Vrije inrichting

Leg alles vast in één bron.

Introductie

 

Binnen elke organisatie worden er wel specifieke velden gebruikt die van belang zijn voor een volledige registratie. Daarbij moet je denken aan kleding of schoenmaat als je het over werkkleding hebt of kamernummer als je wil weten waar de medewerker zit in je pand.

Er zijn diverse type vrije velden beschikbaar , waaronder een memoveld, datum, numeriek, decimaal, telefoonnummer, ja/nee, e-mail, webadres. Er is een type dat gekoppeld is aan een vrije tabel, zodat je zelf de waarden van de tabel kunt opgeven en een type die je kunt koppelen aan een tabel, zodat je de beschikking hebt over gegevens uit profit op een andere plaats.

Het gebruik van de vrije inrichting zorgt ervoor dat het vastleggen van gegevens in een excel bestand tot het verleden gaan behoren.

Voordelen:

  • Vastlegging bij de bron.
  • Werkt zowel in Profit als in InSite.
  • Diverse type van vrije velden.

Vrije inrichting

 

 

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Zijn alle velden die je wilt aanmaken wel echt nodig of leggen we dit vast om het vastleggen?
  2. Op welke entiteit is het veld nodig?
  3. Wie mogen het veld muteren, zodat dit in de autorisatie gerealiseerd kan worden?
  4. Is het een verplicht veld om in te voeren?

Tip van de consultant

Bij de implementatie is het handig om te inventariseren welke velden er ontbreken vanuit de oude situatie of vastlegging in excel. Om je daarbij te helpen kun je het bestand gebruiken dat aan deze link zit.

Als je een veld verplicht maakt, dan moet je direct een waarde opgeven, anders is de knop voltooien niet actief.

 

Welke functionaliteit krijg je in

Profit

  • Management tool
  • Vrije tabellen

Wat richt je in.

1. Vrije tabellen

 

Om gebruik te kunnen maken van een veld gekoppeld aan een vrije tabel is het nodig om eerst de vrije tabel aan te maken. 

Je bepaald de lengte van de code en de lengte van de omschrijving. 

Lees hier meer.

2. Autorisatie

 

Voor het vastleggen van de vrije inrichting heb je rechten nodig op de management tool en de vrije tabellen.

 

3. Standaard inrichting

 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat

 

Beschrijving

 

Advies

 

1. Vrije tabellen

De inhoud van een vrije tabel kun je handmatig invoeren, maar bij veel regels is er een import functie voorhanden.

Gebruik de importfunctie als de tabel veel regels bevat.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?