Terugbetaling

Wat doe je als de debiteur nog geld van je krijgt.



Introductie


Wanneer de debiteur nog geld van je krijgt omdat er bijvoorbeeld dubbel is betaald of er is een creditnota verzonden nadat alle openstaande posten zijn betaald, dan kun je dit verzorgen via het terugbetalen. Op deze manier houd je de openstaande posten lijst schoon en ben je de klant geen geld verschuldigd.


Voordelen:

  • Selecteren en betalen gecontroleerd via Profit.
  • Ziet er hetzelfde uit als betaling crediteuren of incasso van debiteuren.
  • Via de bankkoppeling ook direct beschikbaar voor accordering in de banksoftware.


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Bankrekening instellingen
    Bepaal direct van welke bankrekening de terugbetaling gedaan moet worden. Is deze hetzelfde als voor het verstrekken van vergoedingen?
  2. Inventariseren
    Bepaal wanneer en hoe vaak het proces van terugbetaling wordt opgestart.
  3. Autorisatie
    Zorg dat het proces helder is en bij wie de verantwoordelijkheid voor de terugbetaling ligt. 

 

Tip van de consultant



Het zal niet vaak voorkomen dat je dit moet gebruiken, maar richt het wel in. Zeker als je incasseert en betalingen ontvangt neemt de kans op dubbele betaling toe.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Bankrekening


Om de betaling te kunnen verrichten zul je een bankrekening moeten opvoeren waarbij het tabblad van de terugbetaling gevuld is. 



2. Autorisatie


Voor het terugbetalen is er een aparte rol binnen de autorisatie beschikbaar.

Lees hier meer.

3. Berichtsjabloon


(optioneel)

Je kan de klant een specificatie e-mailen van de posten die je terugbetaalt. Dit stel je in bij de bankrekening van je eigen organisatie. 

Lees hier meer.

4. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Bankrekening

Maak onder de menukeuze algemeen een je eigen bankrekening aan en vul het tabblad terugbetaling.

Je kunt gebruik maken van het dagboek incasso.

2. Grootboek

Zorg voor een grootboekrekening waarop de terugbetaling geboekt kan worden. Gebruik daarvoor of de rekening incasso onderweg of betalingen onderweg, afhankelijk van waar je een saldo wilt presenteren bij de rapportage.

Gebruik het meegeleverde standaard schema.

3. Dagboek

Gebruik het dagboek incasso onderweg als standaard dagboek voor dit proces.

Gebruik de standaard meegeleverde dagboeken.

4. Debiteur

Bij de debiteur heb je minimaal één bankrekening nodig om de terugbetaling op te verrichten.

Het stambestand van de debiteuren moet aanwezig zijn, of geimporteerd worden.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?