Maak je dossier compleet
In iedere organisatie komen ze voor, maar iedere benaming kan weer anders zijn. Werkt jou organisatie met certificaten, registraties of misschien wel diploma's? Dan is deze uitleg speciaal voor jou!
Met vrije inrichting kan je ervoor zorgen dat deze documenten goed geborgd worden binnen het dossier van de medewerker.
Dit kan al direct tijdens de sollicitatie, maar ook wanneer de medewerker al in dienst is.
Bij de uitleg van de inrichting wordt het woord 'registraties' gebruikt, maar lees hier gerust ook certificaten, diploma's of soortgelijke documenten.
Inrichting certificaten, registraties en diploma's |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Het is standaard niet mogelijk om de gegevens los van het dossier in te vullen. Laat dit ook zo, want met het dossier heb je gelijk inzicht in de historie, heb je altijd een bijlage en kan je de juiste invoer afdwingen.
Vraag een nieuwe demo of template omgeving aan om de inrichting in detail te bekijken.
Met behulp van onderstaande stappen creëer je een workflow die gebruikt kan worden om de registraties vast te leggen in het dossier. Zowel via de sollicitatie als via het dossier van de medewerker.
Wat nog goed is om te weten is dat er 3 workflows aan elkaar gekoppeld zijn.
1. Het losse dossieritem per registratie
2. Deze is gekoppeld in een nieuw vrij dossieritem welke volledig conditioneel verloopt.
3. De conditionele workflow wordt afgetrapt vanuit de sollicitatie workflow.
Wanneer de sollicitant is goedgekeurd gaat de conditionele workflow lopen en worden de losse dossieritems afgetrapt
Welke dossieritems worden afgetrapt is afhankelijk van de vinkjes die gezet zijn bij de functie.
Mocht dit niet helemaal duidelijk zijn, kijk dan gerust de video bovenaan deze pagina.
Je voegt voor iedere registratie een vrij dossieritem toe.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
Lees hier meer.
De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren.
Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:
Lees hier meer.
Voor dit type dossieritem gebruiken we vrije velden. Welke vrije je aanmaakt op het dossieritem is afhankelijk van de registratie.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende velden
Lees hier meer.
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem kan je zelf een logisch proces bepalen. In de template hebben we 2 workflows ingericht. 1 voor de medewerker en 1 voor de sollicitant
Maak gebruik van de mogelijkheid condities om de workflow sneller te laten verlopen.
Lees hier meer.
Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.
Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:
- Eén combinatie met een kenmerk voor de sollicitant met de juiste workflow.
- Eén combinatie met een kenmerk voor de medewerker met de juiste workflow
Lees hier meer.
Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen.
Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op.
Lees hier meer.
Maak per registratie ook een profiel aan. Zo kan je de veldinstellingen gebruiken voor de verschillende vrije velden
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Lees hier meer.
Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
Ons advies is om de rol Werving en Selectie (Profit) en Personeelsadministratie (Profit) te autoriseren voor de functionaliteiten van de registraties
Lees hier meer
Voeg een banner toe, op de pagina van het digitale dossier (te bereiken via de medewerker stamkaart), die verwijst naar het nieuwe instuurprofiel. Hiermee kan je vanuit InSite eenvoudig de registratie toevoegen.
Lees hier meer.
Voeg signalen toe voor de registraties met een vervaldatum. Zo weet je precies wanneer een registratie vervangen moet worden.
Vanuit een signaal kun je ook automatisch de juiste workflow laten starten
Lees hier meer.