Bijwerken van de boekhouding.
Je journaliseert de facturen, die je in Profit Projecten hebt gegenereerd en/of handmatig toegevoegd, naar Profit Financieel. Hiermee journaliseer je kosten en omzet en genereer je openstaande posten bij debiteuren. Na het journaliseren kun je de facturen vanwege de integratie met Profit Financieel niet meer wijzigen.
Als je ervoor kiest om per project te journaliseren, dan vult Profit de omschrijving in de dagstaat met de omschrijving van het project in de factuur, in plaats van de standaard omschrijving. Deze omschrijving schrijft Profit vervolgens weg bij de integratie naar Profit Financieel.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
De instelling zijn belangrijk en grijpen in op het dagelijkse proces van verwerking. Zorg ervoor dat je dit goed getest hebt in een kopie omgeving.
Let op:
Voor de journalisering heb je de juiste integratiegegevens nodig. Ook moet je ervoor zorgen dat de stamgegevens in de financiële omgeving op de juiste wijze zijn gevuld.
(optioneel)
Profit bepaalt standaard bij het journaliseren van projectfacturen de grootboekrekeningen via de integratiegroepen/artikelgroepen van de betreffende werksoorten, kosten of artikelen (items).
Je kunt hier ook van afwijken en een grondslag voor de omzet opgeven in de integratie instellingen financieel.
Lees hier meer.
Je voegt een nieuwe integratierekening toe om instellingen vast te leggen voor de journalisering via een integratiedagboek in Profit Financieel.
Als je werkt met Onderhanden Werk kun je meerdere integratierekeningen aanmaken. Na het instellen van de grondslagen voor de verschillende soorten boekingen, moet je dan de verschillende typen rekeningen koppelen aan de waarden voor de gekozen grondslagen.
Let op:
Integratierekeningen overrulen alles op een lager niveau.
Lees hier meer.
Voor het journaliseren van de mutaties uit het verkoopproces zul je de integratiesoorten aan moeten maken in de administratie waar ze thuis horen.
Dit is afhankelijk van de activeringen die je eerst gedaan hebt.
Per soort kun je de omschrijving van de journaalpost opgeven.
Lees hier meer.
Omdat je de journaalposten niet per artikel wil hebben, maar wil groeperen, maak je gebruik van artikelgroepen.
Afhankelijk van de activering die je hebt gedaan wordt het aantal velden met de in te vullen grootboekrekening groter.
Op basis van de gekozen grondslag in de project instellingen bepaalt Profit bij de journalisering de vastgelegde grootboekrekeningen in de artikelgroep of de vastgelegde in de integratierekeningen.
Maak de integratiegroepen aan om de werksoorten en kosten verdicht te journaliseren naar de boekhouding.
Afhankelijk van de instellingen moet je meer grootboekrekeningen opgeven.
Op basis van de gekozen grondslag in de project instellingen bepaalt Profit bij de journalisering de vastgelegde grootboekrekeningen in de artikelgroep of de vastgelegde in de integratierekeningen.
(optioneel)
Om de journaalpost vanuit de verkoop ook te verbijzonderen maak je gebruik van verbijzonderingskoppeling. Je geeft aan welk veld je gebruikt voor de vastlegging van de verbijzonderingscode. Uiteraard moet deze code wel bestaan in de financiële administratie.
Lees hier meer
(optioneel)
Voor de facturen vanuit de projectadministratie zijn er aanvullende boekingsmogelijkheden voor de omzet.
Gebruik je de instelling om de grootboekrekening op integratierekening op te geven.
Lees hier meer.
(optioneel)
Om de journalisering automatisch dagelijks te laten verlopen is het opgeven van een geplande taak noodzakelijk.
Zorg ervoor dat je deze taak aan het einde van de werkdag laat uitvoeren, bij voorkeur in de avonduren (23.00 uur).
Het vinkje bij datum boeking gelijk aan factuurdatum kan dan aangezet worden.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Om de integratiegroepen in te richten heb je de grootboekrekeningen nodig. | Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de meegeleverde standaard. |
2. Artikelgroepen | Om de omzet te kunnen boeken vanuit een artikel heb je een artikelgroep nodig. | Maak de artikelgroepen aan met de juiste grootboekrekeningen. |
3. Integratiegroepen | Om de omzet te kunnen boeken vanuit een werksoort of kosten heb je een integratiegroep nodig. | Maak de integratiegroepen aan met de juiste grootboekrekeningen. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Artikelgroep | Data | Er worden standaard een aantal groepen meegeleverd, gekoppeld aan de omzetrekeningen. |
Integratiegroep | Data | Er worden standaard een aantal groepen meegeleverd, gekoppeld aan de omzetrekeningen. |
Integratiesoort | Inrichting | Voor de eerste tien administraties zijn de integratiesoorten voor de verwerking van de facturen meegeleverd. |