Inrichten facturatie

Eenmalige inrichting om facturen te genereren, te verstrekken en te journaliseren.



Introductie


Voordat je kunt factureren heb je een aantal instellingen en éénmalige inrichting nodig. Deze inrichting doe je in Profit.

Voor je kunt factureren richt je de betaalwijzen en betaalvoorwaarden in. Onder itembeheer valt de inrichting van de stamgegevens van artikelen, uren en kosten (items). Deze gebruik je in de factuurregels. Ook richt je de bijbehorende artikel- en integratiegroepen in voor de journalisering van de facturen. Om te kunnen journaliseren, maak je per administratie een integratiesoort aan. 

Facturen sla je op in het dossier van de verkooprelatie, het abonnement, cursus en/ of project. Autorisatie is mogelijk voor dit dossier.  Standaard mag iedere medewerker facturen inzien mits deze rechten heeft op het dossier van de verkooprelatie. Vanuit de 'best practice' is het wenselijk dat een medewerker bij contact met een verkooprelatie het gehele dossier kent en inzichtelijk heeft. 

Factureer je in vreemde valuta of factureer je voor meerdere verkooprelaties aan de bovenliggende holding of wil je factureren inclusief btw volg dan de optionele inrichting. 


Voordelen:

  • Mogelijkheid om per proces een dagboek en factuurteller te gebruiken.
  • Per facturatieproces en per administratie eigen integratie instellingen.
  • Verstrekken ubl bestand zorgt voor versnelling in het verwerkingsproces van de inkoopfactuur van je klant.




Digitale verstrekking


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Betaalvoorwaarde
    Bekijk of de standaard meegeleverde betaalvoorwaarde overeenkomen met die van jouw administratie(s). 
  2. Verstrekken
    Voor de verstrekking van de digitale facturen heb je geldige e-mailadressen nodig. 
  3. Methode verstrekken
    Bepaal welke verstrekking je wilt toepassen bij je verkooprelaties.
  4. Prijzen en kortingen
    Bereid je prijzen- en kortingstructuur goed voor zodat deze vertaald kan worden naar de Profit structuur.  
  5. Valuta
    Factureer je in vreemde valuta, bepaal dan welke valuta ingericht moeten worden.

Tip van de consultant



De facturatie is het gevolg van een proces. Richt onderdelen zo in dat je op factuurniveau geen aanpassingen meer hoeft doen, zodat het facturatieproces echt een druk op de knop is. Hanteer zo min mogelijk verschillende betaalvoorwaarden en betaalwijzen. Dit maakt uiteindelijk je debiteurenbeheer ook gemakkelijker.

Door op zo'n hoogst mogelijk niveau prijs- en kortingsafspraken vast te leggen, heb je hier weinig onderhoud op nodig. Werk met de basisprijslijst. 

De inrichting van de facturatie geldt voor alle modules. Factureer je vanuit meerdere modules zorg dan dat je een goede ketentest doet. Klopt vanuit elke stap de facturatie en klopt journalisering qua omzetrekeningen? 






Wat richt je in.


1. Betaalwijze



Maak je de factuur op rekening, of contante verkoop. 

Gebruik je contant dan wordt het factuurtotaal geboekt in het dagboek kas in plaats van op de debiteur.

Zo kun je pin of creditcard ook naar andere grootboekrekeningen laten boeken bij het journaliseren.

Lees hier meer.



2. Betaalvoorwaarde



Een periodetabel bevat alle jaren en perioden waarin je mutaties wilt gaan vastleggen. Deze perioden kunnen bijvoorbeeld maanden, kwartalen of weken zijn. Per module stel je een periodetabel in.

Als je een factuur wilt vastleggen dan moet je hierbij altijd een datum invullen. Deze datum moet voorkomen in de van toepassing zijnde periodetabel. Is dit niet het geval? Dan breid je de periodetabel uit met de betreffende periode.

Lees hier meer.


3. Periodetabel



Een periodetabel bevat alle jaren en perioden waarin je mutaties wilt gaan vastleggen. Deze perioden kunnen bijvoorbeeld maanden, kwartalen of weken zijn. Per module stel je een periodetabel in.

Als je een factuur wilt vastleggen dan moet je hierbij altijd een datum invullen. Deze datum moet voorkomen in de van toepassing zijnde periodetabel. Is dit niet het geval? Dan breid je de periodetabel uit met de betreffende periode.

Lees hier meer.

4. Btw inrichting



Om te kunnen factureren richt je eerst de btw instellingen. 

Bij de facturatie wordt de btw-code bepaald aan de hand van de btw-plicht van de factuur en de btw-tariefgroep van de het gekozen item op de factuurregel.

Lees hier meer over het bepalen van de btw-code en het instellen van de btw-tariefgroep per item.


5. Itembeheer



Een factuur bestaat uit factuurregels. In een factuurregel wordt altijd geboekt op een item. Vanuit het proces (order, pakbon, nacalculatie, cursusevenement, abonnement etc.) boek je kosten, uren (werksoort) en/ of artikelen. 

Items zijn gekoppeld aan artikel- en integratiegroepen. In deze groepen leg je de omzetrekening vast. Op basis van deze groepen journaliseer je de omzet in Profit Financieel. 


6. Prijzen en kortingen



Een factuur bestaat uit factuurregels. In een factuurregel wordt altijd geboekt op een item. Vanuit het proces (order, pakbon, nacalculatie, cursusevenement, abonnement etc.) boek je kosten, uren (werksoort) en/ of artikelen. 

Items zijn gekoppeld aan artikel- en integratiegroepen. In deze groepen leg je de omzetrekening vast. Op basis van deze groepen journaliseer je de omzet in Profit Financieel. 


7. Type dossieritem 'Document (Profit)'



Alle verstrekkingsrapporten uit Profit worden opgeslagen via het standaard meegeleverde type dossieritem 'document (Profit)'. Ook facturen worden in het dossier van de verkooprelatie opgeslagen. 

Om facturen in het dossier te bekijken, heb je rechten nodig op dit type dossier.



8. Integratiesoort




Om te kunnen factureren en de omzetboekingen te journaliseren naar financieel richt je de integratiesoort in. Per type factuur per administratie maak je een integratiesoort aan. 

Geef bij de integratiesoort aan in welk dagboek de facturen geboekt moeten worden. Ook geef je hier eventuele kortingsinstellingen op. 

Lees hier meer. 

9. Journalisering verkoopfacturen



Na het factureren vanuit abonnementen, cursussen of ordermanagement, boek je de facturen door naar de financiële administratie.

Het journaliseren van deze verkoopfacturen gebeurt op basis van de ingerichte en geselecteerde integratiesoort(en). 

Je kunt hiervoor ook een geplande taak opnemen. 


10. Journalisering projectfacturen



Na het factureren vanuit de projectadministratie, boek je de facturen door naar de financiële administratie.

Het journaliseren van deze facturen gebeurt op basis van de ingerichte en geselecteerde integratiesoort(en). 

Je kunt hiervoor ook een geplande taak opnemen. 


11. Factuur verstrekken




Facturen kun je massaal of per factuur verstrekken via de output-wizard. 

Deze wizard kijkt naar de voorkeursinstellingen van de verkooprelatie en het verkooprelatieprofiel. Je kunt in deze wizard ook afwijken en bijvoorbeeld een afwijkende lay-out instellen. 

Via de output-wizard sla je de facturen op in het verkooprelatiedossier. 

Lees hier meer over het verstrekken van facturen. 

Op omgevings- en administratieniveau geef je instellingen mee voor de afzender en de bankrekening van de e-factuur


12. Standaard inrichting




(Checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Optionele inrichting

In het facturatieproces kun je optionele inrichting doen indien dit van toepassing is voor jouw organisatie.
Factureer je in vreemde valuta, factureer je aan de holding in plaats van de vestiging (factureren aan) en/ of factureer je met prijzen inclusief btw, volg dan de onderstaande inrichtingsblokken. 

Vreemde valuta




Het is mogelijk om in het facturatieproces te factureren in vreemde valuta. In Profit financieel zal in de journaalpost zowel in vreemde valuta als de basisvaluta geboekt worden. Dit tegen de ingegeven (dag)koers.

Standaard bepaalt Profit de valuta aan de hand van de verkooprelatie of de opgegeven valuta in het project. Per module kun je afwijken. Zo kun je in Ordermanagement in het orderproces afwijken. 


Factureren aan andere verkooprelatie



De factuur verstuur je standaard aan de verkooprelatie waar je zaken meedoet. Je kunt echter ook de factuur versturen aan een andere verkooprelatie dan de verkooprelatie waaraan geleverd is. Bijvoorbeeld een organisatie met meerdere vestigingen waarbij de factuur naar het hoofdkantoor wordt verstuurd. 

Hiervoor gebruik je de factureren aan instellingen. Instellingen kun je ingeven in de verkooprelatie, het verkooprelatieprofiel of de betreffende boekingslay-out van het procesonderdeel waarin je aan het werk bent. 

Lees hier meer.


Let op!

Test dit onderdeel goed in elke module waar je dit wilt toepassen. 

Prijzen inclusief btw




(Activering)

In Profit wordt standaard gefactureerd met prijzen exclusief btw. 

Je kunt ook werken met prijzen inclusief btw. Hiervoor zet je de activering 'Prijzen inclusief btw' aan in de eigenschappen van de omgeving. 

Hierna kun je bij de verkooprelatie aangeven dat de prijzen inclusief btw zijn. Ook zijn er aparte prijslijsten voor prijzen inclusief btw. Standaard krijg je na activering één basis prijslijst.

Lees hier meer.


Let op!

Als je beschikt over de accountancy-licentie voor Uren/Declaraties dan kun je geen gebruik maken deze functionaliteit.


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de omzet en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2.Artikel- / integratie-groepen

Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Items

Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten)

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4.Prijzen/ kortingen

Voor de facturatie heb je prijzen nodig. Voer de reeds afgesproken prijzen en eventuele kortingen op. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

5. Betaalvoorwaarden

Converteer de betaalvoorwaarden die gebruikt worden in je facturatieproces. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

6. Vreemde valuta

Voer de benodigde valuta's en bijbehorende koersen op. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.

Wat



Type



Beschrijving



Periodetabellen

Algemene inrichting

Voor alle modules wordt een periodetabel uitgeleverd. Standaard wordt de periodetabel maand uitgeleverd. In projecten wordt ook een week tabel uitgeleverd.

Btw inrichting 

Data

Standaard worden alle btw-codes meegeleverd voor de algemene btw voor een administratie in Nederland, België en/of Caribbean meegeleverd. 

Integratiesoorten

Algemene inrichting

Voor elke facturatiemethode per module zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. 

Artikelgroepen

Data

Er worden standaard artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen meegeleverd.

Integratiegroepen

Data

Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. 

Betaalwijze/ betaalvoorwaarde

Algemene inrichting

Verschillende betaalwijzen en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd





Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?