Inkoopofferte

Welke leveranciers vraag je om een offerte?



Introductie


Het proces van de inkoopofferte kun je grofweg splitsen in twee onderdelen.

  1. Je vraagt een offerte aan bij één bestaande leverancier.  
  2. Je vraagt offertes op bij verschillende leveranciers.

Bij beide methodes voer je een offerte in, waarbij het verschil is dat bij de eerste wel en bij de tweede geen leverancier invult. Je gaat namelijk eerst bij diverse leveranciers via actie 1. offerteaanvragen meerdere leveranciers selecteren om een offerte uit te vragen. Hiervoor is een workflow offerteaanvraag gekoppeld en kan de leverancier een vraag stellen, of een offerte indienen, of bedanken als er geen offerte uitgebracht gaat worden. Deze acties zijn allemaal ondergebracht in het levanciersportaal.  Deze leveranciersportaal wordt standaard in de template meegeleverd. Zo houd je overzicht van welke leveranciers je een offerte hebt terugontvangen.


Voordelen:

  • De leverancier kan eigen gegevens raadplegen en aanpassen.
  • Direct digitaal reageren op de offerte.
  • Inzicht voor iedereen wat de status van de ontvangen offertes.



Inkoopoffertes


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Aanvraag Offerte
    Bepaal hoe je de aanvraag van offertes wilt laten lopen.
  2. OCI koppeling
    Bepaal of je voor je vaste leveranciers met een OCI koppeling kunt werken en via de inkoopaanvraag de goedkeuring van de bestelling kunt laten lopen in plaats van de offerte. 


Tip van de consultant


Zet de leveranciersportal in om grip te krijgen van de uitstaande offerteaanvragen  bij de diverse leveranciers. De administratieve afhandeling van het accepteren en afwijzen is dan ook eenvoudig vast te leggen. 


Welke functionaliteit krijg je in





Wat richt je in.

1. Inkooprelatieprofiel 



Binnen het profiel stel je de layout van de offerte in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.

Geef ook aan of de offerte vooraf goedgekeurd moet worden via de workflow en wat de portal is waarmee wordt gecommuniceerd.

Lees hier meer.

2. Inkooprelatie




Binnen de inkooprelatie geef je aan welk profiel de relatie heeft.  Werk je maar met één profiel, zet die dan als standaardwaarde in het veld inkooprelatieprofiel.

Lees hier meer

3. Offerteaanvragen



Het opvragen van offertes bij diverse leveranciers wordt gedaan door middel van de actie offerteaanvragen. Je herkent de offertes in de weergave doordat er geen inkooprelatie gevuld is. 



4. Workflow aanpassen



(optioneel)

De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.

Als je niet via de standaard wilt werken maar een eigen workflow maakt, zul je deze moeten koppelen in de instellingen van Ordermanagement.


5. Procuratieschema



(optioneel)

De beoordeling van de inkoopaanvraag en offerte kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.

De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.

De grensbedragen voor de beoordeling  en de beoordelaars leg je per administratie vast.


6. Boekingslay-out



Standaard heb je de beschikking over een offerte boekingslay-out. 

Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.

Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechter muis op het veld zelf.

Lees hier meer.

7. Layout



De meegeleverde standaard layout is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe layout op basis van de standaard en pas deze aan. 

Uiteraard moet je dan wel je nieuwe layout koppelen in het inkooprelatieprofiel.

8. Berichtsjabloon



Voor de offerteaanvraag heb je de volgende berichtsjablonen tot je beschikking:

  • Uitnodiging
  • Terugtrekking
  • Afwijzing
  • Vervallen
  • E-mailen

Uiteraard wordt de offerte via de mail naar de leverancier verzonden. De opmaak van deze mail regel je in het berichtsjabloon.

Lees hier meer.

9. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Voor de journalisering van de geld en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening.

Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze.

2. Artikelgroepen

De schakel tussen de artikelen en het grootboek. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

3. Artikelen

Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. 

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

4. Inkooprelaties

De leveranciers waaraan je artikelen koopt.

Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?

Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Offerte

Berichtsjabloon

Voor het mailen van de offerte naar de leverancier.

Offerte

Layout

Standaard opgemaakt met afbeelding, naw gegevens.

Artikelgroepen

Data

Er zitten artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen in.

Leveranciersportal

Outsite portal

Portal waar je als leverancier toegang krijgt tot je eigen gegevens en waarin je alle communicatie met betrekking tot  de offerteaanvragen .




Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?