Projectaanpak AFAS Consultancy

Zó pakken we de implementatie aan

Yes! Jullie zijn klant bij AFAS geworden, gefeliciteerd! Vanuit het onboarden kunnen jullie nu écht aan de slag met onze software. Een spannende, maar ook waardevolle tijd breekt aan: de implementatie begint.

Jaarlijks implementeren we honderden organisaties met succes. Door middel van onze aanpak, kunnen we jouw implementatie ook een succes maken! Hoe we dat gaan doen, leggen we uit op deze pagina.

Onze visie

Wij willen geen klanten maar fans, en dat begint bij een succesvolle implementatie. Elk jaar dagen we onszelf dan ook uit om onze implementaties nog sneller, beter en leuker te maken. Kortom, wij maken implementaties SIMPLR. Hoe doen we dit?

  • Standaarden als basis: door te werken met vaste standaarden in onze aanpak, marktstandaarden en content, vinden we het wiel slechts één keer uit. En verbeteren we dit wiel keer op keer. Dit stelt ons in staat om altijd hoge kwaliteit te leveren, snel en voorspelbaar.
  • Maximale kennisoverdracht: tijdens de implementatie richten we ons op maximale kennisoverdracht en klantzelfstandigheid. Ons doel is pas echt bereikt wanneer jullie ons uiteindelijk niet meer nodig hebben.
  • Ons DNA: wij geloven in een pragmatische, energieke, hands-on aanpak die draait om SNELHEID, PASSIE, ENERGIE, EENVOUD en LEF. Dit betekent durven kiezen, processen versimpelen, samen successen vieren en samen de mouwen opstropen om het doel te bereiken.

De implementatiereis

Grote kans dat in jullie huidige situatie ruimte voor verbetering is. Niet dat je nu per se in een plaggenhut hoeft te zitten. Maar je maakt niet voor niks de overstap naar AFAS. Je huidige softwaresystemen voldoen niet meer in de behoefte. Of er zijn complexe processen waar je vanaf wilt. Ga je dan vanuit je huidige situatie direct voor een verre eindbestemming in de vorm van een droomkasteel? Of ga je voor een comfortabele en snel bereikbare tussenstop in de vorm van een luxe villa?

Bij AFAS geloven we zeker dat we je een droomkasteel kunnen aanbieden! Maar we weten ook dat de weg daar naartoe lang kan zijn. Om toch al snel te kunnen genieten van grote verbeteringen ten opzichte van jullie huidige situatie bieden we jullie een nagenoeg kant-en-klare en snel te betrekken luxe villa. Deze villa is al grotendeels af, in de zin dat je hierin onze best practice vindt, gebaseerd op de vele droomkastelen die we eerder al hebben mogen realiseren. Dat droomkasteel blijft het einddoel. En wij helpen je graag om dit te bereiken. Maar met de luxe villa ben je in ieder geval snel weg uit ‘de plaggenhut’. En kan je vanuit een comfortabeler vertrekpunt toewerken naar de volgende bestemming.

De hoekstenen van een implementatie

Wat is je doel?

Het is belangrijk om vooraf helder te hebben waar je het allemaal voor doet. Met welke verwachtingen start je aan dit project? Wat wil je bereiken? En wanneer ben je tevreden en hoe weet je dat je de doelen behaalt hebt? Onderstaande plaat komt je waarschijnlijk bekend voor. Toch komen wij deze realiteit ook vaak tegen.

Wij gaan je helpen om jouw doelen te behalen. Maar er zullen ook minder mooie momenten tussen zitten. Daarom moet het doel helder zijn. Dit doel is meteen een mooi middel om het project kenbaar te maken aan de organisatie. Bedenk een pakkende projectnaam (bijv. Go AFAS) en ga hiermee aan de slag!

Lees ook: “Dag prehistorie, welkom toekomst!” – Geef je project een coole naam

Inrichtingsprincipes

Inrichtingsprincipes helpen jou om je doel te verwezenlijken. Aan welke uitgangspunten moet de nieuwe inrichting voldoen

  • Processen starten vanuit de ‘best practice’ van AFAS
  • Registratie aan de bron; daar waar het proces start
  • 80/20 regel: niet elke uitzondering hoeft geautomatiseerd te worden!
  • Het HR-systeem is leidend voor andere systemen
  • Procesontwerp gebaseerd op vertrouwen, steekproefcontroles achteraf
  • Goed is goed genoeg
  • Digitaal wat digitaal kan
  • Toekomstgericht inrichten (optimaliseren processen)
  • Prioriteren op basis van impact (aantal gebruikers * frequentie = impact) en risico

Projectorganisatie

Om bovenstaande fases goed te doorlopen is de projectorganisatie heel belangrijk. Deze wordt tijdelijk opgezet met meerdere rollen om de implementatie soepel te laten verlopen.

Tijdens het opstarten van het project stellen we gezamenlijk de projectorganisatie samen. Alle projectleden werken samen aan acties op SIMPLR. Daardoor heeft iedereen inzicht en is het project transparant.

 

Nu weet je welke rollen er nodig zijn voor de projectorganisatie. Onderstaande afbeelding geeft een idee van welke verwachte inzet er nodig is per rol en groep.

Het project in hoofdlijnen

Alle fases die je hieronder in de afbeelding ziet, hebben we uitgebreid beschreven per fase. Klik op de fase wanneer je hier meer over wilt weten.

 

Randvoorwaarden voor een succesvol project

Beleving tijdens een project

Hoe voorkom je dat je onder de kritische lijn komt?

Werkwijze AFAS

Werkwijze van een AFAS Consultant

Tijdens de implementatie hebben we verschillende typen consultancydagen. De ene keer komt de senior consultant langs voor een workshop, de andere keer voor een regiedag. Hoe ongeveer zo’n dag eruit ziet en welk doel het heeft, kun je hier onder per soort dag vinden.

Aandachtspunten

Factor 1:3


Tijdens de implementatie betekent iedere consultancy dag 3 dagen werk voor de gehele projectgroep tot de volgende afspraak. Zorg er voor dat je deze tijd goed blokt in de agenda's!

Communicatie en aanspreekpunt


Consultancy is jouw aanspreekpunt tijdens de implementatie. Alle vragen aan de consultant bewaar je via de workflow eenvoudig voor het volgende bezoek.

AFAS Customer Support


Customer Support is tijdens de implementatie bereikbaar voor wensen, technisch vragen en blokkerende meldingen. Alle inhoudelijke vragen behandel je met de consultant.

Wat kun je van ons verwachten?

  • We nemen jullie aan de hand waar nodig, dat is ons dagelijks werk.
  • Kennis loopt niet met de consultant mee naar buiten, maar blijft in jullie organisatie geborgd.
  • We leveren een hoogwaardige standaardomgeving.
  • We hebben jarenlange best practice ervaring voor zaken die niet in de standaard zitten.
  • Je krijgt inzage via de klantportal in alle projectgerelateerde zaken.
  • Je hebt makkelijk toegang tot uitleg over functionaliteiten of de benodigde inrichting via ons Help Center.
  • We hebben een adviesrol in overleggen met stuurgroep, projectgroep of werkgroep.

Wat verwachten wij van jullie?

  • Het opstellen en opleiden van project- en beheerorganisatie met de juiste commitment, capaciteit, mandaat en draagvlak binnen de organisatie.
  • De keuze voor AFAS is een keuze voor standaarden. Dit betekent dat er afstand genomen moet worden van oude (complexe) processen en gewoonten.
  • Jullie voeren de, op de klantportal benoemde, activiteiten en acties uit en bewaken de voortgang.
  • Jullie benoemen de risico's, inclusief tegenmaatregelen in SIMPLR.
  • Jullie voeren een (acceptatie)test uit, zodra er een proces ingericht is.

Wat doen we samen?

  • Het uitvoeren van de benodigde inrichting.
  • Het bijwerken van voortgang en SIMPLR aan einde van iedere consultancydag.
  • Het bewaken van de voortgang en planning en bespreekbaar maken van eventuele issues.
  • Insturen en bewaken incident (supportvraag) bij onvolkomenheden in de software.
  • Feest vieren bij belangrijke mijlpalen en oplevering van het project.

Ben jij klaar voor de workshops?

Bepaal met deze checklist of je overal aan gedacht hebt

 

Nu je weet hoe we het project aanpakken, kun je deze zaken doornemen om er zeker van te zijn dat je klaar bent voor de workshops en inrichtingsdagen. Vink jij ze allemaal af voor de eerste workshop?

Kwaliteitsmonitoring

Tijdens de gehele implementatie zorgen we er ook voor dat de kwaliteit gemonitord wordt. Hier hebben we verschillende scans voor. Zie hieronder voor welke thema’s en in welke fases deze naar voren komen.

 

 Met de kennis van nu

Wanneer je voor de software van AFAS hebt gekozen, gaat er veel veranderen binnen je organisatie. In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, blikt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, samen met klanten terug op hun implementatietraject.

Ze spreken over hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk veel tips! Kortom, alles wat je moet weten voordat je aan je implementatie begint.