Digitaal aan elkaar verbonden.
Voor de communicatie met de vrijwilligers is de telefoon alleen niet genoeg. In het digitale tijdperk wil je een vrijwilligersportal hebben draaien waarop kan worden ingelogd. Daarna zorg je als vrijwilliger dat je gegevens up-to-date blijven. Bij het indienen van de declaratie heb je de keuze uit het declareren van de kosten gemaakt voor de VOG, het indienen van gemaakte reiskosten en een optie voor overige kosten. Uiteraard kun je je als vrijwilliger ook inschrijven voor een toekomstig evenement.
Voor een vraag of klacht hoef je ons niet te bellen, maar die ontvangen we ook graag digitaal via de portal. Als laatste optie kan het voorkomen dat je niet langer vrijwilliger voor onze organisatie wilt zijn en is er dus een mogelijkheid tot opzeggen.
Er is gekozen voor het maken van diverse workflows specifiek voor de vrijwilligers binnen één type dossieritem. Hierdoor houd je de gegevens los van je medewerkers en heeft de vrijwilligerscoördinator een rol in het beoordeling- en goedkeuringsproces.
Dossieritems |
Maak je eerste workfow |
Sitebeheer |
Het omzetten van een goedgekeurde vrijwilligersdeclaratie kun je met één van onderstaande opties regelen:
1. Handmatig een inkoopfactuur maken.
2. Periodiek (eens per week of eens per maand) exporteren van goedgekeurde declaraties en importeren als financiele mutatie.
3. Via een get- en updateconnector een proces inrichten die periodiek de goedgekeurde declaraties overzet naar een inkoopfactuur. Dit kan met een tool van een AFAS partner, zie partner.afas.nl.
Met behulp van onderstaande stappen creëer je een OutSite-portal. Gebruik een kopie van een bestaande meegeleverde site en zorg voor een mooie opmaak. Omdat het een portal betreft waarop je klanten laat inloggen is het mooi om dezelfde stijl als de website te kiezen.
Maak een nieuwe OutSite site door een bestaande over te nemen en aan te vullen.
Lees hier meer.
Voor een portal wil je altijd werken met ingelogde gebruikers. Ingelogde gebruikers krijgen toegang tot afgeschermde pagina's van de vrijwilligersportal.
Lees hier meer.
De vrijwilliger kan zijn eigen gegevens onderhouden en bepalen voor welke onderdelen hij/zij zich wil inzetten.
Hier kan ook het wachtwoord voor het inloggen gewijzigd worden.
Op het openbare deel van de site kun je jezelf registreren als vrijwilliger. Na goedkeuring krijg je een inlog en kun je binnen de vrijwilligersportal aan de slag.
Op het openbare deel van de site kun je direct een formulier invullen om een donatie op te geven om de organisatie te steunen met financiële middelen. Je geeft naast het bedrag ook de frequentie op en gaat akkoord met automatische incasso.
Op de vrijwilligersportal kun je als vrijwilliger meedoen aan de activiteiten die voor de cliënten worden georganiseerd.
Inzage in je eigen dossier met gelijk de mogelijkheid om relevante informatie toe te voegen.
Inzage in de eigen ingestuurde dossieritems van de vrijwilliger.
Binnen de portal worden verschillende workflows gekoppeld aan het vrijwilligersdossier type. Bij de verschillende acties krijg je een bevestiging met een directe link naar het ingestuurde onderdeel. Zo blijf je eenvoudig op de hoogte van de voortgang.
Op het openbare deel van de site kun je je aanmelden als vrijwilliger. Naast het vastleggen van een aantal gegevens ben je vooral op zoek naar de motivatie.
Je declaratie voor de verplichte VOG wordt betaald door de organisatie. Door gebruik te maken van deze actie. Het veld VOG, aanwezig op de stamkaart, wijzigt automatisch in dit proces.
Voor het declareren van reiskosten of overige kosten die de vrijwilliger maakt voor je organisatie tijdens het verrichten van werkzaamheden.
Soms is een klacht niet de juiste benaming en heeft de vrijwilliger gewoon een vraag.
De vrijwilliger kan een klacht insturen als er iets niet goed gaat, en zo draagt deze bij aan het verbeteren van de organisatie.
Ook vrijwilligers stoppen met het vrijwilligerswerk. Uiteraard ben je wel benieuwd naar de reden.
Om informatie te kunnen delen gaan we in deze stap een documentsjabloon toevoegen. Voordeel hiervan is dat je bij de inrichting instelt wie deze documenten mag aanmaken en goedkeuren. Na publicatie komen de documenten automatisch in het nieuwsoverzicht.
Op deze site gebruiken we geen documentsjabloon, maar wil je deze functionaliteit wel gebruiken volg dan de volgende stappen.
Je voegt het documentsjabloon toe in Profit.
Voor dit sjabloon stel je het volgende in:
Lees hier meer.
Voor ieder documentsjabloon kun je aangeven wie deze mag aanmaken, beoordelen en lezen. Voor dit documentsjabloon adviseren wij:
Lees hier meer.
Als je het documentsjabloon zichtbaar maakt in OutSite moet je dit sjabloon activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker belangrijke stap: we moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze wordt het visitekaartje van het bedrijf.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kunt insturen.
Deze pagina wordt je visitekaartje van het bedrijf. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als organisatie wilt uitstralen!
Lees hier meer.
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.
Lees hier meer.
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is over de vrijwilliger. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat vrijwilliger deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.