Personeelsvereniging

Geef een gezicht aan je personeelsvereniging!
Of zoals we hem bij AFAS noemen: de PartySquad!


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


De belangrijkste afdeling van je bedrijf! En dus is het zeker zo belangrijk om hiervoor een pagina beschikbaar te maken, waarin medewerkers alle informatie kunnen vinden over bijvoorbeeld:

  • Hoe kan ik me aanmelden voor de PV?
  • Hoe ziet het programma van het komende uitje eruit?
  • Ik heb een vraag / tip voor de PV
  • Ik wil nog eens nagenieten van vorige uitjes

Bovenstaande punten kun je allemaal realiseren. De mogelijkheden zijn groot!
Deze pagina geeft jou een hele goede basis voor het realiseren hiervan. Hoe de pagina er uiteindelijk uit komt te zien? 
Die vraag kan je alleen zelf beantwoorden. Wees creatief en ga los! 


Voordelen:

  • Alle informatie over de PV op één plek
  • Inschrijvingen en gekoppelde maandelijkse bijdrage is volledig geautomatiseerd
  • Acties en vragen geborgd via workflows


Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Type dossieritem
    Controleer of de inrichting op deze pagina al bestaat in je omgeving. In dit geval is alles al voor je gedaan vanuit de template waarop je gestart bent. 

Tip van de consultant



Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:




Wat richt je in.


Dossieritem met workflow

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die door medewerkers kan worden ingestuurd. Ingestuurde workflows komen terecht bij de Personeelsvereniging. Door jezelf als verantwoordelijke in te stellen bij een aanvraag, is onderling goed duidelijk wie welke aanvraag oppakt. 

1. Dossieritem


Je voegt het type dossieritem Aanvraag PV toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Toelichting
  • Bijlage koppelen

Lees hier meer.

2. Bestemming


Bij dit type activeren we geen bestemming. 

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Lees hier meer.

3. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Aanvraag PV te gebruiken als basis.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie


Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

5. In & OutSite


Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

6. Vrije velden


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen vrije velden, maar wees vrij om dit uit te breiden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen


Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

8. Activeren


Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Aanvragen PV activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie


Ons advies is om een aparte rol Personeelsvereniging aan te maken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toekennen:

  • Filterautorisatie
  • Pagina's InSite / OutSite

Extra voordeel: Deze rol kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!

Lees hier meer

Aanmelding PV


Door gebruik te maken van Payroll Workflows zorg je ervoor dat medewerkers zichzelf kunnen aanmelden via een workflow. Na akkoord van deze workflow ( eventueel automatisch ) is de aanmelding compleet en wordt er automatisch een looncomponent geactiveerd bij de medewerker voor de inhouding van de bijdrage. 

Een groot deel van de stappen komen overeen zoals deze hierboven zijn beschreven. Aangezien je ook de koppeling naar payroll automatisch wilt instellen, is er extra inrichting nodig.

Op deze pagina lees je precies hoe dit werkt.  

Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuws overzicht bij de juiste medewerkers terecht. Zowel via InSite als via AFAS Pocket. 

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon PV Nieuwsbericht toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op InSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Workflow document beoordelen ( optioneel )

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep Personeelsvereniging
  • Beoordelaars ( optioneel )

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in InSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portal pagina. Dit is een blanko pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de PV!
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, foto's van voorgaande uitjes, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen. 

1. Portal pagina


Deze pagina wordt je visitekaartje. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de PV. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?