Integratie Payroll / Accorderen Payroll

Een mooie integratie tussen Projecten en Payroll.



Introductie


Je kunt de nacalculatieregels in Profit Projecten meenemen in de salarisverwerking van Profit Payroll, ook als je geen gebruik maakt van Profit Projecten. Per werkgever bepaal je of Profit de nacalculatie integreert met de salarisverwerking.

De nacalculatieregels op uren- en/of werksoorten die gekoppeld zijn aan een looncomponent, beschouwt Profit in de nacalculatie als loonmutaties. Deze regels verwerk je automatisch in Payroll. Je kunt de nacalculatieregels ook eerst accorderen, vóórdat je deze meeneemt in Payroll.

Je kunt nacalculatie als loonmutaties alleen gebruiken voor medewerkers met een geldig contract. 



Voordelen:

  • Een directe integratie tussen nacalculatie en salarisverwerking.


 

Bereid je goed voor



Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Feestdagen
    Bepaal of feestdagen getoond moeten worden in de nacalculatie, zo ja hoe?
  2. Parameter van het looncomponent
    Bedenk welke parameter van een looncomponent je koppelt aan de uren- en/of de werksoort. De berekening van de nacalculatieregels in Profit Payroll is afhankelijk van deze parameter. 

Tip van de consultant



Weet welk effect het veld Einddatum urenregistratie heeft op de geboekte nacalculatie en je salarisverwerking de Verschoven perioden.
Hiermee bepaal je in welke verwerkingsperiode de nacalculatie-uren worden meegenomen. Op basis van deze datum kan Profit kosten die na het accorderen van een salarisperiode zijn geboekt, doorschuiven naar de volgende periode. 
Het ontstaan van TWK-mutaties in dit verband kun je hiermee voorkomen.

Welke functionaliteit krijg je in


Wat richt je in.

1. Nacalculatie




Nacalculatie kun je gebruiken voor het registreren van uren, kosten en artikelen (materialen) op een project.

Medewerkers kunnen zelf hun facturabele en niet-facturabele uren registreren. Deze urenregistratie kun je in Profit Projecten helemaal instellen naar de wensen en eisen van je organisatie. Hierdoor is het ook mogelijk om de urenregistratie te gebruiken als je in de organisatie niet projectmatig werkt maar wel uren wilt registreren.


2. Cao




Profit bepaalt de dagen gewerkt en de dagen niet-gewerkt aan de hand van het rooster van de medewerker. Je kunt het aantal hiervoor ook bepalen op basis van projectboekingen. Je koppelt per cao de looncomponent en parameter waarop Profit het aantal dagen gewerkt en dagen niet-gewerkt boekt.

Lees hier meer.

3. Werkgever




Vink het veld Integratie nacalculatie met Payroll aan op het tabblad Integratie om de declaraties uit te laten betalen. 
Lees hier meer

Vul het veld Einddatum urenregistratie met een datum.
De boekingsdatum van de onkostenregel bepaalt de verwerkingsperiode in Profit Payroll waarin de mutatie wordt meegenomen. Hierbij kan de einddatum urenregistratie die in het salarisverwerkingsplan is vastgelegd, een rol spelen. Op basis van deze datum kan Profit kosten die na het accorderen van een salarisperiode zijn geboekt, doorschuiven naar de volgende periode. Met deze methode kun je TWK-mutaties voorkomen, maar de onkosten worden pas in de volgende periode uitbetaald (en niet in de periode waarin ze zijn geboekt).

Lees hier meer.

4. Urensoort



  
Je richt urensoorten in voor het doorbelasten van uren vanuit de nacalculatie. De velden Alleen uurloners integreren met PayrollMeetellen in dagen en Meetellen in dagen niet gewerkt zijn hierbij van belang voor het op de juiste manier verwerken van de urenboekingen.

Lees hier meer.

5. Werksoort



  
Je voegt werksoorten toe om de aard van de verrichte werkzaamheden of activiteiten aan te duiden in uren en niet in kosten.
Lees hier meer.

Je kunt een urensoort koppelen aan werksoort. Hiermee vult Profit automatisch een urensoort in als je bij het boeken van uren/nacalculatie een werksoort selecteert waarbij een urensoort is gekoppeld.
Lees hier meer.


6. Integratie Payroll




Je koppelt per urensoort een looncomponent. Nadat je een looncomponent hebt gekozen koppel je een parameter voor het boeken van aantallen en/of bedragen.

Je kunt ook een looncomponent koppelen aan een werksoort. Als in de nacalculatie een regel in uren geboekt wordt, dan moet de regel altijd een urensoort bevatten. Als in de nacalculatie een regel niet in uren geboekt wordt, bevat de regel altijd een werksoort.


Let op:

Declareer je een aantal, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter aantal.

Declareer je een bedrag, koppel dan de parameter van de looncomponent in het veld Parameter bedrag.

Lees hier meer.

7. Autorisatie



 
Je kunt accordering en gereedmelding autoriseren in verband met functiescheiding. Ook kun je in de instellingen bepalen of je, direct na de invoer, de nacalculatieregels automatisch wilt laten accorderen en gereedmelden door Profit.

Lees hier meer.

8. Verlof|Verzuim|TVT




Profit kan verlof- en verzuimboekingen automatisch omzetten in nacalculatieregels.

Medewerkers hoeven verlof- en verzuimboekingen niet zelf te boeken in de nacalculatie en het verlofrecht wordt bepaald op basis van feitelijk gewerkte uren.


9. Standaard inrichting



(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen


Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat



Beschrijving



Advies



1. Koppeling urensoort looncomponent 

Je richt urensoorten in voor het doorbelasten van uren vanuit de nacalculatie. Je kunt de koppeling tussen de urensoort en de looncomponent importeren.

Je importeert via HRM / Beheer  /Import Payroll / Urensoort / Looncomponent.

2. Koppeling werksoort looncomponent

Je kunt de koppeling tussen de werksoort en de looncomponent importeren.

Je importeert via HRM / Beheer / Import Payroll / Werksoort / Looncomponent.

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.


Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat



Type



Beschrijving



Project/Nacalculatie is afgekeurd

Signaal

Voor elke afgekeurde regel wordt een signaal gegenereerd.

Project/Controle geboekte nacalculatie volgens actueel rooster

Signaal

Signaleert of een medewerker minder nacalculatie heeft geboekt dan zijn actuele rooster binnen een week. Het signaal wordt elke week gegenereerd.



Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?