Laat je klanten altijd en overal alle HR- en payroll administratie zaken online regelen.
Met Payroll Cloud is het mogelijk om je klanten zelf via In- of OutSite het Payroll proces te laten invoeren. Ze voeren zelf mutaties in zoals loonmutaties, maar ook in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties. Hierdoor heb je meer tijd om je bezig te houden met andere belangrijke zaken, zoals controles uitvoeren en het adviseren van je klanten.
Payroll Cloud is geïntegreerd in de bestaande Accountancyportal. Hierdoor kan de accountant al zijn diensten taakgericht en procesmatig afwikkelen.
Voor de implementatie van Payroll Cloud zijn een aantal handige importsjablonen beschikbaar. Raadpleeg het onderdeel Conversie op deze pagina.
Inrichting | Voor de accountant | Voor de klant van de accountant |
Wij raden je aan om in te richten dat je de loonstroken/jaaropgave uitgesteld verstrekt. Hiermee regel je dat de betaling van het salaris en de verstrekking van de loonstrook gelijk loopt.
Naast de beschreven workflows op deze pagina kun je ook andere dossieritems insturen, zoals bijvoorbeeld Rooster wijzigen.
Als je beschikt over een licentie voor Payroll Cloud moet je de functionaliteit nog activeren.
Let op:
Deze activering kan achteraf niet meer uitgezet worden.
Na het activeren moet je de autorisatie nog regelen.
Lees hier meer.
Bij de eigenschappen van de werkgever is een aantal velden van belang:
Op het tabblad Payroll Cloud geef je aan dat de werkgever een Payroll Cloud werkgever is. Verder geef je aan of je de loonaangifte direct wil accorderen of dat je klant deze eerst moet accorderen via OutSite.
Op het tabblad Rapportenset selecteer je de rapportensets.
Op het tabblad Loonstrook/jaaropgave selecteer je bij Verstrekkingsmoment de optie "Automatisch uitgesteld in wachtrij" volgens instelling.
Op het tabblad Betaling vink je het veld Betaalbestanden direct aanmaken na accorderen aan. Na het accorderen van een periode wordt dan een betaalbestand aangemaakt die de gebruiker via de workflow kan downloaden.
Lees hier meer...
Bij het salarisverwerkingsplan geef je aan hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden. Hierdoor kan je de loonstroken verstrekken op het moment dat het salaris daadwerkelijk is uitbetaald.
Lees hier meer...
Je beschikt standaard over 3 vaste en 10 vrije autorisatierollen voor OutSite. Op het tabblad OutSite autorisatie in de eigenschappen van de organisatie koppel je deze rollen met de namen 'Vrije rol 1 t/m 10'.
De klant kan in OutSite contactpersonen aanmaken bij de organisatie en deze rollen en de daarbij behorende autorisatie toekennen.
Let op:
Geef in de eigenschappen van de omgeving een duidelijke omschrijving op bij de vrije rollen. Hierdoor zie je in de workflow direct om welke rol het gaat.
Lees hier meer...
Maak van de Payroll Cloud werkgever een verkooprelatie aan, als deze nog niet aanwezig is.
Op het tabblad Accountancy verantw.heden leg je de juiste verantwoordelijkheden vast. Deze verantwoordelijkheden kan je vervolgens toevoegen als bestemmingen in de workflow.
Lees hier meer...
Je beschikt over standaard meegeleverde profielen voor het gebruik van Payroll Cloud.
Speciaal voor Payroll Cloud beschik je over de volgende tags:
Lees hier meer...
Je beschikt over een workflow Medewerker indienst OutSite. Via deze workflow kan een manager medewerkers indienst melden. Verder beschik je over standaard meegeleverde indienstprofielen voor een fulltimer en een oproepkracht.
Als het contract van een medewerker afloopt moet je dit contract opnieuw beoordelen. Je beschikt hiervoor over het dossieritem Beoordelen aflopend contract. Dit proces kan ook gestart worden door middel van een signaal.
Je beschikt over een workflow Medewerker uitdienst OutSite. Via deze workflow kan een manager medewerkers uitdienst melden. Verder beschik je over een standaard meegeleverd uitdienstprofiel.
Om er voor te zorgen dat het verwerken van mutaties goed doorloopt moet voor de Payroll Cloud werkgever de taak Verwerken salaris elke dag worden uitgevoerd.
Hiervoor plan je een taak Payroll Cloud verwerken in.
Lees hier meer...
In Payroll Cloud heb je de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het proces doorloopt dat bij het indienst melden hoort, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:
Lees hier meer...
Voor het digitale dossier bepaal je op welke bestemming je dit wilt vastleggen en of er een workflow gekoppeld moet worden.
Je kunt dossieritems insturen in InSite, OutSite en in Profit. Via de autorisatie regel je de toegang tot het insturen of inzien van de gegevens.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Werkgevers | De werkgever import is doorgaans een complexe import. Vanuit de Importsjablonen voor Payroll Cloud wordt je geholpen om snel en eenvoudig alle relevante gegevens aan te leveren. Binnen de Importsjablonen vind je een Excel bestand voor de Import van de werkgever. Alle grijze cellen hoef je niet aan te leveren, alle rode cellen zijn verplicht om aan te leveren. In de template vind je de importdefinitie "Template - Import Werkgever". Deze definitie is volledig gebaseerd op het Excelbestand vanuit de Importsjablonen. Als deze importdefinitie niet beschikbaar is in je omgeving, dan kun je deze importeren vanuit de Importsjablonen. | Voer deze stap samen met je consultant uit. |
2. Organisatorische eenheden | Voor Payroll Cloud is het van belang dat per werkgever ook een organisatorische eenheid aangemaakt wordt in het organigram. In je omgeving vind je de analyse "Template - Organigram import werkgevers". Vanuit deze analyse kun je een importbestand genereren met alle ontbrekende organisatorische eenheden per werkgever. Als deze analyse ontbreekt in je omgeving, kun je deze importeren vanuit de Importsjablonen. Nadat je het importbestand gegenereerd heb, kun je deze gegevens importeren via de importdefinitie "Template - Import Organigram obv werkgevers". Als deze importdefinitie niet beschikbaar is in je omgeving, dan kun je deze importeren vanuit de Importsjablonen. | Voer deze stap samen met je consultant uit. |
3. Type dossieritems | Controleer welke type dossieritems zichtbaar zijn voor OutSite en of dit terecht is. | Richt het Type dossieritem Vraag stellen klant in zodat klanten via OutSite eenvoudig een vraag kunnen insturen. |
4. Werkgeverdossier | Het beschikbare werkgeverdossier toon alleen dossieritems met de volgende bestemmingen:
|
|
5. Weergave Mijn taken | Voeg de organisatie toe aan de weergave Mijn taken. De loonadministrateur heeft in de weergave ‘Mijn taken’ de mogelijkheid om via de alias ‘Werkgever’ de organisatienaam in de weergave te tonen. Hij kan dan op hoog niveau zien van welke organisatie de mutatie afkomstig is. |
|
6. E-mailadres klant | Controleer of het mailadres van de klant als gebruiker gevuld is. Op dit adres krijgt de gebruiker een notificatie als er een taak klaar staat of output beschikbaar staat om te raadplegen. |
|
7. Medewerkers | De medewerker import is doorgaans een grote import. Vanuit de Importsjablonen voor Payroll Cloud wordt je geholpen om snel en eenvoudig alle relevante gegevens aan te leveren. Binnen de Importsjablonen vind je een Excel bestand voor de Import van medewerkers. Alle grijze cellen hoef je niet aan te leveren, alle rode cellen zijn verplicht om aan te leveren. In de template vind je de importdefinitie "Template - Import Medewerker". Deze is definitie volledig gebaseerd op het Excelbestand vanuit de Importsjablonen. Als deze importdefinitie niet beschikbaar is in je omgeving, dan kun je deze importeren vanuit de Importsjablonen. | Voer deze stap samen met je consultant uit. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
In- en uitdienst | Workflow | Ieder Payroll Cloud proces is workflowgestuurd. Voor de Indienst- en Uitdienst workflows is een eigen OutSite workflow ingericht. De accountant van de klant ziet de in- en uitdienst workflows netjes terug in zijn actielijst in InSite. |
Beoordelen aflopend contract | Workflow | De klant van de accountant die rechten heeft op de vrije rol 1: Manager (Autorisatierollen van de persoon gekoppeld aan de betreffende organisatie), ziet de beoordelen aflopend contract workflow en informeren organisatie netjes terug in de payrollingtakenlijst in OutSite. |
Periode afsluiten | Workflow | De workflow periode afsluiten wordt condioneel afgehandeld als er geen (blokkerende fouten zitten in de salarisvewerking. Bij fouten gaat de taak naar de Loonadministrateur 1 (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie) in InSite. |
Autorisatierollen | Autorisatierollen | De volgende rollen zijn geautoriseerd voor het proces:
|