Itembeheer

Artikel, werksoort of kosten?

Visie

 

Items die ingekocht en verkocht worden leg je vast in Profit. Artikel is het type item dat het meeste voorkomt, zowel voorraadhoudend als niet-voorraadhoudend. Het is belangrijk dat inkoop-, verkoop- en verrekenprijzen vastgelegd worden bij de items, zodat Profit zoveel mogelijk werk van je weg kan nemen binnen de verkoop- en inkoopprocessen.

Uitgangspunten:

  • Alle databeheer geborgen.
  • Eenmalige vastlegging.
  • Profit laten rekenen.
  • Eenduidige werking.

 

 

 

 

 1. Artikel

Het artikel wordt gebruikt om producten te factureren. Ze zijn al dan niet voorraadhoudend. Binnen een artikel kennen we nog een aantal bijzondere typen, namelijk abonnementsartikel, verpakkingsartikel of emballageartikel, partijartikel en serienummerartikel.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke artikelen worden er gebruikt binnen de organisatie?
  • Worden er samenstellingen gebruikt?
  • Is er sprake van partij-artikelen?
  • Is er sprake van serienummer-artikelen?

2. Samenstelling

Als een artikel uit meerdere onderdelen bestaat, maak je er een samengesteld artikel van. Welke type samenstelling je wilt gebruiken hangt af van het bijhouden van de voorraad en de onderliggende onderdelen. Er zijn drie verschillende samenstellingen: Maakartikel, Explosie en Product.

 3. Werksoort

Een werksoort wordt gebruikt om uren te boeken en optioneel te factureren. Medewerkers die uren schrijven kunnen dit type items gebruiken voor het registeren van de nacalculatie.

Bij het registreren bepaal je of de werkzaamheden doorbelast mogen worden aan de klant.

Voorbereidingen voor de workshop

  •  Welke type items worden er gebruikt binnen de organisatie?

 4. Kosten

Kosten zijn zaken die je wilt doorbelasten aan de klanten, hierbij kun je denken aan kilometers, tekeningen, rapporten, lunches, bijdragen in de verzendkosten, enz. Je kunt kosten inkopen en verkopen, maar je kunt er geen voorraad van bijhouden. Uiteraard kun je ze ook factureren en opnemen in offertes.

 5. Tekst

Het item tekst is de meest eenvoudige vorm. De tekst is te gebruiken om zelf een regel toe te voegen met een opmerking of het maken van een blanco regel.

 6. Groeperingen

Op alle itemtypen kun je werken met diverse groeperingen. Dat kan zijn voor de journalisering naar de financiële administratie, maar ook presentatie op de websites of de indeling in een dashboard.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke groeperingen zijn er binnen de organisatie?
  • Kan er een opbrengst- en inkooprekening per groep aangewezen worden?

7. Prijzen

Bij items leg je prijzen vast. Er wordt hierbij gewerkt in lagen van belangrijkheid. Het is namelijk mogelijk om een basisprijs vast te leggen, maar je kunt aanvullend ook actieprijzen, prijslijsten en prijzen per relatie vastleggen.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe worden de prijzen bepaald binnen de organisatie?
  • Zijn er prijslijsten, prijsgroepen, actieprijzen of prijzen per relatie?
  • Is er sprake van staffel-prijzen, zowel bij inkoop als bij verkoop?

8. Kortingen

De korting is in een percentage of een bedrag.

Bij de korting wordt ook gewerkt in lagen van belangrijkheid. Het is namelijk mogelijk om een basiskorting vast te leggen, maar je kunt aanvullend ook actiekortingen, kortingsgroepen en kortingen per relatie vastleggen.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Hoe worden de kortingen bepaald binnen de organisatie?
  • Zijn er kortingsgroepen, actiekortingen of kortingen per relatie?

 9. Tarieven

De items van het type werksoort en kosten krijgen de prijs via het tarief.

Daarbij kun je een splitsing aanbrengen tussen het kostprijstarief en het verkooptarief.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Welke tarieven worden er gebruikt binnen de organisatie?
  • Op basis van welke grondslagen worden tarieven bepaald?

 10. Verrekenprijs

De waardering van de voorraad doe je niet tegen de verkoopprijs of de inkoopprijs, maar die doe je tegen de vaste verrekenprijs. Hiermee wordt de waarde van je voorraad financieel vastgelegd in je boekhouding.

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wordt er met voorraadwaardering gewerkt?

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?