Het grootboek is de verzameling van grootboekrekeningen.
Het grootboekrekeningschema vormt het hart van de financiële boekhouding. De grootboekrekeningen zijn onder te verdelen in balansrekeningen (activa of passiva) of resultaatrekeningen (opbrengsten en kosten). Binnen Profit is er één schema voor alle administraties van de omgeving.
Let op:
Er is speciaal voor accountants de mogelijkheid om per administratie een andere omschrijving per grootboekrekening vast te leggen. Hierdoor kun je meerdere klanten in één omgeving plaatsen. Lees hier meer.
Grootboek / dagboek |
In de ERP-omgeving gaan we uit van een schema van vier posities, omdat we vaak een vijf- en zescijferig schema tegenkomen met voor alle grootboekrekeningen een nul op een vaste positie, en die is dan overbodig.
Deze worden gebruikt bij de financiële dashboards voor winst en verlies en exploitatie.
Daarnaast wordt deze indeling gebruikt om rapportage naar de Kamer van Koophandel te realiseren.
Om de kengetallen in de exploitatie dashboards te berekenen moet er een budget aanwezig zijn.
Voor de budgethouders is het tevens een grens waarbinnen de kosten moeten blijven of in geval van een opbrengsten budget welk bedrag minimaal gerealiseerd moet worden.
Als je naast het boeken van kosten op een grootboekrekening een aanvullende splitsing wil in vestiging of afdeling, dan richt je verbijzonderen in en geef je op de grootboekrekening aan of dat van toepassing is.
Dat hoeft niet alleen bij een kosten- of opbrengstrekening zijn, maar kan ook om bijvoorbeeld de vaste activa verder uit te splitsen of de rekening kruisposten om per vestiging de kasafstortingen te registreren.
(optioneel)
De budgethouder leg je vast om ook de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van de inkoopaanvragen of de inkoopfacturen te kunnen sturen via de standaard meegeleverde workflows.
Lees hier meer.
(optioneel)
Voor verregaande standaard rapportage of benchmarking kun je je grootboek voorzien van RGS-codes waarop je kunt rapporteren. Dit referentie grootboekschema zit gekoppeld aan de grootboekrekening.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Er wordt een standaardschema meegeleverd. Dat zul je moeten aanvullen met de ontbrekende nummers en eventueel de bestaande nummers wijzigen als deze bij jou een ander nummer hebben. | Zorg ervoor dat de financieel verantwoordelijke dit snel oppakt, want andere onderdelen binnen Profit zijn afhankelijk van het grootboekrekeningschema. |
2. Rapportagecodes | Deze zijn van belang om de financiële dashboards te laten draaien. | Zorg dat deze zijn ingericht, of koppel het grootboek later aan de juiste rapportagecode. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Grootboekrekeningen | Inrichting | Het meegeleverde grootboekrekeningschema wordt gebruikt bij alle ingerichte processen. |
Rapportagecodes | Inrichting | De meegeleverde codes zijn gekoppeld aan het grootboek en worden gebruikt in de financiële dashboards. |
| RGS-codering | Inrichting | Het RGS schema is gekoppeld aan het grootboekrekeningschema. |