De bestelling is gedaan.
Nadat op basis van de verkregen offertes een keuze is gemaakt voor de leverancier kun je de offerte omzetten naar een order. De inkooporders kun je ook zonder offerte gebruiken. Sterker nog als je bij de artikelen een minimumvoorraad invoert en daarbij de besteleenheid opgeeft kun je de inkooporder automatisch laten voorstellen op basis van een bestelvoorstel en zo de voorraadaanvulling eenvoudig realiseren.
Heb je het over de bestelling binnen het thema budget tot betaling dan komt deze bij voorkeur via de OCI-koppeling tot stand. Meer daarover lees je hier.
Heb je geen ruimte om voorraad op te slaan, kun je ook je inkooporder maken op basis van de verkooporder. Door deze koppeling kun je zelfs de keuze maken om rechtstreeks naar je afnemer te laten leveren.
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Bespaar veel tijd in het inkoopproces door te werken met voorraadaanvulling. Het bestellen naar de vaste leveranciers is dan te realiseren met een paar muisklikken per bestelling.
Door een inkooporder te beoordelen, worden bestellingen pas ná goedkeuring verstuurd. Voorheen kenden we dit alleen in inkoopoffertes. Sinds Profit 15 ook voor inkooporders. Lees hier meer over beoordeling van inkooporders
Wanneer de inkoop-afdeling mandaat heeft om in te kopen tot 5000 EUR, bouw je condities in o.b.v. van het inkooporderbedrag. Zo worden alleen inkopen van 5000 EUR of meer beoordeeld. Dit los je op door middel van condities. Lees hier meer over condities in workflows. Bouw je conditie o.b.v. van de gegevensverzameling Inkooporder.
Binnen het profiel stel je de lay-out van de order in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.
Optioneel stel je in het profiel in of de workflow inkooporder wordt gebruikt om te laten beoordelen, bijvoorbeeld door de budgethouder of hoofd inkoop.
(optioneel)
De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.
Als je niet via de standaard wilt werken maar een eigen workflow maakt, zul je deze moeten koppelen in de instellingen van Ordermanagement.
(optioneel)
De beoordeling van de inkooporder kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.
De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.
De grensbedragen voor de beoordeling en de beoordelaars leg je per administratie vast.
Standaard heb je de beschikking over een order boekingslay-out.
Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.
Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuis op het veld zelf.
De meegeleverde standaardlay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.
Uiteraard moet je dan wel je nieuwe lay-out koppelen in het inkooprelatieprofiel.
(optioneel)
Bij de inkooprelatie leg je het te gebruiken inkooprelatieprofiel vast.
Daarnaast kun je speciaal voor de levering van de artikelen een bestel- en leverkalender vastleggen.
(optioneel)
Maak je afspraken met de leverancier om niet dagelijks maar een aantal keer per week te bestellen en is er een verschil van leverdatum ten opzichte van de besteldatum, dan registreer je op de inkooprelatie de bestel- en leverkalender.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
(optioneel)
Bij de inkoop in de bouw komt het voor dat je de factuur niet in één keer wil betalen, maar in termijnen.
Je voegt dan een termijnschema toe aan je inkooporder.
Lees hier meer.
(optioneel)
Bij het gebruik van de inkooporder workflow is het mogelijk om in de laatste stap ook een inkoopovereenkomst aan te maken.
Via deze workflow worden de documenten gegenereerd.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Bij het opvoeren van de artikelgroepen moet je te gebruiken grootboekrekeningen voor omzet, inkoop, voorraad, te leveren artikelen en confrontatie opvoeren. In de standaard template zijn al vier artikelgroepen aanwezig met gekoppelde grootboekrekeningen. Gebruik deze eerst en vul aan indien nodig. | Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, zodat je direct de grootboekrekeningen kunt gebruiken. |
2. Artikelgroepen | Om je artikelen logisch in te delen maak je gebruik van artikelgroepen. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Vanwege het beperkte aantal worden deze meestal handmatig opgevoerd. |
3. Artikel | De producten die in je aanvragen gebruikt kunnen worden. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Omdat dit er vaak veel zijn, verdient importeren de voorkeur. |
4. Inkooprelaties | Bestellingen doe je bij een inkooprelatie en bij het artikel geef je een voorkeur leverancier op. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke wordt aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur.
|
5. Lopende orders | Bij de start van het jaar moet je weten wat je gaat doen met lopende orders. Zorg je ervoor dat er geen lopende orders zijn, zodat je blanco kunt starten of moet je de lopende orders handmatig invoeren. | Voer een test in de testomgeving uit en zorg dat je geen lopende orders hebt op het moment van starten. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Order | Layout | Voor het mailen van de order naar de leverancier. |
Order | Berichtsjabloon | Standaard opgemaakt met afbeelding, naw gegevens. |