Inkoopproces

Kunnen we aan de vraag voldoen?

Introductie

 

Het inkopen van voorraadhoudende artikelen kun je op verschillende manieren doen. Dat kan zijn via een inkoopaanvraag, offerte , order, contract, of OCI koppeling met een webshop. Je kunt ook de minimumvoorraad op het artikel opvoeren en dan kiezen voor voorraadaanvulling, zodat je altijd voorraad in je magazijn hebt liggen. Heb je geen magazijn dan kun je er ook voor kiezen om vanuit de verkooporder direct een inkooporder aan te maken. Deze kun je zelfs nog direct bij je klant laten bezorgen.

Voordelen:

  • Verschillende voorraadprofielen voor de verschillende artikelen.
  • Veel automatisch te realiseren binnen het proces van inkoop.
  • Statistische informatie via dashboard.

Lees meer over onderstaande deelthema's

 

1. Aanvraag

 

De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in Profit vast te leggen.

2. Offerte

 

Voordat je een bestelling plaatst bij de inkooprelatie kan het wenselijk zijn om eerste een offerte aan te maken voor het opvragen van de prijzen of ter bevestiging van de mogelijkheden.

3. Contract

 

Heb je een leverancier die je vaker gebruikt, dan zou je daar een voorkeur leverancier van kunnen maken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van de bestelling, kun je aangeven dat de bestelling gekoppeld moet worden aan het betreffende contract.

4. Order

 

Je maakt handmatig een inkooporder aan, of genereert automatisch een order ten behoeve van de voorraadaanvulling.

De order kan ook automatisch worden toegevoegd vanuit een webshop van de leverancier, als deze beschikt over een OCI koppeling. 

5. Ontvangst

 

Zodra de goederen of diensten geleverd zijn kun je de ontvangst daarvan registreren.

Door middel van een goederenontvangst of het vrijgeven van de verplichting die gekoppeld is aan de inkooporder.

6. Orderbevestiging

 

Zodra de order is bevestigd door de inkooprelatie kun je deze registreren.

Je kunt de orderbevestiging toevoegen bij de inkooporder. Je kunt hierbij aangeven of er sprake is van een manco, een prijsafwijking of dat het conform order is.

 

7. Automatische E-factuur

(optie 1)

Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.

8. Inkoopfactuur genereren

(optie 2)

Vanuit de goederenontvangst is het mogelijk om de inkoopfactuur te genereren. Deze verstrek je aan je leverancier, zodat deze weet welke factuur deze kan sturen.

9. Confrontatie

 

Om de controle te leggen tussen de ontvangen goederen en de geboekte inkoopfactuur wil je deze met elkaar confronteren. 

Dat kan met goederenontvangsten voor de voorraadhoudende artikelen, maar dat kan ook met de verplichtingen van inkoopcontracten of inkopen zonder voorraadhoudende artikelen.

 

10. Beoordeling

 

Uiteraard wil je de beste producten bij de beste leveranciers vandaan halen. 

Wie zijn eigenlijk je beste leveranciers? Wie leveren er compleet en op tijd?

Er is een workflow ingericht voor de beoordeling.

Er komt een dashboard leveranciersbeoordeling aan.

 

11. Leveranciersportal

Alle communicatie met je leveranciers loopt bij voorkeur via de leveranciersportal.

Het uitvragen van offerte, het beantwoorden van vragen over de offerte en voor de leverancier inzicht in het digitale dossier. 

 

Lees meer over de branchespecifieke deelthema's

Ga je vandaag de dag werken met een nieuwe omgeving in deze branche, dan zijn er branchespecifieke thema's beschikbaar. Deze thema's zijn een aanvulling op de standaard beschikbare thema's die je in alle branches zult tegenkomen.

 

Branche Zorg & Welzijn

1. Contact met inkoop

Met behulp van een formulier kun je contact zoeken met de afdeling inkoop. Je selecteert de reden van het contactverzoek en vult dan bij Toelichting een duidelijke, complete omschrijving in. Je kunt het contactvezoek direct in het dossier van een inkooprelatie plaatsen.

 

 

Branche Onderwijs

1. Annuleren inkooporder

De aanvraag voor het annuleren van een inkooporder loopt via een workflow. Iemand kan vanuit de inkooporder in InSite een proces starten om deze te annuleren. De taak komt bij Inkoop, welke contact op kan nemen met de inkooprelatie en de order handmatig kan afhandelen in Profit Windows.

2. Contact met inkoop

Met behulp van een formulier kun je contact zoeken met de afdeling inkoop. Je selecteert de reden van het contactverzoek en vult dan bij Toelichting een duidelijke, complete omschrijving in. Je kunt het contactvezoek direct in het dossier van een inkooprelatie plaatsen.

 

Branche Overheid

1. Annuleren inkooporder

De aanvraag voor het annuleren van een inkooporder loopt via een workflow. Iemand kan vanuit de inkooporder in InSite een proces starten om deze te annuleren. De taak komt bij Inkoop, welke contact op kan nemen met de inkooprelatie en de order handmatig kan afhandelen in Profit Windows.

 

2. Contact met inkoop

Met behulp van een formulier kun je contact zoeken met de afdeling inkoop. Je selecteert de reden van het contactverzoek en vult dan bij Toelichting een duidelijke, complete omschrijving in. Je kunt het contactvezoek direct in het dossier van een inkooprelatie plaatsen.

 

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?