Tijdelijke functie- en roosterwijziging

De einddatum is vooraf bekend.

Introductie

 

Wanneer een medewerker voor een bepaalde tijd van functie wisselt, of wanneer de medewerker tijdelijk meer of minder gaat werken wordt dit proces opgestart via InSite en via de muterende workflow afgehandeld. Middels het vullen van het veld ‘einddatum’ is inzichtelijk tot wanneer de tijdelijke wijziging geldt. Omdat deze wijziging voor bepaalde tijd is, komt er een moment waarbij de tijdelijke wijziging op zijn einde loopt. Geldt dan weer de oude situatie, of moeten de gegevens opnieuw worden gemuteerd? Hier moet tijdig actie op worden ondernomen. Om deze reden zijn er dan ook signalen voor beide processen ingericht waarbij de leidinggevende vier weken van te voren wordt geattendeerd op het aflopen van de tijdelijkheid. Wanneer de leidinggevende geen actie onderneemt krijgt de personeelsadministratie een week voor het einde van de tijdelijkheid ook een taak. 

Voordelen:

  • Er wordt tijdig gesignaleerd op het aflopen van de tijdelijkheid.
  • Proces digitaal vanuit de manager.
  • Controle door de personeelsadministratie.
  • Bevestiging komt bij de medewerker via de workflow.

Roosterwijziging

Functiewijziging

 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Tijdelijke wijzigingen
    Bepaal of tijdelijke functie- en/of roosterwijzigingen voorkomen.

Tip van de consultant


Maak gebruik van de meegeleverde signalen om op deze manier nooit te laat te zijn met het doorvoeren van de geplande (tijdelijke) wijzigingen. 

 

Welke functionaliteit krijg je in

Profit


  • Functiewijziging
  • Roosterwijziging

InSite


  • Functiewijziging 
  • Roosterwijziging 

Wat richt je in.

1. De basis


 

Tijdelijkheid in de functie en/of rooster is een toevoeging op de standaard functionaliteit. Ben je benieuwd wat er moet worden ingericht voor de roosterwijzigingen en functiewijzigingen? Klik dan op deze opties voor de uitleg hiervan. 

2. Profiel


 

Binnen een profiel leg je de voorkeurwaarden van de velden vast, zodat de invoer vereenvoudigd wordt.

Daarnaast geeft het profiel de mogelijkheid om velden Niet zichtbaar op te nemen, zodat voor de vastlegging alleen de benodigde velden ingevoerd moeten worden.

Om te werken met tijdelijkheid is het essentieel dat het vrije veld einddatum wordt gevuld bij het aanmaken van de wijziging. Zorg ervoor dat het veld einddatum zichtbaar wordt in zowel het aanmaak- als beoordelingsprofiel door de de juiste context in het profiel te koppelen (functie wijzigen en rooster wijzigen). 

Lees hier meer.

3. Workflow


 

De functiewijziging en roosterwijziging is gekoppeld aan de bijbehorende workflows. De standaard workflow loopt langs de personeelsadministratie. Als zij akkoord zijn komt de flow bij de medewerker terecht om te bevestigen. Deze stap moet je zien als controle, zodat je weet dat de wijziging ook daadwerkelijk is doorgevoerd.

Bij het naderen van de einddatum van de tijdelijke wijziging trapt het signaal de workflow af ‘taak voor’ waardoor de leidinggevende en/of personeelsadministratie een taak krijgt om het einde van de tijdelijkheid te beoordelen. 

4. Signalen


 

Om op tijd te signaleren dat een tijdelijkheid afloopt zijn er signalen ingericht voor de leidinggevende en de personeelsadministratie.

Het signaal voor de leidinggevende wordt vier weken voor het einde van de tijdelijkheid gestart en wordt getoond als een taak bij de leidinggevende. Wanneer de leidinggevende geen actie onderneemt krijgt de personeelsadministratie een week voor het aflopen van de tijdelijkheid ook een taak. De signalen staten de workflow ‘taak voor’. Door middel van de ingestelde kenmerken wordt de workflow voor de leidinggevende gestart, of de workflow voor de personeelsadministratie. De signalen worden geblokkeerd uitgeleverd. Deblokkeer het signaal als je hier gebruik van wilt maken en pas het filter aan wanneer het signaal eerder of later gestart moet worden.

Lees hier meer.

5. Standaard inrichting


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

 

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Begintijdstip

Vrij veld

Vrij datumveld voor vastlegging van de tijdelijkheid.

Eindtijdstip

vrij veld

Vrij datumveld voor vastlegging van de tijdelijkheid.

Signalen

signaal

Twee signalen voor het starten van de workflow.

VervangingprofielProfiel voor het invoeren van een vervangend subdienstverband.
UitbreidingprofielProfiel voor het invoeren van een uitbreiding met een subdienstverband.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?