Voorcalculatie

De begroting van een project.



Introductie


Een heldere voorcalculatie zorgt voor transparantie bij jou én de opdrachtgever. Om inzichtelijk te hebben hoeveel uren en materialen er aan een project kunnen of mogen worden besteed, maak je gebruik van de voorcalculatie.

Je maakt de projectplanning en stelt een offerte op voor de klant. Je kunt de voorcalculatie vervolgens als begroting gebruiken voor de forecast, om zo de uren van projecten te managen.


Voordelen:

  • In de voorcalculatie kun je naast werksoorten en kosten ook itemsoorten, zoals artikelen, samenstellingen, partij- en serienummerartikelen gebruiken
  • Te gebruiken als offerte én als forecast (voor het plannen van uren).
  • Vergelijking tussen nagecalculeerde cijfers en voorgecalculeerde cijfers tijdens verloop van project mogelijk.



Voorcalculatie

Voorcalculatie in InSite


Voorbereiding


  • Stel de verschillende boekingslay-outs in.
  • Leg de nummering van de voorcalculatie vast.
  • Geef in de projectinstellingen aan met welke methode je gaat werken.

Tip van de consultant


Bij het toevoegen van een voorcalculatie vul je bij Peildatum de datum in op basis waarvan de tarieven moeten worden bepaald. Er wordt gecontroleerd op de datum van de geldigheids-combinaties en op op aanvangsdatum van het project.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Autorisatie



Hiervoor kun je een aantal functies en acties autoriseren. Je kunt bijvoorbeeld autoriseren dat gebruikers de voorcalculatie kunnen raadplegen, toevoegen en verwijderen.

Lees hier meer.



2. Logging activeren



(optioneel)

Profit kan de wijzigingen op voorcalculaties en voorcalculatieregels loggen. Bij elke mutatie wordt een kopie van de 'oude' voorcalculatieregel vastgelegd in een tabel.

Let op:


Als je de Logging van voorcalculatie activeert dan kan dit resulteren in een kleine vertraging bij het opslaan van de voorcalculatie.

Lees hier meer.

3. Instellingen



Geef bij de instellingen aan of je de nummering van de voorcalculatie gelijk wilt laten lopen aan het nummer van het project. Omdat je de voorcalculatie ook als offerte kunt gebruiken kun je de voorcalculatie voorzien van een aparte nummering.

Lees hier meer.

4. Geldigheids-combinaties



Door gebruik te maken van geldigheidscombinaties kun je voorkomen dat medewerkers uren boeken op projecten waar zij niet bij betrokken zijn. Je kunt instellen dat tijdens het boeken van de na- en voorcalculatieregels wordt gecontroleerd op geldigheidscombinaties.


Let op:

Als je Geldigheidscombinaties gebruiken niet aanvinkt wordt de controle alleen uitgevoerd bij het boeken van de nacalculatie.



5. Boekingslay-out



(optioneel)

Je beschikt standaard over een boekingslay-out voor het vastleggen van regels voor de voorcalculatie. Als je andere velden wilt vullen maak je een kopie van deze boekingslay-out en wijzig je deze naar je eigen wensen.

Lees hier meer.



6. Voorcalculatie


Je voegt een voorcalculatie toe als je bijvoorbeeld een offerte wilt versturen naar een verkooprelatie. 

Je kunt met de voorcalculatie twee soorten regels boeken:

  • offerteregels voor de verkooprelatie
  • voorcalculatieregels voor intern gebruik

Lees hier meer.


7. Factuurtermijnen



(optioneel)

Je kunt voorcalculatieregels opsplitsen in factuurtermijnen. Als basis hiervoor kun je een termijnschema toevoegen als sjabloon. Op basis van de percentages in het termijnschema worden vervolgens de termijnbedragen berekend.

Lees hier meer.






8. Projectbon



Een projectbon is een pakbon met een projectnummer. Als je in de voorcalculatie artikelen opneemt kunt je deze uitleveren via een projectbon. Je kunt deze artikelen factureren met een projectfactuur of met een verkoopfacuur.

Lees hier meer.

9. Bestelvoorstel / inkooporder 


Je kunt aan de hand van bestelvoorstellen inkooporders genereren. Profit controleert bij het toevoegen van een voorcalculatieregel of er nog voldoende voorraad is van het artikelen. Is er een tekort, dan worden de in te kopen aantallen voorgesteld. De hele voorcalculatieregel wordt overgezet naar een bestelvoorstel.

Lees hier meer.

10. Voorcalculatie in InSite


Je kunt de voorcalculaties toevoegen en raadplegen in InSite. Ook kun je in InSite nieuwe teams toevoegen via een voorcalculatie. 

Je moet de functionaliteit nog inrichten en toevoegen aan de juiste autorisatierollen.

Lees hier meer.

11. Teams



(optioneel)

Je kunt van de medewerkers in de voorcalculatie een specifiek team aanmaken. Je voegt hiervoor het veld Medewerker toe aan de boekingslay-out van de voorcalculatie.


Let op:

Je kunt geen specifiek team toevoegen als aan een project al een generiek team is gekoppeld.

Lees hier meer.

12. Doorbelasten



Voorcalculatieregels met werksoorten kun je doorbelasten. Je kiest voor  Doorbelasten als je wilt dat de werksoorten in een gekoppelde offerte en in het totaalbedrag daarvan meetellen. Op deze voorcalculatieregels kun je activiteiten toevoegen waarop een medewerker voortgang kan schrijven. 

Lees hier meer.

13. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen




Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Project

Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor voorcalculatie.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

2. Projectgroep

Projecten koppel je aan een projectgroep. Gezien de facturatie van projecten, zullen deze ingericht moeten zijn. Projectgroepen kunnen ook gebruikt worden voor de integratie naar financieel.

Voer deze handmatig op.

3. Items

Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten), waardoor deze ook beschikbaar zijn in de voorcalculatie.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Artikel- en integratiegroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Verkooprelaties

De klanten waaraan je artikelen verkoopt.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?