Organiseer je beheer

Nadat de implementatie voltooid is, begint pas het echte werk: het blijven automatiseren en verbeteren van je processen. Daar is een goede beheerorganisatie voor nodig.

Maar wat is dat precies? Hoe komt het tot stand? Wanneer begin je met het opzetten? Op deze pagina geven we je alle tips & trucs. 

 

Onze visie op de beheerorganisatie


Het doel van een beheerorganisatie is om samen met de organisatie te kijken hoe je processen automatiseert. Hiermee laat je werk verdampen en maak je werk daarmee nóg leuker. Het is de rol van de functioneel beheerder(s) om als spin in het web te fungeren. Zo breng je afdelingen bij elkaar en stroomlijn je processen.

De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te verbeteren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt. Een beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie! Nieuwe functionaliteit wordt opgeleverd in de software, zodat ook jouw organisatie verder geautomatiseerd kan worden. 

Rollen binnen een beheerorganisatie


Hoe ziet de structuur van een beheerorganisatie eruit? We onderscheiden de volgende rollen:

Gebruikers

Dit is de interne klant en eindgebruiker van het systeem. De software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het raadplegen van loonstroken, boeken van verlof, nieuwsberichten enzovoort. Op deze manier hebben ze alle informatie bij de hand en kunnen ze veel acties zelf uitvoeren, zoals het insturen van een declaratie.  

Functioneel beheerder (AFAS beheerder)

Dit is een persoon die daadwerkelijk inrichting onderhoudt in AFAS, processen binnen de organisatie optimaliseert, en de ontwikkelingen binnen het product op de voet volgt. In de praktijk kunnen er meerdere functioneel beheerders zijn, met ieder een specifiek aandachtsgebied.

Niet alleen het optimaliseren van de dagelijkse processen, maar ook het toevoegen en uitrollen van nieuwe processen hoort hierbij. Omdat AFAS jaarlijks veel nieuwe functionaliteit toevoegt aan de software is het zonde om dat niet te gebruiken. 

Sleutelgebruikers

Sleutelgebruikers slaan de brug tussen de eindgebruikers en de beheerders. Vaak zijn dit teamleiders, afdelingsmanagers of senior medewerkers, maar ook medewerkers HR, financieel of salarisverwerking.

Technisch beheerder

De technisch beheerder is over het algemeen een ICT-medewerker. Samen met de functioneel beheerder is deze verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn, en goed functioneren van het systeem. Het cloudplatform van AFAS Online zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Dankzij AFAS Online zijn technisch beheerders niet bezig met de installatie, updates, back-ups en veiligheid van je server.

Wel is het van belang dat de infrastructuur van de systemen van de gebruikers goed werken, denk aan de Citrix Receiver voor de functioneel beheerders, imports via connectoren of het Profit Communication Center. 

Zet in 4 stappen een beheerorganisatie op

Zorg voor een duurzame beheerorganisatie, gericht op de toekomst!

 

1. Bepaal de rol van de beheerorganisatie

De rol van de beheerorganisatie bepaal je op basis van de positie die de software van AFAS in de organisatie inneemt. Gebruik je bijvoorbeeld HRM/Payroll, dan komt het meeste werk bij de sleutelgebruikers te liggen. In dit geval kun je stellen dat de sleutelgebruikers ook de functioneel beheerders zijn.

Voordat je een succesvolle beheersorganisatie hebt, is het belangrijk om deze goed op te tuigen door middel van een beheerplan. Dit plan stel je op na het testen om zo direct nadat decharge is verleend hiermee aan de slag kunt. Een voorbeeld hiervan kun je hier vinden.

De laatste jaren kiezen de meeste klanten voor een volledige ERP-inrichting. De scheiding tussen de sleutelgebruikers en de functioneel beheerder is groter. Hierin kun je vervolgens een afweging maken tussen wat een sleutelgebruikers doet en wat een functioneel beheerder doet. In deze situatie zorgen de sleutelgebruikers enkel voor de input, zodat de functioneel beheerder verantwoordelijk is voor de uitvoer van het beheer.

2. Betrek functioneel beheerders bij de implementatie en de optimalisatie

Maak de toekomstige functioneel beheerders tijdens de implementatie verantwoordelijk voor hun domein. Hiermee wordt de kennis die opgedaan is tijdens de implementatie goed geborgd. Ook wil je de inrichting van de processen en de keuzes die gemaakt zijn tijdens de inrichting borgen. Dit kan bijvoorbeeld door een video of een handleiding die op InSite gedeeld wordt met de organisatie. Bekijk voor meer inspiratie over dit onderwerp onze themapagina Communiceren
 

3. Zorg voor een goede opleiding

Zorg dat de functioneel beheerders voldoende kennis van de software hebben. Doe dit door de juiste opleidingen te volgen en/of de functioneel beheerders in te schrijven voor het traineeship Succesbeheer. 


4. Organiseer je beheer

  • Stel je als beheerder op als vraagbaak/loket en communiceer dat duidelijk naar je organisatie. Maak hiervoor gebruik van een workflow (Profit Beheer), zodat je dit makkelijk automatiseert. 
  • Voor vragen waar je zelf niet uitkomt, stuur je een incident in bij Support.
  • Het is belangrijk dat de beheerorganisatie voldoende tijd krijgt om de processen te optimaliseren en te innoveren. Alleen op deze manier blijf je als organisatie slagen maken in de automatisering en het verdampen van werk. Zo voorkom je dat je beheerders alleen brandjes blussen. 
  • Maak een beheerplan waarin je beschrijft wie welke rol uitvoert en hoe het proces dient te verlopen.
  • Plan periodiek een overleg in met je mede-beheerders om de aanvragen vanuit de organisatie door te nemen.

Wat is de verwachte inzet van mijn beheerorganisatie?

Naast de stappen die je zet om een beheersorganisatie op te zetten, is het ook belangrijk hoeveel inzet je minimaal nodig hebt om deze beheersorganisatie te laten slagen. Zie hieronder in de tabel wat wij minimaal adviseren. Wanneer je veel wilt optimaliseren en doorontwikkelen, raden wij aan om hier meer inzet vanuit functioneel beheer te gebruiken.

Dan de laatste gouden tip: Wees zichtbaar binnen jouw organisatie! Maak duidelijk wat jouw doelen zijn en hoeveel tijd het jouw organisatie oplevert als je dit project oplevert. De beheerorganisatie kan hiervoor een jaarplanner gebruiken. Wij hebben vast een voorzet gedaan voor een jaarplanner.

Beheer als continu proces

Applicatiebeheer is een continu proces. Iedere dag moet een beheerder bezig zijn met ontwikkeling en verbetering van processen. Hieronder zie je hoe dat proces optimaal ingericht kan worden.

1. Aanvraag

Iedere gebruiker kan een aanvraag insturen met hun ideeën, met daarbij:

  • Wat is het doel?
  • Wat levert het op?

2. Onderzoek

De aanvraag wordt onderzocht op:

  • Past het in de structuur?
  • Kan het in Profit?
  • Kan het écht niet in Profit?
  • Gaan we maatwerk maken?

3. Uitvoering

Tijdens de uitvoering kijk je naar:

  • Hoe loopt het proces?
  • Hoe ziet de autorisatie en inrichting eruit?
  • Hoe kunnen we dit vastleggen en borgen?

4. Optimalisatie 

Bijblijven betekent continu herzien en verbeteren. Dus: 

  • Wat zit er in de nieuwe versie?
  • Wat kunnen we verbeteren?
  • Wat kan er weg?

Tips en trucs

Waar moet je op letten bij het thema beheer?


  • Ga naar evenementen bij AFAS zoals de AFAS Open. 
  • Meld je aan bij de AFAS gebruikersgroep op LinkedIn.
  • Blijf jouw organisatie inspireren en uitdagen, alles kan geautomatiseerd worden! Om dit concreet te maken, kun je een business case maken.
  • Ga periodiek als beheerorganisatie overleggen, dit geeft structuur!
  • Zorg voor zichtbaarheid. Laat de organisatie zien wat je als beheerorganisatie allemaal doet.
  • Plan APK's in bij gebruikers. De beheerder checkt ieder jaar weer met de afdelingen wat de verbeteringen in de processen zijn. 
  • Volg ons traineeship Succesbeheer

De ideale beheerder

De ideale beheerder voldoet aan de volgende eisen:


  • Iemand die dagelijks in aanraking komt met de software van AFAS.
  • Iemand die affiniteit heeft met de business.
  • Spin in het web, iemand die afdelingen bij elkaar weet te brengen.
  • Procesdenker.
  • Passie voor automatisering.
  • Hoge mate van vertrouwelijkheid.

 

Blog

"Ook met AFAS is verandering de enige constante"


Geurt Kleijer - Servicemanagement AFAS

Thema's

Bekijk ook deze thema's