Budgetteren

Vertaal je jaarstrategie naar cijfermatige doelstellingen.



Introductie


Als organisatie bepaal je voor het komende jaar een strategie met bijbehorende activiteiten vervolgens kun je dit met een budget cijfermatig in beeld brengen. Budgetteren helpt je om de gemaakte plannen te beoordelen en zo nodig bij te sturen.

Bij het budgetteren kun je kiezen voor twee verschillende methodes:

  1. Top-down, automatisch genereren van het budget op basis van voorgaande jaren.
  2. Bottum-up, een geheel nieuw budget handmatig of via een import invoeren.

Het verbruik van het budget komt tot stand doordat er bijvoorbeeld inkoopaanvragen worden gedaan die ten laste van een budget plaatsvinden. Deze worden dan beoordeeld door een budgethouder. Deze kun je vastleggen op de grootboekrekening maar als je werkt met verbijzondering ook op de verbijzonderingscode. 


Voordelen:


  • Inzicht in te behalen jaardoelstelling.
  • Budgethouder heeft zelf inzicht en middelen om uitnutting van het budget te bewaken.
  • Controller/ directeur finance hebben hetzelfde inzicht maar dan over alle budgethouders heen.



Budgetten verbijzonderen




Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Budgetgrondslag
    Bepaal of het budget wordt vastgelegd op grootboekrekening en/of verbijzonderingscode. Denk hierbij ook aan de budgethouder die je instelt per grootboekrekening of per verbijzonderingscode. De budgethouder kan op InSite het budget bewaken.
  2. Verplichtingen
    Bepaal of er gebruik met worden gemaakt van een verplichtingenadministratie.
  3. Seizoensafhankelijk
    Inventariseer of je een seizoenspatroon hebt in je budgetten of dat het budget evenredig over het jaar verdeeld wordt.
  4. Afronden
    Budget is een verwachting, rond het dus af op honderden of duizendtallen.

Tip van de consultant



Maak de budgethouders verantwoordelijk voor het budget en zorg voor een goede training voorafgaand aan de ingebruikname.

Voor het budget bij een omzetrekening vul je het bedrag negatief in (voorafgegaan door een minteken).

Gebruik zo min mogelijk grootboekrekeningen, als voorbeeld energiekosten in plaats van drie aparte rekeningen voor gas, water en electra. 

Welke functionaliteit krijg je in



InSite


  • Mijn budget
  • Dashboard budgethouder



Wat richt je in

1.Administratieinstelling



Op het budget tabblad  vul je de instellingen in voor :

  • Voorkeur budgetscenario.
  • Geef de periodeverdeeltabel op.
  • Bepaal of het budget ook verbijzonderd moet worden en wat de hoofdas is.
  • Bepaal of de budgethouder per grootboekrekening of per verbijzonderingscode moet worden vastgelegd.



2. Grootboekrekening



Open het Extra tabblad en vul daar de  budgetteren instellingen in:

Wil je aantallen, bedragen of bedragen en aantallen budgetteren?

Kies de periodeverdeeltabel om de verdeling binnen het boekjaar op te geven.

Werk je met verplichtingen om je budget uit te nutten dan is het aan te raden om aan te vinken dat je verplicht bent om via het inkoopboek  een verplichting af te boeken.


3. Budgetscenario



Maak een budgetscenario aan die je de naam Voorkeur budget meegeeft.

Wil je meer scenario's, voeg ze dan per administratie toe.

Voorbeelden zijn:

  • Groei scenario
  • Krimp scenario
  • Meerjaren begroting

Let op: Je kunt per administratie maar één scenario opgeven die als  default wordt gebruikt op diverse overzichten en dashboards.

Lees hier meer.


4. Periodeverdeeltabel



(optioneel)

De standaard tabel is een normaal verdeling, dus jaarbudget gedeeld door 12 is het maandbudget.

Je zult meerdere verdeeltabellen aan moeten maken als je seizoensinvloeden wilt laten terugkomen in het beschikbare budget per periode.

Lees hier meer.

5. Verbijzonderen



(optioneel)

Werk je met budgetten per afdeling dan werk je met verbijzondering. Je boekt dan niet allen de kosten op een grootboekrekening, maar ook op een aanvullende code van de afdeling. 



6. Budgethouder



(optioneel)

De budgethouder heeft een belangrijke taak in het bewaken van zijn/haar afdelingsbudget. In de workflows voor de goedkeuring van inkoopaanvragen en inkoopfacturen heeft hij/zij ook beoordelingsrol. 

Lees hier meer.

7. Importeren budget



(optioneel)

Vaak liggen er allerlei moeilijke berekeningen vast aan het uiteindelijke jaarbudget en worden deze in Excel gedaan.

Zorg er dan voor dat er een bestand uit die excel kan worden gegenereerd die te gebruiken is om te importeren.

Lees hier meer.



8. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Dashboards actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.  Wordt er gesproken over importeren, lees dan hier de algemene informatie over hoe je de conversie doet.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Om budgetten te kunnen opvoeren moet je grootboekrekeningen hebben waarbij de code voor budgetteren staat ingevuld.

Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de meegeleverde standaard.

2. Opvoeren budgetten

Voer per budgetscenario / jaar / periode / grootboekrekening /verbijzondering je budget op. Dit op basis van de gekozen periodeverdeeltabel.

Bij voorkeur importeer je de gegevens omdat het vaak veel regels zijn.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Drie budgetscenario's

Inrichting

Naast het voorkeur budget ook het groei en het krimp scenario in alle aanwezige administraties.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?