Payroll Workflows

Een gestroomlijnd proces.

Introductie

 

Met Payroll Workflows voer je de payrollprocessen feilloos en zo efficiënt mogelijk uit. 
Je kunt vaste en variabele loonmutaties door de medewerker laten vastleggen in InSite. Je legt hierdoor de verantwoordelijkheid in de lijn, de gegevens worden bij de bron vastgelegd en je hebt een betere audittrail. 
Je verhoogt de kwaliteit van de mutaties door conditionele controles in te bouwen en je dwingt een correcte beoordelingsroute af door te werken met condities. 

Hierdoor heb je minder administratieve handelingen en kun je bezig zijn met uitzonderingen, de controle van de salarisverwerking en verbeteringen doorvoeren.

We kennen 2 soorten mutaties:
Vaste loonmutatie | Een mutatie die meerder perioden geldig is.
Variabele loonmutatie | Een mutatie die onregelmatig is of elke periode anders kan zijn.

 

Voordelen:

  • Minder administratieve handelingen.
  • Medewerker legt zelf de mutaties vast.
  • Vier-ogen principe mogelijk.
  • Meer tijd voor controle van de salarisverwerking.
  • De kwaliteit van de mutaties wordt verhoogd door de mogelijkheid van conditionele controles.

 

 

Payroll Workflows

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
 

  1. Workflows
    Bepaal welke mutaties je kunt automatiseren door Payroll Workflows. 
  2. Soort mutatie
    Bepaal de soort mutatie: Vaste loonmutatie of Variabele loonmutatie.

Tip van de consultant



Geef je vrije veld die gekoppeld wordt aan de parameter een duidelijke en begrijpelijke omschrijving. Dit is de veldomschrijving die de medewerker ziet in InSite.

Zorg dat het veldtype van het vrije veld overeenkomt met de parameter die gemuteerd gaat worden. Denk aan bedrag (met decimalen), een aantal of een Ja/Nee veld.

In de cao op het tabblad Parameter wordt in de weergave Parameters (profielvelden) de gekoppelde profielvelden getoond per parameter.

Welke functionaliteit krijg je in

InSite


  • Mijn (payroll) mutaties

Wat richt je in.

1. Vrij veld toevoegen


 


Voor elke parameter maak je een vrij veld aan. Voordat je een vrij veld aan kunt maken kies je eerst wat voor type mutatie je gaat aanmaken.
Je kunt kiezen uit 2 soorten:

Mutatie looncomponent 
Voor de vaste loonmutaties. Een mutatie die meerdere perioden geldig is.

Mutatie medewerker/loonmutatie
Voor variabele loonmutaties. Een mutatie die onregelmatig is of elke periode anders kan zijn.

Lees hier meer.


Let op:

Zorg dat de decimalen in je vrije veld overeenkomen met de decimalen in de parameter die je hieraan koppelt.

2. Parameter koppelen


 


Je koppelt vervolgens dit vrije veld aan het veld Profielveld in de eigenschappen van de parameter van de looncomponent.

Lees hier meer.


Let op:

Bij vaste loonmutatie vink je het veld Mutaties bij medewerker toestaan aan
Bij variabele loonmutaties vink je het veld Mutaties via boekingsprogramma toestaan aan.

 

3. Context


 


Je legt de veldinstellingen van het profiel vast in de context. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite.

De veldinstellingen bepalen het gedrag van velden, bijvoorbeeld of een veld verplicht is, zichtbaar is of een voorkeurwaarde heeft.

Je bepaalt hier welke velden de medewerker moet invullen in de aanvraag.

Je maakt eerst een context aan en koppel deze dan aan het profiel.

Lees hier meer.

4. Profiel

 


 


In het profiel richt je vervolgens het profielveld verder in. Door het gebruik van profielen kun je het aanmaken en beoordelen automatiseren.

Per mutatie maak je een Loonmutatie profiel aan. Je koppelt hier de workflow, het beoordelingsprofiel, het soort loonmutatieprofiel en de context.

De 2 soorten loonmutatie profielen zijn:
Mdw./vaste loonmutatie
Mdw./variabele loonmutatie

Zet altijd de proefberekening aan. Zo kan de medewerker tijdens de aanvraag in InSite zien wat de gevolgen zijn van de mutatie.


Let op:

1. Zorg dat het veld Type gevuld is met de waarde Loonmutatie.

2. De keuze die je maakt bij Loonmutaties via profiel moet overeenkomen met de gemaakte keuze bij het aanmaken van het vrije veld. Deze moet gelijk zijn.

Lees hier meer.

5. Payroll Workflows in InSite


 


Voordat je de mutatie kunt boeken in InSite richt je nog een aantal belangrijke zaken in. Denk aan de opmaak van de pagina's, de activering van de type pagina Medewerker loonmutaties en de autorisatie van de type pagina Medewerker loonmutatie voor het aanmaken en beoordelen van de workflow Loonmutatie.


Let op:

Denk bij het opmaken van de pagina aan de twee onderdelen: vaste en variabele loonmutaties. Deze worden beide standaard getoond op de pagina. Verwijder wat overbodig is.

 

 

 

6. Conditionele Controle

 


 


(optioneel)

Je verhoogt de kwaliteit van de mutaties door conditionele controles in te bouwen.

Lees hier meer.

7. Conditie


 


(optioneel)

Je dwingt een correcte beoordelingsroute af door te werken met condities

Lees hier meer.

8. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

 

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Vrij velden

Inrichting

In de template worden standaard onderstaande mutaties volledig ingericht meegeleverd.

 

Mutatie looncomponent

Personeelsvereniging

 

Mutatie medewerker/loonmutatie 

Bonus

Verlof uren kopen

Verlof uren verkopen

Uren onbet. Verlof

Gekoppelde parameters

Inrichting

In de cao op het tabblad Parameter wordt in de weergave Parameters (profielvelden) de gekoppelde profielvelden getoond per parameter.

Profielen & Contexten & Workflow

Inrichting

Standaard worden er beoordeel aan aanmaak pagina's meegeleverd, verschillende workflows van het type dossier Loonmutatie (Profit) en de contexten.

 

Aanmaken loonmutaties 

Personeelsvereniging 

Toekennen Bonus 

Onbetaald verlof opnemen

 

Beoordelen

Beoordelen loonmutaties

Beoordelen onbetaald verlof

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?