De begroting van een project.
Een heldere voorcalculatie zorgt voor transparantie bij jou én de opdrachtgever. Om inzichtelijk te hebben hoeveel uren en materialen er aan een project kunnen of mogen worden besteed, maak je gebruik van de voorcalculatie.
Je maakt de projectplanning en stelt een offerte op voor de klant. Je kunt de voorcalculatie vervolgens als begroting gebruiken voor de forecast, om zo de uren van projecten te managen.
Voorcalculatie |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Bij het toevoegen van een voorcalculatie vul je bij Peildatum de datum in op basis waarvan de tarieven moeten worden bepaald. Er wordt gecontroleerd op de datum van de geldigheids-combinaties en op op aanvangsdatum van het project.
Hiervoor kun je een aantal functies en acties autoriseren. Je kunt bijvoorbeeld autoriseren dat gebruikers de voorcalculatie kunnen raadplegen, toevoegen en verwijderen.
Lees hier meer.
(optioneel)
Profit kan de wijzigingen op voorcalculaties en voorcalculatieregels loggen. Bij elke mutatie wordt een kopie van de 'oude' voorcalculatieregel vastgelegd in een tabel.
Let op:
Als je de Logging van voorcalculatie activeert dan kan dit resulteren in een kleine vertraging bij het opslaan van de voorcalculatie.
Lees hier meer.
Geef bij de instellingen aan of je de nummering van de voorcalculatie gelijk wilt laten lopen aan het nummer van het project. Omdat je de voorcalculatie ook als offerte kunt gebruiken kun je de voorcalculatie voorzien van een aparte nummering.
Lees hier meer.
Door gebruik te maken van geldigheidscombinaties kun je voorkomen dat medewerkers uren boeken op projecten waar zij niet bij betrokken zijn. Je kunt instellen dat tijdens het boeken van de na- en voorcalculatieregels wordt gecontroleerd op geldigheidscombinaties.
Let op:
Als je Geldigheidscombinaties gebruiken niet aanvinkt wordt de controle alleen uitgevoerd bij het boeken van de nacalculatie.
(optioneel)
Je beschikt standaard over een boekingslay-out voor het vastleggen van regels voor de voorcalculatie. Als je andere velden wilt vullen maak je een kopie van deze boekingslay-out en wijzig je deze naar je eigen wensen.
Lees hier meer.
Je voegt een voorcalculatie toe als je bijvoorbeeld een offerte wilt versturen naar een verkooprelatie.
Je kunt met de voorcalculatie twee soorten regels boeken:
Lees hier meer.
(optioneel)
Je kunt voorcalculatieregels opsplitsen in factuurtermijnen. Als basis hiervoor kun je een termijnschema toevoegen als sjabloon. Op basis van de percentages in het termijnschema worden vervolgens de termijnbedragen berekend.
Lees hier meer.
Een projectbon is een pakbon met een projectnummer. Als je in de voorcalculatie artikelen opneemt kunt je deze uitleveren via een projectbon. Je kunt deze artikelen factureren met een projectfactuur of met een verkoopfacuur.
Lees hier meer.
Je kunt aan de hand van bestelvoorstellen inkooporders genereren. Profit controleert bij het toevoegen van een voorcalculatieregel of er nog voldoende voorraad is van het artikelen. Is er een tekort, dan worden de in te kopen aantallen voorgesteld. De hele voorcalculatieregel wordt overgezet naar een bestelvoorstel.
Lees hier meer.
Je kunt de voorcalculaties toevoegen en raadplegen in InSite. Ook kun je in InSite nieuwe teams toevoegen via een voorcalculatie.
Je moet de functionaliteit nog inrichten en toevoegen aan de juiste autorisatierollen.
Let op:
Je kunt op InSite de voorcalculatie alleen vastleggen voor kosten, werksoorten en niet-voorraadhoudende artikelen.
Lees hier meer.
(optioneel)
Je kunt van de medewerkers in de voorcalculatie een specifiek team aanmaken. Je voegt hiervoor het veld Medewerker toe aan de boekingslay-out van de voorcalculatie.
Let op:
Je kunt geen specifiek team toevoegen als aan een project al een generiek team is gekoppeld.
Lees hier meer.
Voorcalculatieregels met werksoorten kun je doorbelasten. Je kiest voor Doorbelasten als je wilt dat de werksoorten in een gekoppelde offerte en in het totaalbedrag daarvan meetellen. Op deze voorcalculatieregels kun je activiteiten toevoegen waarop een medewerker voortgang kan schrijven.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Project | Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor voorcalculatie. | Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
2. Projectgroep | Projecten koppel je aan een projectgroep. Gezien de facturatie van projecten, zullen deze ingericht moeten zijn. Projectgroepen kunnen ook gebruikt worden voor de integratie naar financieel. | Voer deze handmatig op. |
3. Items | Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten), waardoor deze ook beschikbaar zijn in de voorcalculatie. | Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4. Artikel- en integratiegroepen | Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. | Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Verkooprelaties | De klanten waaraan je artikelen verkoopt. | Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |