Hoe zorg ik dat er nieuw personeel wordt aangenomen?
De werving en selectie van nieuwe medewerkers is een belangrijk onderdeel binnen HRM, zeker gezien de krapte op de arbeidsmarkt die er momenteel heerst. Wie moet je wel en wie moet je niet aannemen? Neem je die beslissing zelf of maak je gebruik van een selectiecommissie om zo van meerdere medewerkers een mening te hebben voordat je overgaat tot het in dienst nemen van één van de kandidaten? Dit zijn vraagstukken die je tegenkomt als je het over het proces Werving & Selectie hebt.
De visie van AFAS is dat bij Werving & Selectie zo veel mogelijk vastlegging plaatsvindt bij de bron. De leidinggevende zelf is als vacaturehouder verantwoordelijk voor het recruitmentproces. Geen handmatig “overklopwerk” en een workflow gestuurd sollicitatieproces. Dit betekent dat een sollicitant zelf solliciteert en verantwoordelijk is voor vervolgprocessen, ook wel Sollicitant Self Service genoemd. Alle gegevens die door de sollicitant ingevoerd zijn, worden automatisch overgenomen in het indienstproces.
Uitgangspunten:
Werving en selectie begint met de workflow Vacature.
De manager van de afdeling schrijft een vacature uit en bepaalt waar de vacature geplaatst moet worden (extern, intern of beiden). De velden die gevuld worden bij de vacatureaanvraag worden uiteindelijk ook keurig overgenomen bij een eventuele indiensttreding.
Na het aanvragen van de vacature wordt de vacature gepubliceerd op InSite/OutSite (afhankelijk van de eerder gemaakte keuze). Hiervoor plaatst de verantwoordelijke de vacaturetekst in het vacaturesjabloon, zodat er een pakkende tekst in de vacature naar voren komt.
De vacature is geplaatst en nu is het tijd voor de sollicitanten om te solliciteren! Dit proces verloopt via OutSite en na het solliciteren, ontstaat er op InSite automatisch een taak voor de vacaturehouder om de sollicitant te beoordelen. Vanaf hier gaat het proces verder via de sollicitantenstamkaart.
Wil je tijdens de sollicitatie gelijk certificaten, registraties en diploma's vastleggen? Kijk hier hoe je dit doet.
Vanaf de sollicitantenstamkaart kan de vacaturehouder verschillende processen richting de sollicitant opstarten, zoals het uitnodigen voor een gesprek of het aanvullen van de gegevens wanneer de sollicitant aangenomen gaat worden (denk hierbij aan BSN, identiteitsbewijs etc.). Na het invoeren van deze gegevens door de sollicitant worden deze overgenomen in het systeem, zodat een uiteindelijke indiensttreding al deels vooringevuld is en de administratieve last laag is.
De sollicitant heeft het sollicitatieproces doorlopen en gaat in dienst gemeld worden! De vacaturehouder start dit proces op en alles wat door de sollicitant is ingevuld, wordt overgenomen zodat alleen contractuele gegevens nog in het indiensttredingsformulier aangevuld hoeven te worden. Wanneer de workflow is voltooid, is de sollicitant geregistreerd als medewerker en zit er een ondertekende arbeidsovereenkomst in het medewerkersdossier!
Het proces strak geregeld hebben, is één ding. Het is minstens zo belangrijk om inzicht te hebben in de data die het oplevert. Daarvoor levert AFAS het dashboard Werving & Selectie uit, waarin stuurinformatie omtrent de vacatures naar voren komt.