Grootboek

Het grootboek is de verzameling van grootboekrekeningen.



Introductie


Het grootboekrekeningschema vormt het hart van de financiële boekhouding.  De grootboekrekeningen zijn onder te verdelen in balansrekeningen (activa of passiva) of resultaatrekeningen (opbrengsten en kosten). Binnen Profit is er één schema voor alle administraties van de omgeving.

Let op:

Er is speciaal voor accountants de mogelijkheid om per administratie een andere omschrijving per grootboekrekening vast te leggen. Hierdoor kun je meerdere klanten in één omgeving plaatsen.  Lees hier meer.


Voordelen:

  • Een eenmaal aangemaakt grootboeknummer is gewoon te wijzigen, ook al is erop geboekt. 
  • Het handmatig op een grootboekrekening boeken is te blokkeren
  • Een geblokkeerde grootboekrekening is altijd weer te deblokkeren.


Grootboek aanmaken


Voorbereiding


  • Bekijk het grootboekschema in Profit en maak een lijst met aanvullende grootboekrekeningen en eventuele grootboekrekeningnummers die je gewijzigd wilt hebben.
  • Bepaal de lengte van grootboekrekeningnummers, doe dit voordat je gaat starten met de administratie.

Tip van de consultant


In de ERP omgeving gaan we uit van een schema van 4 posities, omdat we vaak een 5 en 6 cijferig schema tegenkomen met voor alle grootboekrekeningen een nul op een vaste positie, en die is dan overbodig.


Welke functionaliteit krijg je in


Profit







Wat richt je in.

1. Rapportagecockpit


Deze worden gebruikt bij de financiële dashboards voor winst en verlies en exploitatie.

Daarnaast wordt deze indeling gebruikt om rapportage naar de Kamer van Koophandel te realiseren.



2. Budgetteren


Om de kengetallen in de exploitatie dashboards te berekenen moet er een budget aanwezig zijn.

Voor de budgethouders is het tevens een grens waarbinnen de kosten moeten blijven of in geval van een opbrengsten budget welk bedrag minimaal gerealiseerd moet worden.


3. Verbijzonderen


Als je naast het boeken van kosten op een grootboekrekening een aanvullende splitsing wil in vestiging of afdeling, dan richt je verbijzonderen in en geef je op de grootboekrekening aan of dat van toepassing is.

Dat hoeft niet allen bij een kosten of opbrengst rekening zijn, maar kan ook om bijvoorbeeld de vaste activa verder uit te splitsen of de rekening kruisposten om per vestiging de kasafstortingen te registreren.


4. Budgethouder


(optioneel)

De budgethouder leg je vast om ook de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van de inkoopaanvragen of de inkoopfacturen te kunnen sturen via de standaard meegeleverde workflows. 

Lees hier meer.

5. RGS-referentiecode


(optioneel)

Voor verregaande standaard rapportage of benchmarking kun je je grootboek voorzien van rgs codes waarop je kunt rapporteren. Dit referentie grootboek schema zit gekoppeld aan de grootboekrekening.

Lees hier meer.


6. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen



Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Er wordt een standaard schema meegeleverd. Dat zul je moeten aanvullen met de ontbrekende nummers en eventueel de bestaande nummers wijzigen als deze bij jouw een ander nummer hebben.

Zorg ervoor dat de financieel verantwoordelijk dit snel oppakt, want andere onderdelen binnen Profit zijn afhankelijk van het grootboekrekeningschema. 

2. Rapportagecodes

Deze zijn van belang om de financiële dashboards te laten draaien.

Zorg dat deze zijn ingericht, of koppel het grootboek later aan de juiste rapportagecode.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.



Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Grootboekeningen

Inrichting

Het meegeleverde grootboekrekningschema wordt gebruikt bij alle ingerichte processen. 

Rapportagecodes

Inrichting

De meegeleverde codes zijn gekoppeld aan het grootboek en worden gebruikt in de financiële dashboards. 



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?