Automatisch boeken E-factuur

Waarom zou je nog papieren facturen verwerken?



Introductie


Het verwerken van de inkoopfacturen is een tijdrovende bezigheid en behoort tot de dagelijkse werkzaamheden van de administratie.  Bij grote hoeveelheden facturen is het verkorten van de doorlooptijd dan ook een serieuze zaak. In de meest ideale situatie krijg je van al je crediteuren een E-factuur die je direct op regelniveau kunt verwerken, matchen met je verplichting of automatisch confronteren. Na het journaliseren van de factuur zal er nog een goedkeuring plaats moeten vinden voordat er de betaling gedaan kan worden. Het tijdig inboeken is dus van essentieel belang.  Voor het automatisch verwerken heb je naast een pdf van de factuur ook een UBL bestand nodig. Dat is de digitale vertaling van de pdf in uniform formaat. 


Voordelen:

  • Boeking is vrijwel volledig voorgesteld op basis van je instellingen.
  • Minder kans op fouten.
  • Snellere vastlegging van de binnenkomende facturen.


E-verbinding

Verwerken

Verwerken plus


Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Verstrekking
    Benader al je leveranciers of zij vanaf nu de factuur verstrekken als E-factuur. Dus pdf en ubl bestand
  2. AFAS partners
    Analyseer hoeveel er nog via de post komt en beoordeel of het zinvol is om hiervoor aanvullende partners van AFAS in te zetten om deze data geautomatiseerd aan te leveren.
  3. Matching
    Bepaal welke vormen van matching je gebruikt voor de automatische verwerking. Lees hier meer.

Tip van de consultant



Het boeken van E-facturen is maar een onderdeel van de keten. Het verstrekken van de factuur is het startpunt, dus zet bij alle debiteuren de voorkeur verstrekking op UBL verstrekking.

AFAS heeft een koppeling met E-verbinding, via dit platform komen de inkoopfacturen automatisch in Profit binnen. Dit is een activering in Profit.

Je kunt inkoopfacturen automatisch vanuit de mailbox in Profit inlezen.

Welke functionaliteit krijg je in


Profit







Wat richt je in.

1. Communicatieprofiel



Het communicatieprofiel (MUBL) voor het automatisch inlezen van de inkoopfacturen uit de mailbox moet worden gedeblokkeerd en ingericht. 

Daarnaast kun je een geplande taak opgeven om dit dagelijks automatisch te laten gebeuren. 

Lees hier meer over het communicatieprofiel.

2. Integratiesoort



De integratiesoort zorgt voor het verwerken van de journaalpost nadat je de e-factuur automatisch hebt geboekt.

Je kunt de verwerking van de journalisering zelf starten via de menukeuze, maar dit kan ook via een geplande taak.


3. Inkooprelatieprofiel



Binnen het profiel moet je een aantal zaken goed instellen om de E-factuurregels goed te kunnen verwerken.

  • Er moet een verplichting aangemaakt worden, waarbij de verzamelmethode per orderregel is.
  • De regels moeten afgehandeld worden bij het vrijgeven van de verplichting.
  • De verplichting standaard laten blokkeren voor betaling, want je wilt controle uitvoeren voordat de factuur betaald wordt.
  • Het maximale verschil in tolerantiegrens.
  • De afhandeling van de vrije matchingsregel.

Lees hier meer.

4. Matching



 Voor de verwerking is de matching van belang. 

  • Op administratie.
  • Op crediteur.
  • Op regel.


5. Dagboek



Voor het verwerken van de inkoopfacturen heb je een dagboek inkoop nodig.  Aan dit dagboek zit de teller voor de inkoopfacturen gekoppeld. Bij het boekstuknummer leg je het factuurnummer vast die de leverancier op de factuur zet en deze gaat mee als kenmerk bij de betaling.

Lees hier meer.

6. Factuurnummer



Voor de nummering van de inkoop facturen is een aparte teller aanwezig. 

Bij voorkeur laat je het administratienummer en jaartal terugkomen in het nummer. Door de reeks een begin en einddatum te geven wordt het nummer toegekend op basis  van de factuurdatum.

Lees hier meer.

7. Autorisatie



Zorg ervoor dat je de medewerkers die belast zijn met het boeken van de inkoopfacturen recht geeft op de menukeuze E-factuur onder de crediteur.

De actie aanmaken nieuwe inkooprelatie is direct te starten in het boekingsscherm als het een nieuwe leverancier is. Werk je echter met inkoopaanvragen of verplichtingen dan kan bij het boeken van de factuur nooit voorkomen dat er een nieuwe leverancier is.

Lees hier meer.

8. Workflow aanpassen



(optioneel)

De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.

  • Met procuratieschema
  • Zonder procuratieschema

Bij de kenmerkcombinatie koppel je de juiste flow.

Lees hier meer.

9. Procuratieschema



(optioneel)

De beoordeling van de inkoopfactuur kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.

De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.

De grensbedragen leg je vast per administratie. 



10. Waar lees je meer.



Voor het nalezen van de inrichting van de E-factuur in de help raadpleeg je deze link.

11. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Dagboek

Alle inkoopfacturen worden in dit dagboek geboekt.

Gebruik maar één dagboek ook als je naast de binnenlandse ook buitenlandse crediteuren hebt.

2. Crediteuren

Bij het opvoeren van een leverancier of crediteur moet er minimaal één bankrekening worden opgevoerd om de betaling van de factuur op te kunnen doen.

Zorg dat naast de naw gegevens ook de voorkeur tegenrekening, de valuta en de bankrekening gevuld zijn.


Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



E-factuur inkoop

Integratiesoort

In de tien administraties is integratiesoort 23 ingericht en worden de boekingen in dagboek 10 gedaan met als omschrijving bron + nummer + naam factuurrelatie.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?