Teams

Een samenstelling van diverse medewerkers en contacten die samen aan een project werken.



Introductie


In een team kun je je eigen medewerkers of contacten van de klant een rol geven binnen één en hetzelfde project. Je kan verschillende teamrollen toekennen.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee typen teams:

  • Een algemeen team: deze kunnen gekoppeld worden aan meerdere projecten.
  • Een specifiek team: een speciaal team voor één project.


Voordelen:

  • De basis voor online samenwerking tussen InSite en OutSite.
  • Je kunt voor de nacalculatie instellen dat alleen teamleden van het projectteam op het project kunnen boeken.
  • Je kunt workflowtaken toewijzen aan teamleden op basis van hun rol binnen het team.




Teams


Voorbereiding


  • Voordat je kunt werken met teams en teamrollen moet je de functionaliteit autoriseren.
  • Zorg dat de teamrollen die je nodig hebt in een team zijn aangemaakt.

Tip van de consultant


Je kunt teams integreren met de voorcalculatie en de nacalculatie: bij een nieuwe voorcalculatie kun je van de medewerkers in de voorcalculatie een specifiek team maken.

Voor de nacalculatie kun je instellen dat alléén teamleden van het team dat gekoppeld is aan het project op het project kunnen boeken.

Welke functionaliteit krijg je in



InSite





OutSite




Wat richt je in.

1. Autorisatie



Voordat je gebruik kunt maken van teams en teamrollen autoriseer je de menu's, acties en tabbladen.

Lees hier meer.

2. Teamrol



Een teamrol is de rol die een medewerker of contact in het team heeft.

Standaard beschik je over drie teamrollen:

  • Externe projectleider
  • Interne projectleider
  • Teamlid

Je kunt zelf teamrollen toevoegen en onderhouden. Per teamrol geef je aan of de rol beschikbaar is in InSite of OutSite en of de rol in InSite of OutSite mag onderhouden.


3. Teamleden



Bij het toevoegen van een team voeg je teamleden toe.

Je bepaalt of het een medewerker of een contact is. 

Lees hier meer.



4. Teams




Je kunt verschillende teams samenstellen. Je kunt kiezen voor een:

  • Algemeen team: deze kun je koppelen aan meerdere projecten.
  • Specifiek team: dit team koppel je aan één project.

Je vult het team met teamleden. Per teamlid geef je de rol op die je wilt toekennen.

Als je een voorkeur werksoort vult wordt deze overgenomen als het teamlid uren boekt op het project.

Lees hier meer.

5. Boekingslay-out voorcalculatie



(optioneel)

Je past de boekingslay-out voor het vastleggen van de voorcalculatie aan, als je van de medewerkers in de voorcalculatie een team wilt kunnen maken of bijwerken als je de voorcalculatie wijzigt.

Lees hier meer.

6. Boekingslay-out specifiek team




Je kunt instellen dat bij nieuwe specifieke teams de teamnaam en omschrijving automatisch worden gevuld met het projectnummer als teamnaam en de omschrijving van het project als omschrijving van het team.


Let op:

Je kunt dit alleen instellen voor specifieke teams. Voor een algemeen team moet je altijd zelf de omschrijving invullen.

Lees hier meer.

7. Project met algemeen team 



Je kunt een algemeen team toevoegen en direct koppelen aan een project als je een nieuw project toevoegt. Je kunt een algemeen team ook achteraf aan een bestaand project koppelen via de weergave Team of via de eigenschappen van een project.

Lees hier meer.

8.  Project met specifiek team



Je voegt een specifiek team toe via de eigenschappen van een project als je dit team alleen wilt koppelen aan één project.

Toevoegen van een specifiek team is ook mogelijk via een voorcalculatie als aan het project nog geen algemeen team is gekoppeld.

Lees hier meer.

9. Teams in voorcalculatie



(optioneel)

Je kunt van de medewerkers in de voorcalculatie een specifiek team maken of je kunt een specifiek team via de voorcalculatie uitbreiden. Er mag dan aan het project niet al een generiek team gekoppeld zijn. 

Lees hier meer.

10. Teams in nacalculatie



Je kunt per project instellen dat alléén de projectteamleden nacalculatie mogen boeken op het betreffende project. Hiermee voorkom je dat niet-teamleden uren op projecten boeken.

De instelling Nacalculatie boeken alleen toestaan voor teamleden is aanvullend op geldigheidscombinaties die voor het project van toepassing zijn. Als je deze instelling aanvinkt bij een project, dan geldt dit voor het boeken van Nacalculatie per regel, Nacalculatie per periode en Nacalculatie per week.

Lees hier meer.


11. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Teamleden importeren

Je kunt teamleden importeren. Bij het importeren geldt dat alleen een nieuw team kan ontstaan als de import nieuwe teamleden bevat. 

Je kunt bij het importeren twee velden aanvinken waarmee je kunt regelen of er nieuw teams aangemaakt worden of nieuwe leden aan bestaande teams worden toegevoegd. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Teamrollen

Data

Standaard worden drie teamrollen meegeleverd: externe projectleider, interne projectleider en teamlid.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?