Facturatie cursussen

Factureer je deelnemers vooraf of achteraf.



Introductie


Als je een cursus factureert, dan stelt Profit de te factureren deelnemers automatisch voor. De factuurbedragen leg je per cursus vast. Deze prijzen zijn datumafhankelijk zodat je prijswijzigingen eenvoudig kunt doorvoeren en de historie van de prijzen kunt bijhouden. Per deelnemer kun je een afwijkende prijs en korting vastleggen. Op basis van de ingestelde verzamelmethode in het verkooprelatie profiel verzamel je facturen per deelnemer, per opdrachtnummer/referentie verkooprelatie, of alle deelnemers voor één verkooprelatie tegelijk (standaard methode).

Vooraf of achteraf factureren
Voor het factureren van de cursus of evenement kun je zowel vooraf als achteraf de factuur aan de debiteur verstrekken. Het voordeel van vooraf factureren en betalen is dat je het geld ontvangen hebt voordat de cursus begint. Nadeel is echter dat als de cursus niet door gaat of de deelnemer haakt af er altijd een credit factuur gemaakt moet worden. Daarom zou je er ook voor kunnen kiezen om achteraf te factureren, bij voorkeur één maal per week. Vanuit de cursusadministratie is het ook eenvoudig om een creditnota aan te maken.

Facturatie in combinatie met cursustrajecten
Maak je gebruik van cursustrajecten, dan factureer je nog steeds per (gevolgde) cursus. Je kunt hier eventueel op afwijken middels vrije inrichting op het cursustraject of een aparte cursus aanmaken voor de totaalprijs van het cursustraject. De te volgen cursussen kan een deelnemer dan inplannen, waarbij het veld Factureren uitgezet wordt. 

Omzet tonen op project
Werk je met Projecten, dan kun je bij een cursus een projectnummer en een projectfase opgeven. De cursusfactuur komt dan mee in de projectopbrengst en wordt eventueel meegenomen in het onderhanden werk. Als je op het project ook de kosten van het ontwikkelen van een cursus vastlegt (bijvoorbeeld uren via de nacalculatie), dan kun je de kosten en opbrengsten van een cursus via het project met elkaar vergelijken.

Verstrekking
Voor de verstrekking van de facturen is het van belang dat je deze per verkooprelatie juist instelt. De voorkeurwaarde staat ingesteld op E-mail als PDF + factuur als E-factuur, waardoor zowel de factuur in PDF- en UBL-formaat per e-mail verzonden worden. De bestanden gebruikt je klant voor een snelle verwerking van de inkoopfacturen.


Voordelen:

  • Deelnemers ook te verplaatsen als er al gefactureerd is.
  • Middels integratie met projecten inzicht in kosten en opbrengsten van een cursus. 
  • Verschillende verzamelmethodes mogelijk. 




Digitale verstrekking



Berichtsjablonen


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Facturatiemoment
    Op welk wijze breng je evenementen en cursussen in rekening bij klanten? Op welk moment wordt er gefactureerd?
  2. Generen facturen
    Welke afdeling genereert de cursusfacturen?  
  3. Integratie
    Wil je de projectmodule integreren met je cursusadministratie?

Tip van de consultant


Wil je achteraf factureren neem dan in de wizard van het automatisch factureren een filter op dat de datum van vandaag < is dan de cursusdatum. 

Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Activering




De activering Cursusfacturering moet aan staan om vanuit de cursus te factureren.

Lees hier meer.

2. Algemene inrichting




Voordat je gaat factureren, richt je eerst algemene zaken in zoals het aanmaken van betaalvoorwaarden en de betaalwijzen die je hanteert voor je verkooprelaties. 

Voor je kunt factureren richt je eerst de btw en cursussen (items) in. 

Om de omzet te journaliseren maak je een integratiesoort met de koppeling naar een dagboek aan en leg je grootboekrekeningen vast bij de artikelgroepen. 

3. Instellingen Cursusmanagement



Voor de cursusfacturering geef je een aantal instellingen op. 

Zo geef je aan wat de voorkeur administratie is, hoe je om wilt gaan met creditfacturen etc.

Lees hier meer.

4. Contactpersoon



In het facturatieproces maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur en bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op. 

In de verkooprelatie geef je een voorkeur contact op voor de verstrekking. 

Op de curusfactuur kun je afwijkende contactpersoon voor de facturatie opgeven. Hiervoor neem je het veld Afwijkend contactpersoon op in de boekingslay-out. 

Lees hier meer.

5. Boekingslay-out



Zodra een deelnemer is gefactureerd open je de factuur met de boekingslay-out Cursusfactuur

Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren. 

Lees hier meer.

6. Factuurlay-out



Elke type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.

Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit.

Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. Hoe Profit de lay-out bepaalt, lees je hier.

Lees hier meer. 

7. Berichtsjabloon



De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.

Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon.

Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel.

Lees hier meer.

8. Verkooprelatieprofiel



Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie. 

In het verkooprelatieprofiel geef je ook instellingen op voor het verzamelen van cursusfacturen.

De instellingen gelden voor alle cursussen en deelnemers van de betreffende verkooprelatie. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.

Lees hier meer.

9. Verkooprelatie



De factuur verstuur je aan de verkooprelatie.

Een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde/ wijze etc. op.

Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking staat op E-mail PDF + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur. 

10. Handmatige cursusfactuur



(Optioneel)

Via de boekingslay-out boek je deze factuur. Je kunt hierbij gebruik maken van de boekingslay-out die je inricht voor het openen van automatische gegenereerde cursusfacturen. Of je maakt hiervoor een aparte boekingslay-out voor aan. 

De rapportlay-out van de automatische cursusfactuur wordt ook gebruikt voor het verstrekken van een handmatige factuur. Wil je een aparte lay-out voor de handmatige cursusfacturen dan kun je deze aanmaken. Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit. Kies voor het type Cursusfactuur. Het eigen gemaakte rapport kun je als voorkeur rapport instellen in de boekingslay-out. Gebruik hiervoor het veld 'Afdruklay-out'.

Lees hier meer.

11. Standaard inrichting




(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de omzetboekingen heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikelgroepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Hiermee regel je de integratie van de omzet naar Financieel.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Cursussen

Op cursussen (items) leg je instellingen zoals de locatie, prijzen etc. vast. Aan een cursus koppel je evenementen waarop deelnemers zich kunnen inschrijven. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Evenementen

Deelnemers schrijven zich in op evenementen. Je factureert deelnemers per evenement. Zet de lopende evenementen over.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

5. Deelnemers

Voer de deelnemers bij de lopende evenementen op. Je kunt ook deelnemers opvoeren die al gefactureerd zijn. Hierbij zet je het veld Factureren niet aan. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

6. Contacten

Contactpersonen en afdelingen ten behoeve de t.a.v. regel op de factuur. 

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

7. Verkooprelaties

De klanten waaraan je cursussen factureert.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is 

8. Projecten (optioneel)

Toon je de omzet van een cursusfactuur op het project? Dan converteer je ook de lopende projecten.

Voeg deze handmatig toe of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabel financieel

Algemene inrichting

Voor het kunnen factureren in een bepaalde periode. 

Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor de cursusfactuur zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

Artikelgroepen

Data

Er wordt standaard één artikelgroep meegeleverd voor cursussen.  

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijze en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd.





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?