Vrijwilligersportal

Digitaal aan elkaar verbonden.


Stempel voor aanvullende inrichting in de templateomgeving



Introductie


Voor de communicatie met de vrijwilligers is de telefoon alleen niet genoeg. In het digitale tijdperk wil je een vrijwilligersportal hebben draaien waarop kan worden ingelogd. Daarna zorg je als vrijwilliger dat je gegevens up-to-date blijven. Bij het indienen van de declaratie heb je de keuze uit het declareren van de kosten gemaakt voor de VOG verklaring, het indienen van gemaakte reiskosten en een optie voor overige kosten. Uiteraard kun je je als vrijwilliger ook inschrijven voor een toekomstig evenement. 

Voor een vraag of klacht hoef je ons niet te bellen, maar die ontvangen we ook graag digitaal via de portal. Als laatste optie kan het voorkomen dat je niet langer vrijwilliger voor onze organisatie wilt zijn en is er dus een mogelijkheid tot opzeggen.

Er is gekozen voor het maken van diverse workflows specifiek voor de vrijwilligers binnen één type dossieritem. Hierdoor houd je de gegevens los van je medewerkers en heeft de vrijwilligerscoördinator een rol in het beoordeling- en goedkeuringsproces.


Voordelen:

  • Alles papierloos.
  • Je werkt samen met de vrijwilliger.
  • Ook buiten kantooruren beschikbaar voor de vrijwilliger.



Dossieritems insturen In-en OutSite

Kracht van workflows

Alles voor de site


Voorbereiding


  • Controleer of de OutSite portal vrijwilligersportal al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je direct de weblocatie koppelen. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.
  • Controleer of het type dossieritem vrijwilliger dossier al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


  • Als je de vrijwilligers een vergoeding betaald, dan maak je de vrijwilliger aan als medewerker en loopt de uitbetaling van de vergoeding via Profit Payroll.
  • Als de vrijwilliger moet kunnen inloggen in InSite , dan moet je de vrijwilliger vastleggen als medewerker.
  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.




Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:



Wat richt je in.

OutSite portal met vrijwilligersacties

Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite portal. Gebruik een kopie  van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je klanten laat inloggen is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.

1. OutSite


Maak een nieuwe OutSite site door een bestaande over te nemen en aan te vullen. 

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor een portal wil je altijd werken met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot afgeschermde pagina's van de vrijwilligersportal.

Lees hier meer.

3. Mijn gegevens


De vrijwilliger kan zijn eigen gegevens onderhouden en bepalen voor welke onderdelen hij/zij zich wil inzetten.

Hier kan ook het wachtwoord voor het inloggen gewijzigd worden.

4. Aanmelding


Op het openbare deel van de site kun je jezelf registreren als vrijwilliger. Na goedkeuring krijg je een inlog en kun je binnen de vrijwilligersportal aan de slag.

5. Donatie


Op het openbare deel van de site kun je direct een formulier invullen om een donatie opgeven om de organisatie te steunen met financiële middelen. Je geeft naast het bedrag ook de frequentie op en gaat akkoord met automatische incasso.


6. Evenementen


Op de vrijwilligersportal kun je als vrijwilliger meedoen aan de activiteiten die voor de cliënten worden georganiseerd.


7. Openstaande acties


Inzage in je eigen dossier met gelijk de mogelijkheid om relevante informatie toe te voegen.

8. Verzonden


Inzage in de eigen ingestuurde dossieritems van de vrijwilliger.

Dossieritem met workflow


Binnen de portal worden verschillende workflows gekoppeld aan het vrijwilligers dossier type. Bij de verschillende acties krijg je een bevestiging met een directe link naar het ingestuurde onderdeel. Zo blijf je eenvoudig op de hoogte van de voortgang.

1. Aanmelding via portal


Op het openbare deel van de site kun je je aanmelden als vrijwilliger. Naast het vastleggen van een aantal gegevens ben je vooral op zoek naar de motivatie.



2. Declaratie VOG


Je declaratie voor de verplichte VOG wordt betaald door de organisatie. Door gebruik te maken van deze actie. Het veld VOG aanwezig op de stamkaart wijzigt automatisch in dit proces.


3. Declaratie


Voor het declareren van reiskosten of overige kosten die de vrijwilliger maakt voor je organisatie tijdens het verrichten van werkzaamheden.


4. Vraag


Soms is een klacht niet de juiste benaming en heeft de vrijwilliger gewoon een vraag.


5. Klacht


De vrijwilliger kan een klacht insturen als er iets niet goed gaat, en zo draagt deze bij aan het verbeteren van de organisatie.


6. Opzeggen


Ook vrijwilligers stoppen met het vrijwilligerswerk.  Uiteraard ben je wel benieuwd naar de reden.


Documentsjabloon

Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht. 

Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.

1. Documentsjabloon


Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.

Voor dit sjabloon stel je het volgende in:

  • Beschikbaar op OutSite
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren
  • Workflow document beoordelen

Lees hier meer.

2. Autorisatie


Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:

  • Lezers - Medewerker
  • Auteurs - Autorisatiegroep [  ]
  • Beoordelaars - Autorisatiegroep [  ]

Lees hier meer.

3. Activeren


Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

Inrichting van je site

We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanko pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen. 

1. Portalpagina


Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als organisatie wilt uitstralen!

Lees hier meer.

2. Overzichten maken


Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.

In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn. 

Lees hier meer.

3. Plaatsen op je site


Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de vrijwilliger. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat vrijwilliger deze pagina weten te vinden!

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?