De inkoopaanvragen zijn bedoeld voor het vastleggen van de inkopen uit het primaire en secundaire inkoopproces. Denk daarbij aan kantoormateriaal, catering, hotelovernachting, softwarelicentie etc. De voorwaarde daarbij is dat alle medewerkers zelf de aanvraag doen en de goedkeuring via de workflow loopt. Via de OCI-koppeling kun je direct bij de webshop van de leverancier je bestelling plaatsen en terug laten komen binnen Profit om te laten goedkeuren via de workflow. Wil je weten of jouw leverancier al een koppeling heeft, kijk dan hier. Beschik je over een eigen inkoopafdeling dan kun je via de weergave goedgekeurde inkoopaanvragen ook meerdere aanvragen verzamelen tot één inkooporder en dat inclusief de voorraadaanvulling vanuit ordermanagement.
Inrichten | Werken met | OCI-koppeling |
Inrichten vrije inkoopaanvragen | AFAS Open |
|
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Kies je toch voor een eigen gemaakte workflow, zorg dan in ieder geval dat de instuurder aan het einde van de workflow een “ter info” krijgt.
Dan is de status van de aanvraag ook bij hem/haar bekend.
Je bestelt artikelen uit een productcatalogus en vult je winkelmandje.
Je deelt je assortiment in productgroepen in. De artikelen moeten een voorkeursleverancier hebben. Binnen de boekingslay-out stel je de te gebruiken workflow voor de goedkeuring van de aanvraag in.
Je bestelt de artikelen of kosten regel voor regel en elke aanvraag wordt een losse inkooporder.
Meerdere regels per aanvraag is ook mogelijk en stel je in op het aanmaak-profiel van de vrije inkoopaanvraag. In dit profiel koppel je ook de te gebruiken workflow voor de goedkeuring van de aanvraag.
Uiteraard kun je wel een verplichting aanmaken en bestellen bij de voorkeursleverancier vanuit een voorkeurscontract.
Lees hier meer.
Ingelogd op de website van de inkooprelatie plaats je een bestelling en ontstaat er een inkoopaanvraag. Je kunt uitwisselen via:
De goedkeuring doorloopt de workflow en aan het eind van de flow wordt de bestelling automatisch naar de leverancier doorgezet.
Lees hier meer.
(optioneel)
De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.
Als je niet via de standaard wilt werken maar een eigen workflow maakt, zul je deze moeten koppelen in de boekingslay-out voor de inkoopaanvragen als je werkt met aanvragen op basis van productgroepen en in de profielen als je werkt met de vrije aanvragen.
Lees hier meer.
(optioneel)
De beoordeling van de inkoopaanvraag kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.
De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.
De grensbedragen voor de beoordeling en de beoordelaars leg je per administratie vast.
(optioneel)
In de instellingen van Ordermanagement is het mogelijk een voorkeur afleverorganisatie/persoon en afleveradres vast te leggen op het tabblad Inkoopaanvraag.
Deze instelling werkt door voor de aanvragen uit productgroep en OCI, maar niet in de vrije aanvragen, omdat deze in het profiel instelbaar is.
In de boekingslay-out kun je een afwijkend voorkeur afleveradres vastleggen voor de aanvragen uit productgroep. De werking is dan als volgt:
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Bij het opvoeren van de artikelgroepen moet je te gebruiken grootboekrekeningen voor omzet, inkoop, voorraad, te leveren artikelen en confrontatie opvoeren. In de standaard template zijn al vier artikelgroepen aanwezig met gekoppelde grootboekrekeningen. Gebruik deze eerst en vul aan indien nodig. | Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, zodat je direct de grootboekrekeningen kunt gebruiken. |
2. Artikelgroep | Om je artikelen logisch in te delen maak je gebruik van artikelgroepen. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Vanwege het beperkte aantal worden deze meestal handmatig opgevoerd. |
3. Inkooprelatie | Inkoopaanvragen doe je bij een inkooprelatie en bij het artikel geef je een voorkeursleverancier op. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur. |
4. Artikel | De producten die in je aanvragen gebruikt kunnen worden. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Omdat dit er vaak veel zijn, verdient importeren de voorkeur.
|
5. Inkoopaanvraag | Bij de start moet je weten wat je gaat doen met lopende aanvragen. Zorg je ervoor dat er geen lopende aanvragen zijn, zodat je blanco kunt starten, of moet je de lopende inkoopaanvragen handmatig invoeren. | Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende aanvragen hebt op het moment van starten. |