Medewerkerautorisatie op teamrol

Rechten toekennen via projecten.

Introductie

 

In projectgedreven organisaties bestaat de behoefte om autorisatie op medewerker af te leiden aan de hand van een rol die teamleden kunnen hebben in een project. Op deze manier kun je bepaalde rechten toe kennen aan medewerkers gedurende een project.

Daarnaast kun je deze functionaliteit gebruiken voor een zogeheten “matrixmanager”. Deze manager is dan niet de hiërarchische leidinggevende, maar via de projecten waar hij/zij projectleider is. Op deze manier krijgt de matrixmanager ook rechten op de medewerkers van het projectteam. Zo kan je over afdelingen heen (project)leidinggevende zijn.

Je stelt per project in dat de projectleider de leidinggevende van teamleden is en krijgt daarmee medewerkerautorisatie op de teamleden die op het project worden aangesteld voor de looptijd van het project.

Het instellen van de projectleidingevende en de teamleden doe je via InSite waardoor dit geborgd wordt via de workflow. Dus op moment van aanmaken van een project kan een projectleider gekozen worden, die ook leidinggevende wordt van de teamleden. Voordat deze definitief is, kan dit eerst beoordeeld worden door management of directie. 

Deze functionaliteit moet je eerst activeren.

Voordelen:

  • Een project aanmaken met medewerkerautorisatie voor de betreffende projectleider.
  • Automatisch extra rechten toe kennen aan medewerkers met een bepaalde rol in een project.
  • Per teamlid kunnen bepalen of de autorisatie van toepassing is of niet.
  • Declaraties op projecten goed laten keuren via de workflow door de projectleider.
  • Autorisaties/rechten gelden alleen gedurende looptijd van het project.

 

 

AFAS Open 2020

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Workflow project
    Controleer of de workflow al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting. 
  2. Workflow teamlid project
    Controleer of de workflow al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting. 
  3. Teamrol
    Bedenk welke teamrol(len) in aanmerking komen voor de projectleidinggevende.

Tip van de consultant


Projectleider als projectleidinggevende kenmerken is een vinkje op het project. Als je dit goed wilt laten keuren, gebruik je hiervoor de workflow Project. Dit loopt dus niet via de workflow beoordelen teamlid.

Per project is maximaal één projectleidinggevende mogelijk. Er kan dus maximaal één medewerker binnen het team zijn, die ook leidinggevende is. Deze medewerker heeft altijd de teamrol ‘interne projectleider’. 

Wat richt je in.

1. Activering


 

De activering Medewerkerautorisatie op basis van teamrol is optioneel en deze moet aan staan om met medewerkerautorisatie via projecten te kunnen werken.

Lees hier meer.

2. Autorisatiefilter medewerker


 

Na activering wordt aan het autorisatiefilter voor medewerkers het veld projectleidinggevende toegevoegd.

Om een projectleider medewerker rechten te geven moet je het autorisatiefilter uitbreiden met filter op Projectleidinggevende = [medewerker]. 

  • Geef de betreffende gebruikersgroep rechten op dit filter.
  • Selectie uitbreiden als deze gebruikersgroep gekoppeld is aan een selectie.
  • Regel de InSite autorisatie. Het liefst is de autorisatierol voor InSite gekoppeld aan de gebruikersgroep in Profit Windows. Bijvoorbeeld de standaard meegeleverde groep Management.

Lees hier meer.

3. Projectleider is projectleidinggevende


 

Op het project maak je de interne projectleider van een project 'projectleidinggevende' door 'projectleider is leidinggevende' aan te vinken. De projectleidinggevende krijgt de autorisatie op alle HRM-processen voor wat betreft de teamleden voor de looptijd van het project.

Koppel aan het projectprofiel de workflow project zodat dit geborgd wordt via de workflow en eerst beoordeeld wordt voordat de rechten worden uitgedeeld. 

Om te voorkomen dat een projectleider zonder beoordeling ineens rechten krijgt op medewerkers, wordt bij wijzigen van het veld ‘projectleider is leidinggevende’ voor elk teamlid een workflow ‘beoordelen teamlid’ gestart. 

Lees hier meer.

4. Workflow project


 

Een nieuw project kun je aanmaken via de workflow. Pas na akkoord is het nieuwe project aangemaakt.

De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Project (Profit)

In het projectprofiel koppel je de workflow. Het profiel en de workflow voor het aanmaken hiervan op InSite moet je inrichten.

Lees hier meer.

5. Teamrol


 

Op een project kunnen teamleden geplaatst worden met een teamrol. Bepaal per teamrol of de projectleider autorisatie krijgt op de medewerker. Je vinkt hiervoor bij de betreffende teamrol(len) het veld Projectleider is leidinggevende van medewerkers met deze teamrol aan. 

Daarnaast wordt de tabel ‘actuele project medewerker autorisatie’ automatisch bijgewerkt met de actuele staat van combinatie medewerker, projectleidinggevende op basis van de tabel teamleden op het moment van:

  • aanpassen teamrol
  • aanpassen en aanmaken teamlid
  • wijzigen van 'projectleider is leidinggevende' op project
  • vernieuwen actuele gegevens

Lees hier meer.

6. Teamlid


 

Bij het toevoegen van een team voeg je teamleden toe. Ook het teamlid bevat de instelling 'Projectleider is leidinggevende van teamlid'. Bij het toevoegen van een teamlid aan het project wordt deze instelling overgenomen van de teamrol. Je kunt hier op het niveau van teamlid van afwijken. 

Je gebruikt voor het toevoegen van teamleden in InSite een workflow, zodat dit eerst beoordeeld wordt.

7. Workflow teamlid project


 

Voor het toevoegen van een teamlid in InSite kun je een workflow gebruiken, zodat deze eerst beoordeeld wordt.

De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Teamlid project (Profit)

Om het veld 'Projectleider is leidinggevende van teamleden' op projecten te kunnen aanzetten moet deze workflow zijn ingericht.

In het profiel Aanmaken teamlid koppel je de workflow. Het profiel en de workflow voor het aanmaken hiervan op InSite moet je inrichten.

 

8. Workflow bestemming 


 

(optioneel)

Je kunt de projectleidinggevende als taakbestemming selecteren in een workflow om een workflowtaak toe te wijzen.

Standaard beschik je over drie teamrollen die je als taakbestemming voor een workflow kunt selecteren: Externe projectleider, Interne projectleider en Teamlid. Na de activering van medewerkerautorisatie op basis van teamrol beschik je ook over: 

  • Projectleidinggevende – bestemming dossieritem  
  • Projectleidinggevende – instuurder 
  • Projectleidinggevende – verantwoordelijke 
  • Projectleidinggevende en vervangers – bestemming dossieritem  
  • Projectleidinggevende en vervangers – instuurder 
  • Projectleidinggevende en vervangers – verantwoordelijke 

 

9. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Project

Op het project stel je in om de projectleidinggevende autorisatie te geven. Hiervoor vink je het veld Projectleider is leidinggevende van teamleden aan op de projecten. Dit veld staat standaard uit.

Maak dit handmatig aan.

2. Team

Bepaal per teamrol of de projectleider autorisatie krijgt op de medewerker. 

Maak dit handmatig aan.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

 

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Projectportal

Inrichting

Voor de Projecten is er een portal ingericht in InSite.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?