Payroll Cloud - basisinrichting

Laat je klanten altijd en overal alle HR- en payroll administratie zaken online regelen.



Introductie


Met Payroll Cloud is het mogelijk om je klanten zelf via In- of OutSite het Payroll proces te laten invoeren. Ze voeren zelf mutaties in zoals loonmutaties, maar ook in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties. Hierdoor heb je meer tijd om je bezig te houden met andere belangrijke zaken zoals controles uitvoeren en het adviseren van je klanten.

Payroll Cloud is geïntegreerd in de bestaande Accountancyportal. Hierdoor kan de accountant al zijn diensten taakgericht en procesmatig afwikkelen.


Voordelen:

  • Direct medewerkermutaties verwerken
  • Eenvoudig loonmutaties verwerken
  • Inzicht in de actuele verloningsperiode


Inrichting

Voor de accountant

Voor de klant van de accountant


Voorbereiding


  • Om gebruik te maken van Payroll Cloud heb je een aparte licentie nodig. Om de licentie aan te vragen neem je contact op met je accountmanager of de afdeling Commercie van AFAS.

Tip van de consultant


Wij raden je aan om in te richten dat je de loonstroken/jaaropgave uitgesteld verstrekt. Hiermee regel je dat de betaling van het salaris en de verstrekking van de loonstrook gelijk loopt.

Naast de beschreven workflows op deze pagina kun je ook andere dossieritems insturen, zoals bijvoorbeeld Rooster wijzigen.

Welke functionaliteit krijg je in



OutSite


  • Mutaties vastleggen
  • Periode afsluiten
  • Rapportage raadplegen
  • Loonaangifte klaarzetten



Wat richt je in.

1. Activering



Als je beschikt over een licentie voor Payroll Cloud moet je de functionaliteit nog activeren.


Let op:

Deze activering kan achteraf niet meer uitgezet worden.

Na het activeren moet je de autorisatie nog regelen.

Lees hier meer.


2. Werkgever



 In de eigenschappen van de werkgever is een aantal velden van belang:

Op het tabblad Payroll Cloud geef je aan dat de werkgever een Payroll Cloud werkgever is. Verder geef je aan of je de loonaangifte direct wil accorderen of dat je klant deze eerst moet accorderen via OutSite. 

Op het tabblad Rapportenset selecteer je de rapportensets.

Op het tabblad Loonstrook/jaaropgave selecteer je bij Verstrekkingsmoment de optie Automatisch uitgesteld in wachtrij volgens instelling.

Op het tabblad Betaling vink je het veld Betaalbestanden direct aanmaken na accorderen aan. Na het accorderen van een periode wordt dan een betaalbestand aangemaakt die de gebruiker via de workflow kan downloaden.

Lees hier meer...

3. Salariswerkingsplan



 In het salarisverwerkingsplan geef je aan hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden. Hierdoor kan je de loonstroken verstrekken op het moment dat het salaris daadwerkelijk is uitbetaald.

Lees hier meer...


4. OutSite autorisatie



 Je beschikt standaard over 3 vaste en 3 vrije autorisatierollen voor OutSite. Op het tabblad OutSite autorisatie in de eigenschappen van de organisatie koppel je deze rollen met de namen 'Vrije rol 1 t/m 3'.

De klant kan in OutSite contactpersonen aanmaken bij de organisatie en deze rollen en de daarbijbehorende autorisatie toekennen. 


Let op:

Geef in de eigenschappen van de omgeving een duidelijke omschrijving in bij Vrije rol 1, Vrije rol 2 en Vrije rol 3. Hierdoor zie je in de workflow direct om welke rol het gaat.

Lees hier meer...

5. Verkooprelatie



Maak van de Payroll Cloud werkgever een verkooprelatie aan, als deze nog niet aanwezig is.

Op het tabblad Accountancy verantw.heden leg je de juiste verantwoordelijkheden vast. Deze verantwoordelijkheden kan je vervolgens toevoegen als bestemmingen in de workflow.

Lees hier meer...

6. Profielen



 Je beschikt over standaard meegeleverde profielen voor het gebruik van Payroll Cloud.

Speciaal voor Payroll Cloud beschik je over de volgende tags:

  • [werkgever OutSite] deze levert de werkgeverscode op
  • [Cao OutSite] deze levert de niet-geblokkeerde cao op
  • [Arbeidsvoorwaarde OutSite] deze levert de niet-geblokkeerde arbeidsvoorwaarde op.
  • [Periodetabel overnemen] 
    Deze tag zorgt ervoor dat de periodetabel wordt opgehaald die is ingesteld bij Periodetabel in eigenschappen van de werkgever op het tabblad Voorkeurwaarde HRM.
    Deze tag zorgt ervoor dat de periodetabel wordt opgehaald die is ingesteld bij de werkgever.

Lees hier meer...

7. Indienst




 Je beschikt over een workflow Medewerker indienst OutSite. Via deze workflow kan een manager medewerkers indienst melden. Verder beschik je over standaard meegeleverde indienstprofielen voor een fulltimer en een oproepkracht.


 

8. Beoordelen aflopend

contract



Als het contract van een medewerker afloopt moet je dit contract opnieuw beoordelen. Je beschikt hiervoor over het dossieritem Beoordelen aflopend contract. Dit proces kan ook gestart worden door middel van een signaal.


9. Uitdienst




 Je beschikt over een workflow Medewerker uitdienst OutSite. Via deze workflow kan een manager medewerkers uitdienst melden. Verder beschik je over een  standaard meegeleverd uitdienstprofiel.


10. Taakplanner




Om er voor te zorgen dat het verwerken van mutaties goed doorloopt moet voor de Payroll Cloud werkgever de taak Verwerken salaris elke dag worden uitgevoerd.

Hiervoor plan je een taak Payroll Cloud verwerken in.

Lees hier meer...


11. Payroll Cloud ESS




In Payroll Cloud heb je de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het proces doorloopt dat bij het indienst melden hoort, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:

  • Loonstroken bekijken
  • Verlof en/of verzuim boeken
  • Digitaal ondertekenen
  • Eigen gegevens wijzigen

Lees hier meer...

12. Payroll Cloud Dossier



Voor het digitale dossier bepaal je op welke bestemming je dit wilt vastleggen en of er een workflow gekoppeld moet worden. 

Je kunt dossieritems insturen in InSite, OutSite en in Profit. Via de autorisatie regel je de toegang tot het insturen of inzien van de gegevens.



12. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.


Wat



Beschrijving



Advies



1. Type dossieritems

Controleer welke type dossieritems zichtbaar zijn voor OutSite en of dit terecht is. 

Richt het Type dossieritem Vraag stellen klant in zodat klanten via OutSite eenvoudig een vraag kunnen insturen.

2. Werkgeverdossier

Het beschikbare werkgeverdossier toon alleen dossieritems met de volgende bestemmingen:

  • Werkgever
  • Werkgever + contact
  • Werkgever + salarisverwerkingsplan


3. Weergave Mijn taken

Voeg de organisatie toe aan de weergave Mijn taken. De loonadministrateur heeft in de weergave ‘Mijn taken’ de mogelijkheid om via de alias ‘Werkgever’ de organisatienaam in de weergave te tonen. Hij kan dan op hoog niveau zien van welke organisatie de mutatie afkomstig is.


4. E-mailadres klant

Controleer of het mailadres van de klant als gebruiker gevuld is. Op dit adres krijgt de gebruiker een notificatie als er een taak klaar staat of output beschikbaar staat om te raadplegen.



Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



In- en uitdienst

Workflow

Ieder Payroll Cloud proces is workflowgestuurd. Voor de Indienst- en Uitdienst workflows is een eigen OutSite workflow ingericht. De accountant van de klant ziet de in- en uitdienst workflows netjes terug in zijn actielijst in InSite.

Beoordelen aflopend contract

Workflow

De klant van de accountant die rechten heeft op de vrije rol 1: Manager (Autorisatierollen van de persoon gekoppeld aan de betreffende organisatie), ziet de beoordelen aflopend contract workflow en informeren organisatie netjes terug in de payrollingtakenlijst in OutSite. 

Periode afsluiten

Workflow

De workflow periode afsluiten wordt condioneel afgehandeld als er geen (blokkerende fouten zitten in de salarisvewerking. Bij fouten gaat de taak naar de Loonadministrateur 1 (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie) in InSite.

Autorisatierollen

Autorisatierollen

De volgende rollen zijn geautoriseerd voor het proces:

  • Beheerder accountancyportal (Autorisatierol van de persoon binnen de organisatie)  
  • Accountant (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie)
  • Loonadministrateur 1 (Accountancy verantw.heden van de verkooprelatie)
  • Salarisadministrateur (Vrije rol 1 binnen de organisatie)
  • Personeelsadministrateur (Vrije rol 2 binnen de organisatie) 
  • Manager (Vrije rol 3 binnen de organisatie) 


Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?