Matching

Hoe koppel je de inkoopfactuur?



Introductie


Bij het matchen van de e-factuur zijn er een aantal stappen die je kunt doorlopen. Allereerst moet de juiste administratie worden gevonden. Daarna moet je de juiste crediteur vinden. Om te bepalen of de regels van de inkoopfactuur juist zijn heb je twee mogelijkheden. Als het gaat om voorraadhoudende artikelen dat heb je de mogelijkheid om de inkoopfactuur te confronteren met de goederenontvangst. Gaat het om een factuur van kosten dan wil je de factuur matchen met vastgelegde verplichting. 


Voordelen:

  • Accordering van de factuur niet meer nodig
  • Proces volledig digitaal
  • Saldo van de openstaande verplichtingen is het totaal nog te verwachten facturen.


Voorbereiding


Binnen het standaard inkooprelatieprofiel wordt er van elke inkooporder een verplichting aangemaakt. Door het goedkeuren bij de bestelling op te nemen is het goedkeuren van de inkoopfactuur alleen nodig als er geen verplichting is of de factuur wijkt af van de verplichting.

Tip van de consultant


Maak meerdere inkooprelatieprofielen aan zodat je onderscheid kunt maken tussen een leverancier van de handelsgoederen en een leverancier van de interne kosten.


Welke functionaliteit krijg je in


Profit


  • Confrontatie


InSite


  • Mijn aanvragen
  • Mijn taken


Wat richt je in.

1. Inkooprelatieprofiel



Binnen het profiel kun je de afhandeling van de inkooporder en het maken van een verplicht regelen.

Of de verplichting ook geblokkeerd voor betaling moet worden hangt af van je werkwijze.

Lees hier meer.


2. Verplichting



Het verschil valt wel of niet binnen de ingestelde marge. 

3.Confrontatie



Je gaat er vanuit dat de leverancier de juiste hoeveelheden levert, maar de praktijk is anders. Daarom wil je naast het bedrag ook de geleverde aantallen controleren en matchen met de inkoopfactuur.

Afhankelijk van de volgorde van administratieve verwerking is het proces anders.

Deze functionaliteit moet je eerst activeren.


4. Workflow inkoopfactuur


(optioneel)

Als de verplichting en de inkoopfactuur niet overeenkomen zal alsnog de factuur via de workflow inkoopfactuur  goedgekeurd moeten worden alvorens de betaling gedaan kan worden. 

6. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Confrontatie

Deze functionaliteit kun je alleen gebruiken als je deze eerst activeert.

Lees hier hoe je dat doet.

2. Inkooprelatie/crediteur

Voor de betaling aan een inkooprelatie heb je in ieder geval ook het bankrekeningnummer van de crediteur nodig. 

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur.

3. Bankrekening

Er is minimaal één bankrekening nodig om crediteuren te betalen.

Doorloop het proces in een testomgeving en zorg daarbij dat het betaalbestand wordt aangemaakt en ingelezen in de banksoftware.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?