De voorraadkast mag op de afdeling nooit leeg zijn.
De voorraad in de kast op de afdeling mag nooit leeg zijn. Dit is het uitgangspunt voor de inrichting van het orderproces binnen Profit.
Het proces is echter totaal verschillend per instelling. De inrichting voor de inkoop binnen een ziekenhuis is geheel anders dan een zorginstelling met 200 verschillende locaties en het afleveradres van belang is. Daarnaast speelt het bijhouden van voorraadwaarde een belangrijke rol. Waar er binnen een ziekenhuis altijd voorraadwaarde wordt bijgehouden is het juist binnen de zorg zo dat er over het algemeen geen voorraadwaarde wordt bijgehouden.
Op de afdeling wordt er echter niet geregistreerd wat er uit de kast wordt gepakt, maar zorgt of de magazijnmedewerker voor het aanvullen van de kast of via scanning , daarbij is het niet van belang of het artikel in het centrale magazijn op voorraad wordt gehouden of dat het rechtstreeks bij de voorkeur leverancier besteld wordt. Er wordt een inkoopaanvraag gemaakt voor de totale bestelling. Je kunt echter te maken hebben met voorraadhoudende artikelen en niet voorraadhoudende artikelen. Om het verbruik op de juiste afdeling te registreren wordt er voor de voorraadhoudende artikelen een verkooporder gemaakt (via koppeling met Trancon, of een analyse met import), die vervolgens wordt gejournaliseerd, zodat het verbruik op de kostenplaats wordt geboekt.
Binnen het ziekenhuis is het proces als volgt samen te vatten:
De aanvraag van een product kan worden gedaan door middel van scanning van de kast (als er samengewerkt wordt met de oplossing van Trancon). De niet voorraadhoudende artikelen worden besteld bij de voorkeur leverancier, en de voorraadhoudende artikelen komen uit het centrale magazijn.
Het totaal van de artikelen komt ten laste van de afdeling (kostenplaats) en wordt geboekt vanuit de kostprijs verkopen boeking van een pakbon. Het aanmaken van de verkooporder op basis van de inkoopaanvraag wordt gedaan door de partner oplossing van Trancon.
Binnen deze instelling wordt met voorraadhoudende artikelen gewerkt.
Bestellingen lopen via de OCI-koppelingen van de leveranciers, of via de productcatalogus.
Voor de voorraadhoudende artikelen werk je bij voorkeur met het besteladvies. Daarbij is de keuze voor het centraal of decentraal bestellen en leveren een essentiële keuze.
De afleverlocatie en kostenplaats is van groot belang.
Binnen deze instelling wordt zonder voorraadhoudende artikelen gewerkt.
De bestelling van de artikelen loopt bij voorkeur via de OCI-koppeling van leverancier. Is er geen OCI-koppeling dan is het bestellen via de productcatalogus of via een vrije aanvraag.
De afleverlocatie en kostenplaats is van groot belang.