Inkoopaanvraag




Introductie


De inkoopaanvragen zijn bedoeld voor het vastleggen van de inkopen uit het primaire en secundaire inkoopproces.  Denk daarbij aan kantoormateriaal, catering, hotelovernachting, softwarelicentie etc. De voorwaarde daarbij is dat alle medewerkers zelf de aanvraag doen en de goedkeuring via de workflow loopt. Via de OCI-koppeling kun je direct bij de webshop van de leverancier je bestelling plaatsen en terug laten komen binnen Profit om te laten goedkeuren via de workflow. Wil je weten of jouw leverancier al een koppeling heeft, kijk dan hier. Beschik je over een eigen inkoopafdeling dan kun je via de weergave goedgekeurde inkoopaanvragen ook meerdere aanvragen verzamelen tot één inkooporder en dat inclusief de voorraadaanvulling vanuit ordermanagement.


Voordelen:

  • Goedkeuring via de workflow vindt altijd vooraf plaats.
  • Inkoopspecialist krijgt minder administratie
  • Volledig digitaal


Inrichten

Werken met 

OCI-koppeling 

Inrichten vrije inkoopaanvragen 

AFAS Open 




Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Procuratieschema
    Bepaal of je de goedkeuring van de workflow met of zonder procuratieschema wilt doen.
  2. Budgethouders
    Zijn binnen jouw organisatie budgethouders gekoppeld aan een grootboekrekening of een verbijzondering (kostenplaats)?
  3. Type inkoopaanvragen
    Bepaal op welke manieren de gebruiker kan bestellen: Productgroepen, vrije aanvragen of OCI-koppelingen.
  4. Aanvragen
    Welke producten of diensten mogen medewerkers via een inkoopaanvraag inkopen?
  5. Goedkeuren
    Wie moeten binnen de organisatie goedkeuring geven op deze aanvragen?
  6. Autorisatie
    Bepaal wie wat mag bestellen. Inventariseer je bestellers en de producten die besteld mogen worden.
  7. Automatische goedkeuring
    Bepaal of er sprake is van bestellingen die onder een bepaald bedrag direct doorgaan en automatische goedkeuring heeft.


Tip van de consultant



Kies je toch voor een eigen gemaakte workflow, zorg dan in ieder geval dat de instuurder aan het einde van de workflow een “ter info” krijgt.
Dan is bij hem/haar ook bekend met de status van de aanvraag.


Wat richt je in.

1. Productgroepen



Je bestelt artikelen uit een productcatalogus en vult je winkelmandje.

Je deelt je assortiment in productgroepen in. De artikelen moeten een voorkeur leverancier hebben. Binnen de boekingslayout stel je de te gebruiken workflow voor de goedkeuring van de aanvraag in. 


2. Vrije aanvragen



Je bestelt de artikelen of kosten regel voor regel en elke aanvraag wordt een losse inkooporder.

Meerdere regels per aanvraag is ook mogelijk en stel je in op het aanmaak-profiel van de vrije inkoopaanvraag. In dit profiel koppel je ook de te gebruiken workflow voor de goedkeuring van de aanvraag.

Uiteraard kun je wel een verplichting aanmaken en bestellen bij de voorkeur contract leverancier vanuit een voorkeur contract.

Lees hier meer.

3. OCI-koppeling



Ingelogd op de website van de inkooprelatie plaats je een bestelling en ontstaat er een inkoopaanvraag binnen open. Je kunt uitwisselen via:

De goedkeuring doorloopt de workflow en aan het eind  wordt de bestelling automatisch naar de leverancier doorgezet.

Lees hier meer.

4. Workflow aanpassen


(optioneel)

De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.

Als je niet via de standaard wilt werken maar een eigen workflow maakt , zul je deze moeten koppelen in de boekingslayout voor de inkoopaanvragen als je werkt met aanvragen op basis van productgroepen en in de profielen als je werkt met de vrije aanvragen.

Lees hier meer.

5. Procuratieschema


(optioneel)

De beoordeling van de inkoopaanvraag kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.

De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.

De grensbedragen voor de beoordeling  en de beoordelaars leg je per administratie vast.

6. Afleveradres


(optioneel)

In de instellingen van Ordermanagement is het mogelijk een voorkeur afleverorganisatie/persoon en afleveradres vast te leggen op het tabblad Inkoopaanvraag. 

Deze instelling werkt door voor de aanvragen uit productgroep en OCI, maar niet in de vrije aanvragen, omdat deze in het profiel instelbaar is.

In de boekingslay-out kun je een afwijkend voorkeur afleveradres vastleggen voor de aanvragen uit productgroepDe werking is dan als volgt:

  • Als de voorkeurwaarde is gevuld in de instellingen van Ordermanagement, dan wordt deze waarde overgenomen in de aanvraag. 
  • Als de aanvraag via de boekingslay-out een afwijkende voorkeurwaarde krijgt dan is dit afleveradres van toepassing.

Lees hier meer.

7. Standaard inrichting


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapport layout volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Grootboekrekeningen

Bij het opvoeren van de artikelgroepen moet je te gebruiken grootboekrekeningen voor omzet, inkoop, voorraad, te leveren artikelen en confrontatie opvoeren. In de standaard template zijn al vier artikelgroepen aanwezig met gekoppelde grootboekrekeningen. Gebruik deze eerst en vul aan indien nodig. 

Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, zodat je direct de grootboekrekeningen kunt gebruiken.

2. Artikelgroep

Om je artikelen logisch in te delen maak je gebruik van artikelgroepen.

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Vanwege het beperkte aantal worden deze meestal handmatig opgevoerd.

3. Inkooprelatie

Inkoopaanvragen doe je bij een inkooprelatie en bij het artikel geef je een voorkeur leverancier op. 

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur.

4. Artikel

De producten die in je aanvragen gebruikt kunnen worden.

Deze kun je op twee manieren opvoeren:

  1. Handmatig
  2. Importeren

Omdat dit er vaak veel zijn, verdient importeren de voorkeur.


5. Inkoopaanvraag

Bij de start moet je weten wat je gaat doen met lopende aanvragen. Zorg je ervoor dat er geen lopende aanvragen zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende inkoopaanvragen handmatig invoeren.

Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende aanvragen hebt op het moment van starten.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?