Zorginstellingen met voorraad

Het proces binnen een zorginstelling.



Introductie


Het totale traject binnen ordermanagement wordt doorlopen. Er zitten op een aantal onderdelen echter aanvullingen of is er een andere werkwijze. Het belangrijkste proces is de inkoop, omdat er niets verkocht wordt. De artikelen worden namelijk verbruikt op een afdelingen. Het doorbelasten naar de afdeling van het verbruik is een automatische afhandeling en daarom minder relevant voor het proces.

Voor een groot deel van de zorgartikelen wordt er gebruik gemaakt van OCI-koppelingen met de vaste leverancier. Op de locatie wordt er vaak door één of twee medewerkers de bestellingen gedaan.


Lees meer over onderstaande onderdelen


Relatiebeheer en stamgegevens

Het relatiebeheer is standaard met één aanvulling: De interne afdelingen zijn niet alleen kostenplaats om op te boeken, maar worden ook aangemaakt als debiteur. 

CRM


Relatiebeheer voor het registreren van inkooprelaties, verkooprelaties, contacten in de vorm van personen, afdelingen. 

Voor de interne afdelingen waar inkopen gedaan mogen worden moeten er echter debiteuren worden aangemaakt, in een aparte reeks.

Afleveradressen


Het afleveradres of afleverlocatie is een belangrijk item binnen de zorg.

Daarbij worden verschillende vormen toegepast.


Verbijzondering


De afdelingen worden aangemaakt als kostenplaats op as één. Binnen Profit kunnen we vijf assen gebruiken, maar we gebruiken hier alleen as één. 

Als je ook met HRM/Payroll werkt zullen de kostenplaatsen daar ook hetzelfde nummer hebben.

Je kunt voor alle afdelingen inkopen, maar je kunt de autorisatie op kostenplaatsen gebruiken om het mogelijk te maken dat je maar op één kostenplaats kan inkopen.



Inkoop, magazijn en voorraad

Je kunt niet zonder een verbruiksartikel zitten. Deze moeten altijd aanwezig zijn met een bepaalde hoeveelheid. Je gebruikt eventueel meerdere magazijnen als je meer dan één magazijn hebt voor de voorraadhoudende artikelen. De start van de inkoopaanvraag wordt veelal gedaan door door een bestelling via de OCI-koppeling door een medewerker. Vanuit deze gegevens wordt direct de bestelling gedaan of een inkoopaanvraag voor de betreffende locatie gedaan. Zodra deze is goedgekeurd worden voor de voorraadhoudende artikelen op de aanvraag een verkooporder gemaakt op de interne debiteur en kan er een pakbon worden vervaardigd met de bezorglocaties/looproute. 

Inkoop


De inkoop op de locatie wordt vaak via een OCI-koppeling met de vaste leverancier gedaan. Voor overige artikelen wordt de productcatalogus gebruikt of de vrije aanvraag.  Op de inkoopaanvraag wordt ook de kostenplaats/afdeling vastgelegd en de interne debiteur. Het proces van procuratie en ontvangst verloopt standaard.


Voorraad


Voor het voorraadproces is er geen afwijking. De goederen die geleverd moeten worden uit het magazijn worden via een pakbon uitgegeven. Door de interne debiteur van een looproute te voorzien, kun je de meest snelle route door het ziekenhuis maken om de pakbonnen te leveren. 

Eventuele spoedleveringen kun je via een vrij veld op de inkoopaanvraag en pakbon realiseren.


Verkoop

Om het verbruik van de artikelen op de betreffende afdeling te laten drukken, wordt er een verkooporder aangemaakt van de inkoopaanvraag regels die betrekking hebben op voorraadhoudende artikelen. De verkoopprijs is nul, en de journaalpost van de factuur wordt gebruikt om op kostenplaats de kosten te boeken.

Verkoop


Het standaard proces van de verkoop wordt gevolgd. Door de verkoopprijs op nul te houden ontstaat er alleen geen openstaande post op de interne debiteur

Genereren verkooporder


Voor het automatisch genereren van de verkooporder heb je twee opties.

  • Je maakt gebruik van de software Boxwise van onze partner Trancon. 
  • Je gebruikt een analyse binnen Profit.


Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp klik dan door.