijd voor Tijd en/of overwerk en heeft dit consequenties voor HRM/Payroll.
  2. Activatie
    Verzuimintegratie met projectadministratie activeren
  3. Controle
    Controle op Sluitingsdagen/Feestdagen instellen

Tip van de consultant



Profit kan verlof- en verzuimboekingen automatisch omzetten in nacalculatieregels. Dit is alleen mogelijk voor medewerkers in dienst met een gespecificeerd rooster. Bij een gespecificeerd rooster heb je voor de medewerker vaste werkdagen en werktijden vastgelegd. Hierbij bepaalt Profit per werkdag het juiste aantal afwezigheidsuren.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Instellingen



 Je activeert de verzuimintegratie met de projectadministratie door in de instellingen van HRM verzuimmutaties genereren te activeren.

Profit voegt nacalculatieregels toe in Profit Projecten op basis van verzuimboekingen in Profit HRM.


Let op:

De integratie is alleen van toepassing op medewerkers met een gespecificeerd rooster.

Lees hier meer.

2. Verlofsoort



Als je de verlofintegratie inricht, boekt Profit nacalculatieregels in de projectadministratie op basis van verlofboekingen. Je gebruikt deze integratie als je verlof boekt in Profit HRM, terwijl de medewerkers hun uren uit de nacalculatie verantwoorden in de projectadministratie.

Je bepaalt per verlofsoort, of je verlofboekingen wilt integreren met de nacalculatie. Zo ja, dan koppel je de gewenste urensoort, en eventueel een werksoort en een project.

Lees hier meer.

3. Verzuimsoort



Als je de verzuimintegratie inricht, boekt Profit nacalculatieregels in de projectadministratie op basis van verzuimboekingen. Je gebruikt deze integratie als je verzuim boekt in Profit HRM, terwijl de medewerkers hun uren uit de nacalculatie verantwoorden in de projectadministratie.

Het doorsluizen van verzuimmeldingen naar de nacalculatie verloopt volledig automatisch. Bij verzuim boekt Profit op elke werkdag een nacalculatieregel.

Lees hier meer.

4. Verlofrecht o.b.v.

nacalculatie



(optioneel)

Voor medewerkers met onregelmatige werktijden echter, kan Profit het perioderecht bepalen op basis van het aantal geboekte uren in de nacalculatie.

Profit bepaalt het perioderecht per verlofsoort op basis van het rooster (HRM) of de nacalculatie (projecten). Dit is afhankelijk van de instellingen van de verlofsoort. Als in de organisatie beide methoden voorkomen, moet je aparte arbeidsvoorwaarden gebruiken.

Lees hier meer.


5. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Urensoort

De urensoort is een verdichting van de werksoorten, waarbij je eventueel looncomponenten kunt koppelen.

Voer deze handmatig op.

2. Werksoort

Een werksoort voor de registratie van verlof, verzuim, of bezoek tandarts,dokter.

Voer deze handmatig op.

3. Project

Projecten worden gebruikt om de verlof en verzuimregels te registreren.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Sluitingsdagentabel

Data

De Nederlandse feestdagen zijn al toegevoegd voor een aantal jaren.  

Urensoort verzuim

Data

De urensoort Z van ziek is aangemaakt.

Werksoort verzuim

Data

De werksoort VZ is aangemaakt voor Verzuim

Project

Data

Het Project VV is aangemaak voor registratie van verlof en verzuimuren.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?