Je visitekaartje voor het werven van toekomstig personeel.
Alle vacatures van je organisatie overzichtelijk op de Werkenbij-site. Gebruikers met de rol Werving en selectie controleren de ingevulde gegevens op volledigheid. De sollicitant ontvangt hierna een e-mail met de inloggegevens voor de sollicitantenportal. Alles wat de organisatie vastlegt vindt de sollicitant terug in het dossier en de sollicitant kan de eigen sollicitatie volgen. We noemen dit sollicitant self service. Het proces doorloopt de stappen: vacature aanvraag, opmaken/publiceren van de vacature, beoordelen van kandidaten, uitnodigen, meer informatie opvragen en aannemen/afwijzen van de sollicitant. Daarna start het indienst nemen van de medewerker.
Voor de sollicitant is alles zichtbaar en benaderbaar op de werkenbij-site, maar voor de HR afdeling loopt alles via de sollicitant stamkaart in InSite. Daar kun je de status van de sollicitant zien en direct actie's uitvoeren als contactmoment en zelfs een contractvoorstel doen via de sollicitant indienst workflow voordat het contract daadwerkelijk wordt aangemaakt. De gegevens van de stamkaart worden gebruikt om het contract te generen. Uiteraard vindt de ondertekening digitaal plaats.
Sollicitant Self Service inrichten | Sollicitant Self Service gebruik | |
Werving en selectie | Job alert |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Zorg ervoor dat je de details van de vacature goed hebt staan en maak pakkende en inspirerende teksten. Het is de eerste indruk voor de toekomstige medewerker.
Vanuit de template is ervoor gekozen om de status van de sollicitant op de stamkaart te wijzigen door middel van de acties binnen de workflow. Wil je hiervan afwijken, dan moet je de HRM-instellingen aanpassen.
Zorg dat alle vacatures op je werkenbij-site terecht komen, waarbij het mogelijk is om een vacature op de status Doorlopend te zetten.
Hierdoor blijft de vacature altijd op de site aanwezig en kunnen kandidaten altijd solliciteren. Zeker als je een hoog verloop hebt of door groei altijd op zoek bent naar medewerkers in die functie, is dit erg handig.
Lees hier meer.
Om de werkenbij-site snel en volledig digitaal te laten vullen kun je een vacature aanvraag insturen via InSite. Vervolgens maak je de vacature op en publiceer je deze.
Let op:
Gebruik een sjabloon voor InSite en OutSite, zodat je eerst de interne sollicitaties kunt gebruiken en daarna de reacties van de werkenbij-site. Hoe de workflow werkt lees je hier.
Als de gegevens volledig worden achtergelaten bij het solliciteren, dan krijgt de sollicitant een activatiemail en daarna toegang tot de sollicitantenportaal.
Hier ziet de sollicitant precies wat de status van de sollicitatie is. Een uitnodiging voor een gesprek bevestigt de sollicitant via de workflow. Eventueel kan een alternatief voorgesteld worden.
Neem je de sollicitant indienst? Dan levert de sollicitant aanvullende gegevens zoals een BSN en bankrekeningnummer aan via dit portaal.
Lees hier meer.
(optioneel)
Je hebt de mogelijkheid om de sollicitatie met meerdere verantwoordelijken te doen. Deze krijgen dan toegang tot de gegevens van de sollicitant .
Hiermee maak je als het ware een sollicitatiecommissie.
Op de stamkaart van de sollicitant kun je direct de status zien. De status geeft aan in welke fase van het sollicitatieproces de sollicitant zit.
Er wordt gewerkt met tien verschillende statussen die worden gebruikt in de diverse workflows die te maken hebben met de werving en selectie. -44 Sollicitatie, -45 Sollicitant indienst, -115 Aanvullen gegevens sollicitant, -117 Afspraak sollicitant, -141 Aanmaken sollicitant en -131 Proefberekening flex in de flex branche.
Alle communicatie met de sollicitant doe je via het contactmoment. Deze workflow stelt je in staat om het dossier van de sollicitant bij te houden en elk contactmoment vast te leggen. Daarbij maakt het niet uit of het een telefoongesprek betreft of een e-mail.
Binnen de workflow sollicitant indienst wordt er standaard van de mogelijkheid gebruik gemaakt om eerst een contractvoorstel te maken en deze door de sollicitant digitaal te laten ondertekenen voordat je het definitieve contract aanmaakt.
Bij de sollicitatieprocedure loopt de communicatie met de sollicitant via berichtsjablonen. Dit zorgt voor een actieve communicatie dat er een bericht klaar staat op de sollicitantenportal.
Het opvragen van informatie, het uitnodigen voor gesprek, het aannemen en het afwijzen van een kandidaat.
Lees hier meer.
Met de Job-alert functionaliteit kunnen personen zich inschrijven voor nieuwe vacatures aan de hand van bepaalde criteria.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Vacature | Maak alle aanwezige vacatures van je organisatie aan. | Voeg deze handmatig toe als het er maar een paar zijn, maar bedenk dat er een import beschikbaar is. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Sollicitatiecommissie | inrichting | Er zijn vijf commissieleden mogelijk, die gekoppeld zijn aan het gebruikersbestand. |
Sollicitantenportaal | inrichting | Het proces volgend op de sollicitatie wordt hier afgehandeld. |
| Status sollicitant aanpassen | instelling | De sollicitant heeft standaard de code 2, status kan niet worden aangepast vanaf de stamkaart sollicitant. Dit wordt gedaan vanuit de actie binnen de workflow. |