Bewaak je projecten middels werkbegrotingen en krijg inzicht in het totale project. Van begroting tot bewaking en van inkoop tot verkoop.
Wil je met inkoop aan de slag? Raadpleeg dan de inkoop-pagina
Een goede projectadministratie is cruciaal voor je organisatie. In projecten borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Hierdoor kan van calculatie tot uitvoering het project gevolgd worden. De projectadministratie is de kapstok voor je werkbegroting, nacalculatie, inkoop en verkoop. Ook is er een koppeling tussen je hoofd- en subprojecten, het werken in projectteams en het maken van periodieke prognoses mogelijk.
Integratie met CRM, Abonnementen, HRM/Payroll, Ordermanagement en Financieel.
Middels projectprofielen voeg je projecten versneld toe
Uren registreren via InSite of AFAS Pocket.
De projectmodule biedt een scala aan mogelijkheden die door verschillende afdelingen binnen je organisatie gebruikt kunnen worden. Vanuit onze visie vinden we het daarom belangrijk dat je vanuit het project veel inzicht kunt krijgen. Vanuit de projectadministratie is het daarom mogelijk om op verschillende dwarsdoorsnedes inzicht voor je organisatie te verschaffen, zonder dat hier gegevens uit andere administraties zoals de financiële administratie nodig zijn.
Voor de registratie van de kosten / opbrengsten moet eerst de projectenstructuur ingericht worden. Hierbij deel je je projecten in projectgroepen in voor extra inzichten.
Daarbij is het altijd mogelijk om een sub-project te koppelen aan een hoofdproject, bijvoorbeeld in het geval van de nieuwbouw van 20 woningen of bedrijfsunit met 20 losse units. Hierbij worden de kosten bewaakt op het hoofdproject, maar gefactureerd op de onderliggende 20 projecten.
Het aanmaken van een nieuw project wil je zo snel en makkelijk mogelijk laten verlopen, zonder dat nagedacht hoeft te worden over elk veld dat beschikbaar is binnen een project. Hiervoor gebruiken we in Profit projectprofielen. In een projectprofiel bepaal je welke gegevens belangrijk zijn voor een project. Deze informatie maak je zichtbaar, terwijl overbodige informatie niet zichtbaar is in het project. Bij het aanmaken van een project kies je het gewenste projectprofiel om zo efficiënt mogelijk een nieuw project aan te maken.
Naast de gegevens die je binnen een project wilt tonen, kun je in een projectprofiel een standaard begroting laten generen, als dat gewenst is. Dit kan handig zijn als je binnen projecten telkens dezelfde projectfasering gebruikt, of wanneer je het prettig vindt om direct een standaard werkbegroting te laten genereren om je uren of kosten te begroten Later kun je deze begroting overschrijven door de definitieve werkbegroting.
Ook kun je ervoor kiezen om projecten te laten beoordelen via een workflow. Het nieuwe project moet dan eerst goed gekeurd worden, voordat het project in de projectadministratie wordt toegevoegd.
In Profit kun je calculaties uit een calculatie-softwarepakket voor de bouw inlezen, of kleine calculaties maken in AFAS en deze toevoegen / omzetten naar de werkbegroting. Hierdoor kun je de oorspronkelijke calculatiegegevens bekijken in Profit, regels splitsen en verplaatsen. Vervolgens kun je de voortgang van bouwprojecten in de gaten houden door te monitoren op bewakingscode. Deze dienen in AFAS als werksoort / kostensoort / bewakingscode aangemaakt te worden, werksoort voor arbeid en niet-arbeid als kostensoort.
Projecten worden vaak uitgevoerd door een projectteam met verschillende medewerkers. Aan een project koppel je niet alleen een interne projectleider die verantwoordelijk is voor het project, maar ook andere teamleden die bij het project betrokken zijn. Denk aan werkvoorbereiders en uitvoerders. Ook kun je een externe projectleider vastleggen op het project. Het is niet gebruikelijk om de vaklieden in het team vast te leggen, omdat dit dagelijks kan verschillen.
Afhankelijk van de teamrol die een medewerker binnen een project heeft kunnen teamleden project raadplegen en wijzigen. De teamrollen zijn ook beschikbaar in workflows, zodat je taken kan toewijzen aan een of meerdere teamleden binnen een project. Zijn de standaard teamrollen niet voldoende? Dan voeg je extra teamrollen toe die je binnen een project kunt gebruiken.
Als je met projecten werkt, heb je de mogelijkheid om gemaakte kosten, uren en opbrengsten op het project te boeken. Vanuit de integratie met andere modules kan de nacalculatie gevuld worden.
De nacalculatie is alle registratie van kosten. Deze nacalculatie zal ook als kosten in de werkbegroting terugkomen als dit wordt geboekt op de bewakingscode.
De visie vanuit AFAS is om de verantwoordelijkheid laag in de organisatie te leggen. Dat betekent dat een medewerker zelf in staat is om zijn/haar uren te boeken of de verbruikte materialen te boeken. Door een juiste registratie verzamel je op deze manier de juiste informatie die je inzichtelijk wilt hebben.
Bij het schrijven van uren wil je de juiste kost- en verkoopprijs laten berekenen. In Profit gebruik je hiervoor tarieven. Tarieven werken net wat anders dan prijzen bij je artikelen. Tarieven kennen namelijk een of meerdere grondslagen, waardoor je bijvoorbeeld per medewerker, item of project een ander tarief kunt laten berekenen.
Profit kent kostprijstarieven en verkooptarieven. De kostprijs berekent je interne tarief en je verkooptarief is het commericiële tarief wat je aan de klant kunt doorbelasten. De grondslagen kunnen voor je kostprijstarief anders zijn dan voor je verkooptarief, waardoor je flexibel bent in het berekenen van je tarieven.
Bij een bouworganisatie zien we verschillende soorten facturatie terug in de projecten:
Facturatie o.b.v. vaste termijnen
Facturatie o.b.v. vaste termijnen met factuurvoorstel (pro-forma)
Facturatie o.b.v. meetstaat, waarbij o.b.v. voortgang gefactureerd wordt via factuurvoorstel (pro-forma).
Regie-facturatie waarbij uren / materialen 1 op 1 doorbelast worden
Handmatige factuur
Door middel van de projectprognose kan je samen met het projectteam de voortgang van het project bespreken, en waar nodig bijsturen. Hiermee geef je periodiek een cijfer af aan de directie wat het resultaat einde werk wordt. Daarnaast is dit ook de basis voor de periodieke tussentijdse resultaat name naar de financiële administratie.
Actuele inzichten zullen altijd ook doorgevoerd worden in de werkbegroting zodat je te allen tijde actuele stand van zaken bekijkt.
Je kunt de kosten en opbrengsten die je in de nacalculatie boekt per project doorboeken naar de financiële administratie. Dit is de OHW integratie.
Vanuit de template omgeving is dit al volledig ingericht. Doordat je financiële administratie in AFAS geïntegreerd is, hoef je hier geen handeling voor te verrichten; de geboekte kosten en opbrengsten zorgen automatisch voor de doorboeking naar de balans.
De OHW integratie werkt in AFAS door middel van dekkingsrekeningen. Dat houdt in dat je niet direct op je OHW-rekening boekt, maar dat dit middels een dekkingsrekening naar de balans (OHW) wordt geboekt.
Voorbereiding voor de workshop
Met de intercompany functionaliteit genereer je de facturatie en de bijbehorende journaalposten voor het verbruik en verrekenen van uren, kosten en artikelen tussen verschillende administraties of verbijzonderingscodes.
Voorbereiding voor de workshop
Met de AFAS Pocket-app zorg je voor een naadloze verbinding tussen het kantoor en de bouwplaats.
De pocket-app kan gebruikt worden voor de bouwprojecten met een werkbegroting, maar ook voor de werkbonnen voor de kleinere klussen.
In de AFAS Pocket-app heb je de beschikking over o.a. het digitaal boeken van uren, het registreren van ontvangsten (prestatiebonnen), inzicht in het projectdossier, inzicht in het projectteam, wat de projectlocatie is.
Vanuit de teamrol autoriseer je wie welke informatie in het project mag zien in AFAS Pocket. We zien vaak dat met name de Projectleider, Uitvoerder en Werkvoorbereider wordt benoemd. Voor de vaklieden kennen we basis-autorisatie. Middels de basis-autorisatie ziet iemand die geen teamrol heeft enkel algemene informatie, het projectteam en uren boeken. Zo hoef je niet iedere vakman in het projectteam te benoemen.
De projectenmodule bevat een schat aan informatie, daarom bieden de Projecten dashboards veel inzichten in voortgang en resultaten van je projecten. Het dashboard Project geeft inzicht in de voor- en nacalculatie (uren) en doorbelaste bedragen van projecten. Vooral het verloop van de nacalculatie geeft inzicht in de uitvoer van de projecten.
Op de verschillende werkbladen kun je dwarsdoorsnedes maken, bijvoorbeeld een dwarsdoorsnede per projectgroep, projectleider of organisatie. Ook kun je de visualisaties tonen in zowel bedrag of aantal, afhankelijk waarin je geïnteresseerd bent.
Mogelijk heb je te maken met de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA). Hiervoor kun je in AFAS op crediteurniveau vastleggen wat de geldigheid is van deze documenten. Zodra de WKA verloopt, zal de contactpersoon bij de leverancier of onderaannemer automatisch gemaild of wordt je via een taak op de hoogte gebracht.
Vanuit AFAS leveren we de volgende standaard inrichting uit voor WKA-bewaking: