Hoe koppel je de inkoopfactuur?
Bij het matchen van de E-factuur zijn er een aantal stappen die je kunt doorlopen. Allereerst moet de juiste administratie worden gevonden. Daarna moet je de juiste crediteur vinden. Om te bepalen of de regels van de inkoopfactuur juist zijn heb je twee mogelijkheden. Als het gaat om voorraadhoudende artikelen dat heb je de mogelijkheid om de inkoopfactuur te confronteren met de goederenontvangst. Gaat het om een factuur van kosten dan wil je de factuur matchen met vastgelegde verplichting.
Indien je een vrije machtingsregel gebruikt, kun je daar naast de itemcode ook het project opgeven, als dat gewenst is.
Maak meerdere inkooprelatieprofielen aan zodat je onderscheid kunt maken tussen een leverancier van de handelsgoederen en een leverancier van de interne kosten.
Binnen het profiel kun je de afhandeling van de inkooporder en het maken van een verplichting regelen.
Of de verplichting ook geblokkeerd voor betaling moet worden hangt af van je werkwijze.
Lees hier meer.
Het verschil valt wel of niet binnen de ingestelde marge.
Je gaat er vanuit dat de leverancier de juiste hoeveelheden levert, maar de praktijk is anders. Daarom wil je naast het bedrag ook de geleverde aantallen controleren en matchen met de inkoopfactuur.
Afhankelijk van de volgorde van administratieve verwerking is het proces anders.
Deze functionaliteit moet je eerst activeren.
(optioneel)
Als de verplichting en de inkoopfactuur niet overeenkomen zal alsnog de factuur via de workflow inkoopfactuur goedgekeurd moeten worden alvorens de betaling gedaan kan worden.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Confrontatie | Deze functionaliteit kun je alleen gebruiken als je deze eerst activeert. | Lees hier hoe je dat doet. |
2. Inkooprelatie/crediteur | Voor de betaling aan een inkooprelatie heb je in ieder geval ook het bankrekeningnummer van de crediteur nodig. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur. |
3. Bankrekening | Er is minimaal één bankrekening nodig om crediteuren te betalen. | Doorloop het proces in een testomgeving en zorg daarbij dat het betaalbestand wordt aangemaakt en ingelezen in de banksoftware. |