Workflow inkooporder

Beoordelen met of zonder procuratie.

Introductie

 

Met deze muterende workflow kun je een inkooporder laten beoordelen in InSite. Bijvoorbeeld bij inkooporders voor eigen gebruik, die dan via het procuratieschema worden beoordeeld. Profit bepaalt of een inkooporder via de workflow moet lopen aan de hand van het inkooprelatieprofiel van de inkooprelatie. Als daarin 'via workflow' staat ingesteld, krijgt de inkooporder achtereenvolgens de volgende statussen: Concept, Definitief, Ter beoordeling. Daarna krijgt de inkooporder de normale inkoopstatussen (Actief, Deellevering, etc.)

Een inkooporder komt in de workflow als deze Definitief is. In de inrichting stel je de workflow in en op welke manieren er definitief gemaakt kan worden.

Voordelen:

  • Registratie verloopt digitaal.
  • Inkooporders beoordelen via de workflow met of zonder procuratieschema.
  • Inkooporders verstrekken via email of xml in InSite.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

Inkooporder via workflow 

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Controleren
    Controleer of de workflow Inkooporder al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant


  • De workflow houdt rekening met de procuratie van de inkoopaanvraag of inkoopofferte. Als de inkooporder gelijk is aan de inkoopaanvraag dan hoeft er geen procuratie in de inkooporder plaats te vinden. Dit is dan al gebeurd in de inkoopaanvraag of inkoopofferte. Hiervoor zijn condities gebouwd.
  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle onderstaande inrichting
al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

Workflow inkooporder met procuratieschema

Wat richt je in.

1. Dossieritem


Je hebt het type dossieritem Inkooporder (Profit) in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

 

 

2. Workflow


Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Inkooporder met procuratieschema of Inkooporder zonder procuratieschema na te bouwen.

Lees hier meer.

3. Inkooprelatieprofiel


Per inkooprelatieprofiel stel je in of de workflow wel of niet wordt gebruikt.

Hierdoor kun je bij bepaalde groepen inkooprelaties of bepaalde administraties wel en bij andere geen gebruik maken van de workflow. Bijvoorbeeld voor de inkooprelaties bij wie je inkoopt voor eigen verbruik (secundaire inkoop) wil je de inkooporders wél via de workflow laten beoordelen. Maar voor je inkooprelaties voor het inkoop-verkoopproces wil je dat niet.

Lees hier meer.

4. Instellingen


In de instellingen van Ordermanagement op het tabblad Beoordelen inkoop koppel je de workflow voor de inkooporder. 

Vink hier Inkooporder direct definitief maken aan om geautomatiseerd toegevoegde inkooporders (via bestelvoorstel) direct de status Definitief te geven.

Voor handmatige inkooporders stel je dit in de boekingslay-out in. 

Lees hier meer.

5. Boekingslay-out


Standaard heb je de beschikking over een inkooporder boekingslay-out. 

In de standaard staat, op het tabblad Instelling 2, het veld Direct definitief maken op Vraag stellen (i.p.v. altijd of nooit), zodat bij handmatig toevoegen eerst de vraag wordt gesteld of de inkooporder definitief gemaakt moet worden. Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. 

Lees hier meer.

6. Statusbeoordeling


Een inkooporder heeft een status (actief, afgehandeld, deellevering, etc.) maar het beoordelen via de workflow heeft ook een status: Statusbeoordeling.

Voeg dit veld toe aan de weergave met inkooporders voor een beter inzicht in de status van de workflow.

 Lees hier meer.

7. Activeren


Activeer dit type pagina Inkooporders in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

8. Autorisatie


Na het activeren van het type pagina Inkooporders moet altijd worden geautoriseerd. Je voegt de pagina's voor het aanmaken en beoordelen toe aan de gewenste autorisatierollen.

Autoriseer ook de actie 'Definitief maken'. Gebruik hiervoor de standaard autorisatierollen, deze hebben rechten op de actie 'Definitief maken':

  • Functioneel applicatiebeheer (Profit) 
  • Inkoop (Profit) 
  • Werkvoorbereiding (Profit)

 

9. Pagina's opmaken


Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Voeg deze pagina toe aan InSite:

  • Inkooporder (tonen)

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?