Digitaal alles bij de hand.
Het digitale dossier kun je per medewerker bijhouden. Het dossier kan bestaan uit brieven en notities, maar ook salarisstroken en jaaropgaven. Daarnaast zal het dossier ook gebruikt worden voor verzuim communicatie met het UWV. Ook de door de medewerker zelf aangebrachte wijzigingen in adres, rekeningnummer en familie worden in het dossier opgeslagen en via de betreffende workflow afgehandeld door personeelszaken. Deze zogenaamde muterende workflows kom je ook tegen voor roosterwijziging, salariswijziging, functiewijziging, overplaatsing en contractwijzigingen.
Dossieritems raadplegen en vastleggen | Persoonsdocumenten |
Zet bij het type dossier het vinkje vertrouwelijk aan, zodat niet iedereen toegang heeft tot deze gegevens.
Zorg ervoor dat er een medewerker de rol van personeelsadministratie heeft, zodat de mutaties van bankrekening, adres en familie worden goedgekeurd.
Verstrek de loonstroken in het dossier van de medewerker. Hierdoor kan deze zelf de gegevens keer op keer opvragen.
Verstrek de jaaropgave in het dossier van de medewerker. Hierdoor kan deze zelf de gegevens keer op keer opvragen.
(optioneel)
Binnen de template worden twee meest gebruikte type dossieritems meegeleverd, namelijk:
Controleer de kenmerkcombinaties en voeg daar ontbrekende gegevens aan toe.
(optioneel)
Binnen jullie organisatie is het gebruikelijk dat alle medewerkers beschikken over een verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze kun je bij het onboarden toevoegen.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Medewerkers | Als je wilt werken met medewerkersdossiers, dan zul je in ieder geval de stamgegevens van de medewerkers moeten hebben. | Voer ze met de hand op of bij grote aantallen is een import beschikbaar. |
2. Type dossier | Naast de standaard meegeleverde dossieritems is het toevoegen van een nieuwe type ook mogelijk. | Voeg dit toe in samenwerking met de de CRM beheerder. Denk daarbij met name aan het vinkje vertrouwelijk! |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Arbeidsvoorwaarden | dossier | Alle uitgaande post t.b.v. arbeidsvoorwaarden |
Personalia | dossier | Alle documenten die je bij de sollicitatie of bij het onboarden digitaal wil vastleggen. |