Verwerken bankafschriften

Alleen de uitzonderingen moet je met de hand boeken.



Introductie


Het dagelijks verwerken van je bankafschrift van de bank zorgt ervoor dat je een actueel inzicht hebt in de beschikbare liquiditeit. Tevens zijn alle ontvangsten van de debiteuren geregistreerd, zodat ook het ten onrechte versturen van aanmaningen wordt beperkt. Voor de ING-, Rabo- en ABN-Amrobank is er zelfs een bankkoppeling beschikbaar. Hierdoor wordt het bankafschrift elke nacht automatisch met status ingelezen voor je klaargezet zonder dat je eerst de bank hoeft op te starten. 


Voordelen:

  • Met de bankkoppeling heb je geen toegang tot de bank meer nodig om toch het bankafschrift te verwerken. 
  • Op jaarbasis scheelt het veel tijd en handelingen als je gebruikt maakt van de bankkoppeling.
  • Het automatisch boeken door middel van tansactiecodes kan het proces nog verder versnellen.


ING bank

Rabo bank

ABN-AMRO bank 


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Bankkoppeling
    Elke dag zelf het bankafschrift ophalen is overbodig er bankrekeningen zijn van ING Mijn Zakelijk, Rabo of ABN Amro bank.
  2. Transactiecodes
    Inventariseer of je transactiecodes kunt gebruiken om het automatisch boeken te optimaliseren en uit te breiden.
  3. Bankafschrift statussen 
    Bankafschriften met de status verwerkt, blijven bestaan, verwijderen is niet nodig

Tip van de consultant



Heb je een andere bank, informeer eens bij de bank waarom er geen bankkoppeling is naar Profit.

Een ingelezen bankafschrift eerst automatisch verwerken en dan pas de handmatige verwerking.

Gebruik de actie bankintegratie checklist om de status te controleren. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Bankrekening


Alle bankrekeningen die je gebruikt binnen de administratie moet je aanmaken in het menu algemeen – inrichting – instellingen betalingen.

Je geeft gelijk aan of er van deze rekening betalingen gedaan mogen worden aan de crediteuren en of er terugbetalingen aan de debiteur gedaan kunnen worden. 


Let op:

Je koppelt alle bankrekeningen van dezelfde bank aan één organisatie, met als doel dat je maar één keer een koppeling met de transactiecode hoeft te maken en deze is dan actief bij alle bankrekeningen van deze bankinstelling.

Lees hier meer.

2. Bankkoppeling


Zorg dat je de bankkoppeling éénmalig activeert voor de bank. De dag na het activeren zal er een bankafschrift binnen komen.

Je kunt dan altijd nog besluiten om deze niet te verwerken en te verwijderen.

Dus als je pas op 1 januari a.s. gaat werken met Profit moet je de bankkoppeling in de laatste week van december activeren.


Let op:

Dit geldt alleen als je nu geen koppeling van de bank met een ander financieel pakket hebt. 


3. Dagboek


Bij het dagboek van de bank moet je op het tabblad algemeen de bankrekening koppelen.

Door deze instelling worden de bankafschrift mutaties in dit dagboek geboekt.

Lees hier meer.

4. Transactiecodes


(optioneel)

Iedere bank gebruikt een aanduiding voor een soort mutatie. Dat noemen we een transactiecode. Deze codes zijn per bankinstelling verschillend.

Zo kun je ervoor zorgen dat ontvangsten van een pin automaat automatisch op de rekening kruisposten PIN geboekt wordt. Ook automatische incasso van de huur kan op deze manier geboekt worden op de huurkosten.

Lees hier meer.

5. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Bankrekening

Om bankafschriften te verwerken moet je een bankrekening aangemaakt hebben.

Bij voorkeur direct aanmaken en alle tabbladen vullen die passen bij de bankrekening.

2. Dagboek

Elke bankrekening wordt geboekt in een eigen dagboek.  

Standaard wordt er een dagboek meegeleverd, maar maak er meer aan als er meerdere bankrekeningen binnen één administratie aanwezig zijn.

3. Grootboekrekening

Elke bankrekening wordt via het dagboek gekoppeld aan een grootboekrekening.

Zorg dat voor alle bankrekeningen een grootboekrekening aanwezig is.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?