Overlopende posten boeken en tegen boeken.
Het belangrijkste kenmerk van een periode afsluiten is toch wel het boeken van overlopende posten. Daarbij kun je direct aangeven of deze in de volgende periode weer moet worden tegengeboekt. Maar er is veel meer te doen rondom de afsluiting. Je wilt een aantal vaste controles uitvoeren en taken door verschillende afdelingen laten uitvoeren. Uiteraard moeten er verschillende zaken in het dossier worden vastgelegd. Om alle taken zo goed mogelijk te faciliteren wordt er gebruik gemaakt van de finance auditor, het draaiboek en overlopende posten. Na het genereren van de periodeafsluiting zijn op de verschillende tabbladen de diverse onderdelen zichtbaar. Bij het afsluiten van de periodeafsluiting wordt voor de betreffende administratie de betreffende periode geblokkeerd.
Binnen de inrichting maak je eerste een periodeafsluitingsplan aan, die je vervolgens kunt gebruiken bij het starten van de periodeafsluiting. Je kunt meerdere plannen aanmaken, waardoor je een set per administratie kunt aanmaken of per type rechtsvorm of bijvoorbeeld holding en werkmaatschappij.
De periodeafsluiting bestaat dus uit de volgende onderdelen:
Periode afsluiten |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Het draaiboek zorgt ervoor dat er een workflow taak wordt gemaakt op het tijdstip dat is bepaald in de draaiboekregel. Zo kan dus het uitvragen van de laatste declaraties of het boeken van de uren voor de laatste factuurrun van de maand een onderdeel zijn van de maandafsluiting.
Het opstarten van de nieuwe periode brengt ook werkzaamheden met zich mee (denk aan het draaien van de afschrijvingsjournaalpost van de vaste activa) die na een x aantal dagen na de periode afsluiting kan plaatsvinden.
Om de overlopende posten te kunnen journaliseren heb je een dagboekteller nodig. Bij voorkeur met een voorloop gedeelte waar in ieder geval [aa][jj] in voorkomt om de administratie en het jaartal te zien. Uiteraard kies je dan voor het vinkje om na de einddatum een nieuwe reeks te beginnen.
Lees hier meer.
Bij voorkeur wil je elk proces in je administratie in een apart dagboek vastleggen.
Maak daarom een nieuw dagboek aan voor de periodeafsluiting van het type variabel memoriaal en koppel de teller die je zojuist hebt gemaakt.
Lees hier meer.
Binnen de administratie instellingen moet je het zojuist gemaakte dagboek koppelen op het tabblad "boeken overig".
De finance auditor is een belangrijk onderdeel binnen de periodeafsluiting. Per periode de belangrijkste controles laten uitvoeren, waarbij je in een aantal gevallen de tolerantie afwijking kunt opgeven.
Binnen de set geef je aan welke auditregels je wilt gebruiken.
Binnen het draaiboek leg je regels vast voor een gebruikersgroep die vanuit het gekoppelde profiel zorgen voor workflow taken op het tijdstip dat in de regel opgegeven wordt. Dat kan zijn op basis van begin- of einddatum van de periode en het aantal dagen vooraf of achteraf. Dit draaiboek kun je overnemen bij het aanmaken van de periodeafsluitingsset.
Voor de periodeafsluiting is een aparte bestemming op alle vrije dossiers mogelijk en deze bestemming is aanwezig bij de draaiboektaak.
Zorg ervoor dat er geen andere bestemming op verplicht staan bij het type dossieritem.
Lees hier meer.
Bij het vastleggen van de overlopende posten kun je aangeven of deze moeten worden tegengeboekt in de volgende periode. Dit geef je op in de kop van de boekingslay-out.
Heb je dus correctieposten die niet tegengeboekt moeten worden, maar je een tweede overlopende post aan, waarbij je het vinkje tegenboeken in volgende periode uit laat staan.
De vastgelegde overlopende posten moeten uiteraard nog wel verwerkt worden binnen de financiële administratie. Daarvoor kies je de actie genereren journaalposten.
Als alle overlopende posten zijn gejournaliseerd, de audit taken opgelost en draaiboektaken afgehandeld, kun je de periodeafsluiting afsluiten.
Daarmee blokkeer je tevens de periode in de periodetabel.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Teller | Voor de financiële mutaties in het dagboek voor de periodeafsluiting is het aan te raden een eigen teller te gebruiken. | Maak deze handmatig aan per administratie. |
2. Dagboek | Voor het verwerken van de overlopende posten heb je een variabel memoriaal nodig. Het advies is om hier een apart dagboek voor te gebruiken. | Maak deze handmatig aan per administratie. |
3. Dossier bestemming | Periodeafsluiting is bij de draaiboektaak en alle vrije dossieritems te gebruiken als bestemming. | Pas de bestemming aan. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Draaiboektaken | Data | Er is een draaiboek van het type periodeafsluiting aangemaakt. |
Dagboek + Dagboekteller | Data | Voor de eerste 10 administraties van de template is dagboek 84 Periodeafsluiting met bijbehorende dagboekteller aanwezig. |
| Administatie instellingen | inrichting | Het dagboek is gekoppeld binnen de administratie instellingen op het tabblad overige mutaties. |