Projectgroep

Voor de onderverdeling van je projecten.



Introductie


Je gebruikt projectgroepen om projecten in te delen, bijvoorbeeld voor het groeperen van gelijksoortige projecten. Je kunt hiervan gebruikmaken bij het samenstellen van rapporten. Daarnaast kun je de projectgroepen toepassen als grondslag voor de bepaling van tarieven, geldigheidscombinaties en voor de journalisering van projectfacturen.

Er is geen vaste definitie te geven van projectgroepen. Omdat iedere organisatie een eigen definitie van projecten heeft, kunnen er tal van projectgroepen zijn.


Voordelen:

  • Factuurtekst afwijkend van projectgroepomschrijving.
  • Journalisering op basis van projectgroep.
  • Jaargebonden projecten onderverdelen in jaargebonden groepen.


Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Projectgroepen
    Bepaal de structuur van je projectgroepen.
  2. Autorisatie
    Controleer de (tabblad)autorisatie.
  3. Projectgroepmanager
    Controleer of de medewerkers zijn toegevoegd die je wilt toevoegen als projectgroepmanager.

Tip van de consultant


Per projectgroep kun je aangeven dat je specifieke projectpagina's in InSite wilt toestaan. Voor de projecten binnen een projectgroep bepaal je welke informatie je toont.
Dit is een extra optie naast de mogelijkheid om projectpagina's te tonen per teamrol en/of functie van de projectgroepmanager. Een reden om voor projectgroep te kiezen in plaats van op teamrolniveau is dat het je veel tijd scheelt met inrichten als je voor alle rollen dezelfde pagina wilt tonen. 

Als de gebruiker zowel een teamrol heeft en er ook sprake is van specifieke pagina's voor de projectgroep én de projectgroepmanager, dan bepaalt Profit de pagina als volgt:

  1. Projectgroepmanagerpagina,
  2. Projectgroeppagina (eventueel behalve als er een teamrol-pagina is),
  3. Teamrolpagina (als je dit hebt ingericht).

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Projectgroep



Voeg de projectgroepen toe om de projecten onder te verdelen. 

Je kunt ook jaarafhankelijke projectgroepen toevoegen waar je de jaarafhankelijke projecten aan koppelt.

Lees hier meer.

2. Projectgroepmanager



 Je kunt aan een projectgroep een aparte functie, de projectgroepmanager toekennen. De projectgroepmanagers kunnen in InSite projecten in detail inzien, ondanks dat ze geen directe rol hebben in het team van het project. Bijvoorbeeld directieleden of afdelingsmanagers. 

Lees hier meer.

3. Teams



(optioneel)

 Je gebruikt de functionaliteit Teams om eenvoudig projectteams te vormen en teamleden vast te leggen voor projecten.

Je bent niet verplicht om teams te gebruiken in projecten.

Je koppelt een team aan een project, waarmee je vastlegt wie er betrokken zijn bij het project. Een team kan zowel medewerkers als contactpersonen bevatten. Hiermee kun je zowel eigen medewerkers als medewerkers van klanten, of een derde partij, een rol geven binnen een project.


4. Projectgroeppagina 

in In- en OutSite 



In InSite en OutSite kun je per projectgroep specifieke projectpagina's zichtbaar maken. Dit stel je in per projectgroep.

Projectpagina's op projectgroep bestaat naast de mogelijkheid om specifieke project-pagina's te tonen per teamrol en/of functie van projectgroepmanager. Een reden om voor projectgroep te kiezen in plaats van op teamrol-niveau is omdat het je veel tijd scheelt met inrichten als je voor alle rollen dezelfde pagina wilt tonen.

Lees hier meer.

5. Standaard inrichting




(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen






Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Medewerkers

De projectgroepmanager is een medewerker. 

Voer deze handmatig op of importeer deze bij grote aantallen.

2. Teamrol

De teamrol die gebruikt kan worden binnnen de projectgroep.

Voeg deze handmatig toe.

3. Projectgroepen

De projectgroepen

Voeg deze handmatig toe.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Projectadministratie

Autorisatierol

Gebruikers in deze autorisatierol hebben rechten om de administratieve zaken van projecten te doen. Je hebt rechten op de voor- en nacalculatie van de projecten. Je kan deze gereedmelden of afkeuren.


Je hebt ook rechten om geldigheidscombinaties en verkooptarieven te onderhouden.

Projectgroep

Data

Er worden standaard een aantal projectgroepen meegeleverd.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?