Medewerkerdossier

Digitaal alles bij de hand.



Introductie


Het digitale dossier kun je per medewerker bijhouden. Het dossier kan bestaan uit brieven en notities, maar ook salarisstroken en jaaropgaves. Daarnaast zal het dossier ook gebruikt worden voor verzuim communicatie met het UWV. Ook de door de medewerker zelf aangebrachte wijzigingen in adres, rekeningnummer en familie worden in het dossier opgeslagen en via de betreffende workflow afgehandeld door personeelszaken. Deze zogenaamde muterende workflows kom je ook tegen voor roosterwijziging, salariswijziging, functiewijziging, overplaatsing en contract wijzigingen.


Voordelen:

  • Toegankelijk voor de medewerker en de manager.
  • Loonstroken en jaaropgave zijn in AFAS pocket zichtbaar.
  • Volledig digitaal.


Dossieritems raadplegen

Persoonsdocumenten


Voorbereiding


  • Bedenk wat je nu allemaal in de dossierkast hebt staan in het medewerkersdossier, dat kan ook digitaal.
  • Zorg dat elke medewerker ook toegang heeft tot zijn of haar eigen dossier.

Tip van de consultant


Zet bij het type dossier het vinkje vertrouwelijk aan, zodat niet iedereen toegang heeft tot deze gegevens.


Welke functionaliteit krijg je in


AFAS pocket


  • Loonstroken


InSite


  • Mijn InSite





Wat richt je in.

1. Autorisatie



Zorg ervoor dat er een medewerker de rol van personeelsadministratie heeft, zodat de mutaties van bankrekening, adres en familie worden goedgekeurd.

2. Loonstrook



Verstrek de loonstroken in het dossier van de medewerker. Hierdoor kan deze zelf de gegevens keer op keer opvragen.

3. Jaaropgave



Verstrek de jaaropgave in het dossier van de medewerker. Hierdoor kan deze zelf de gegevens keer op keer opvragen.

4.Digitaal dossier




(optioneel)

Binnen de template worden twee meest gebruikte type dossieritems meegeleverd, namelijk:

  • Dossier - Arbeidsvoorwaarden
  • Dossier - Personalia

Controleer de kenmerkcombinaties en voeg daar ontbrekende gegevens aan toe. 

5.Verklaring omtrent gedrag



(optioneel)

Binnen jullie organisatie is het gebruikelijk dat alle medewerkers beschikken over een verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze kun je bij indienst melden toevoegen. 


6. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Medewerkers

Als je wilt werken met medewerker dossiers, dan zul je in ieder geval de stamgegevens van de medewerkers moeten hebben.

Voer ze met de hand op of bij grote aantallen is een import beschikbaar.

2. Type dossier

Naast de standaard meegeleverde dossieritems is het toevoegen van een nieuwe type ook mogelijk.

Voeg dit toe in samenwerking met de de crm beheerder. Denk daarbij met namen aan het vinkje vertrouwelijk!

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Arbeidsvoorwaarden

dossier

Alle uitgaande post t.b.v. arbeidsvoorwaarden

Personalia

dossier

Alle documenten die je bij de sollicitatie of bij indienst digitaal wil vastleggen.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?