Een gestroomlijnd proces.

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

1. Workflows
   Bepaal welke mutaties je kunt automatiseren door Payroll Workflows. 
2. Soort mutatie
   Bepaal de soort mutatie: Vaste loonmutatie of Variabele loonmutatie.
3. Aanleversjabloon
   Gebruik het aanleversjabloon ter voorbereiding van de consultancydagen.

Tip van de consultant

Geef je vrije veld die gekoppeld wordt aan de parameter een duidelijke en begrijpelijke omschrijving. Dit is de veldomschrijving die de medewerker ziet in InSite.

Zorg dat het veldtype van het vrije veld overeenkomt met de parameter die gemuteerd gaat worden. Denk aan bedrag (met decimalen), een aantal of een Ja/Nee veld.

In de cao op het tabblad Parameter wordt in de weergave Parameters (profielvelden) de gekoppelde profielvelden getoond per parameter.

Wat richt je in.

1. Vrij veld toevoegen

Voor elke parameter maak je een vrij veld aan. Voordat je een vrij veld aan kunt maken kies je eerst wat voor type mutatie je gaat aanmaken.
Je kunt kiezen uit 2 soorten:

Mutatie looncomponent 
Voor de vaste loonmutaties. Een mutatie die meerdere perioden geldig is.

Mutatie medewerker/loonmutatie
Voor variabele loonmutaties. Een mutatie die onregelmatig is of elke periode anders kan zijn.

Lees hier meer.

Let op:

Zorg dat de decimalen in je vrije veld overeenkomen met de decimalen in de parameter die je hieraan koppelt.

2. Parameter koppelen

Je koppelt vervolgens dit vrije veld aan het veld Profielveld in de eigenschappen van de parameter van de looncomponent.

Lees hier meer.

Let op:

Bij vaste loonmutatie vink je het veld Mutaties bij medewerker toestaan aan. 
Bij variabele loonmutaties vink je het veld Mutaties via boekingsprogramma toestaan aan.

3. Context

Je legt de veldinstellingen van het profiel vast in de context. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite.

De veldinstellingen bepalen het gedrag van velden, bijvoorbeeld of een veld verplicht is, zichtbaar is of een voorkeurwaarde heeft.

Je bepaalt hier welke velden de medewerker moet invullen in de aanvraag.

Je maakt eerst een context aan en koppel deze dan aan het profiel.

Lees hier meer.

4. Profiel

In het profiel richt je vervolgens het profielveld verder in. Door het gebruik van profielen kun je het aanmaken en beoordelen automatiseren.

Per mutatie maak je een Loonmutatie profiel aan. Je koppelt hier de workflow, het beoordelingsprofiel, het soort loonmutatieprofiel en de context.

De 2 soorten loonmutatie profielen zijn:
Mdw./vaste loonmutatie
Mdw./variabele loonmutatie

Zet altijd de proefberekening aan. Zo kan de medewerker tijdens de aanvraag in InSite zien wat de gevolgen zijn van de mutatie.

Let op:

1. Zorg dat het veld Type gevuld is met de waarde Loonmutatie.

2. De keuze die je maakt bij Loonmutaties via profiel moet overeenkomen met de gemaakte keuze bij het aanmaken van het vrije veld. Deze moet gelijk zijn.

Lees hier meer.

5. Payroll Workflows in InSite

Voordat je de mutatie kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de opmaak van de pagina's, de activering van de type pagina Medewerker loonmutaties en de autorisatie van de type pagina Medewerker loonmutatie voor het aanmaken en beoordelen van de workflow Loonmutatie.

Let op:

Denk bij het opmaken van de pagina aan de twee onderdelen: vaste en variabele loonmutaties. Deze worden beide standaard getoond op de pagina. Verwijder wat overbodig is.

6. Conditionele Controle

(optioneel)

Je verhoogt de kwaliteit van de mutaties door conditionele controles in te bouwen.

Lees hier meer.

7. Conditie

(optioneel)

Je dwingt een correcte beoordelingsroute af door te werken met condities. 

Lees hier meer.