Workflow inkoopofferte

Beoordelen met of zonder procuratie.

Introductie

 

Met deze muterende workflow kun je een inkoopofferte laten beoordelen in InSite. Bijvoorbeeld bij inkoopoffertes voor eigen gebruik, die dan via het procuratieschema worden beoordeeld. Profit bepaalt of een inkoopofferte via de workflow moet lopen aan de hand van het inkooprelatieprofiel van de inkooprelatie. Als daarin 'via workflow' staat ingesteld, krijgt de inkoopofferte achtereenvolgens de volgende statussen: Concept, definitief of ter beoordeling. De offertestatus wijkt af van de statusbeoordeling vanuit de workflow.

Een inkoopofferte komt in de workflow als deze Definitief is. In de inrichting stel je de workflow in en op welke manieren er definitief gemaakt kan worden.

Voordelen:

  • Registratie verloopt digitaal.
  • Inkoopoffertes beoordelen via de workflow met of zonder procuratieschema.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Bereid je goed voor

Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Controleren
    Controleer of de workflow Inkoopofferte al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

  • Als je de workflow gebruikt, wordt bij het definitief maken van een inkoopofferte, de inkoopofferte direct naar de takenlijst van de beoordelende gebruiker gezet. De status wijzigt dan naar Ter beoordeling. De inkoopofferte kan dan dus niet meer gewijzigd worden.
  • De workflow inkooporder houdt rekening met de procuratie van de inkoopaanvraag of inkoopofferte. Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopaanvraag dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden. Dit is dan al gebeurd in de inkoopaanvraag of inkoopofferte. Hiervoor zijn condities gebouwd.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting
al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

Workflow inkoopofferte zonder procuratieschema

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je hebt het type dossieritem Beoordelen inkoopofferte (Profit) in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

 

 

2. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Inkoopofferte met procuratieschema, Inkoopofferte zonder procuratieschema of Inkoopofferte beoordelen na te bouwen.

Lees hier meer.

3. Inkooprelatieprofiel

Per inkooprelatieprofiel stel je in of de workflow wel of niet wordt gebruikt.

Hierdoor kun je bij bepaalde groepen inkooprelaties of bepaalde administraties wel en bij andere geen gebruik maken van de workflow. Bijvoorbeeld voor de inkooprelaties bij wie je inkoopt voor eigen verbruik (secundaire inkoop) wil je de inkoopofferte en/of inkooporder wél via de workflow laten beoordelen. Maar voor je inkooprelaties voor het inkoop-verkoopproces wil je dat niet.

Zorg dat bestaande inkooprelaties worden gekoppeld aan het betreffende inkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

4. Instellingen

In de instellingen van Ordermanagement op het tabblad Beoordelen inkoop koppel je de workflow voor de inkoopofferte en/of inkooporder. 

Lees hier meer.

5. Activeren

Activeer dit type pagina Inkoopoffertes in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

6. Autorisatie

Na het activeren van het type pagina Inkoopoffertes moet altijd worden geautoriseerd. Je voegt de pagina's voor het aanmaken en beoordelen toe aan de gewenste autorisatierollen.

Gebruik hiervoor de standaard autorisatierollen, deze hebben de juiste rechten:

  • Functioneel applicatiebeheer (Profit) 
  • Inkoop (Profit) 
  • Werkvoorbereiding (Profit)

 

7. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Voeg deze pagina toe aan InSite:

  • Inkoopoffertes (tonen)

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?